Zgodnie z art. 42 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) zasadą jest, że pismo, którego adresatem jest osoba fizyczna, doręcza się tej osobie w jej mieszkaniu lub miejscu pracy. Organu nie obowiązuje przy tym kolejność miejsc, w których może nastąpić doręczenie (mieszkanie przed miejscem pracy). Wybierając sposób doręczenia, organ powinien dążyć do tego, aby doręczenie było szybkie i skuteczne (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 lipca 2018 r., sygn. I OSK 803/18, LEX nr 2528040). Pismo można doręczyć także w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Ponadto – w razie niemożności doręczenia pisma we wskazany wyżej sposób, jak również w razie koniecznej potrzeby – pismo doręcza się w każdym miejscu, gdzie zastanie się adresata. Osobie fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą, pisma doręcza się tak jak każdej innej osobie fizycznej.
Przykład
Załóżmy, że organ prowadzący postępowanie chce doręczyć adresatowi pismo w jego miejscu pracy (adresat pisma świadczy tam pracę jako pracownik). W takim przypadku nie można skorzystać z rozwiązania polegającego na pozostawieniu pisma dla adresata (pracownika) np. w biurze podawczym pracodawcy. Doręczenie w miejscu pracy będzie skutecznie dokonane tylko do rąk adresata pisma bądź osoby upoważnionej do odbioru korespondencji przez tego adresata, a nie przez jego pracodawcę (por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 17 kwietnia 2019 r., sygn. II SA/Wr 625/18, LEX nr 2656543). Z oddania pisma w biurze podawczym można byłoby jednak skorzystać w przypadku, gdyby adresatem pisma była osoba fizyczna prowadząca pod danym adresem działalność gospodarczą. Przyjmuje się, że można dokonać doręczenia w miejscu prowadzenia przez tę osobę działalności, gdyż jest ono traktowane jako miejsce jej pracy. Doręczenie powinno wówczas nastąpić do rąk tego przedsiębiorcy albo do rąk osoby przez niego upoważnionej – np. odbierającej korespondencję w biurze podawczym (por. np. wyrok NSA z 18 kwietnia 2018 r., sygn. II OSK 2663/17, LEX nr 2494131).
Domownik, sąsiad, dozorca
W art. 43 k.p.a. przyjęto, że w razie nieobecności adresata pisma w jego mieszkaniu, pismo doręcza się – za pokwitowaniem – dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy trzeba zawiadomić adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Przepis ten ma zastosowanie tylko w razie nieobecności adresata w mieszkaniu, przy czym przez tę nieobecność należy rozumieć sytuację przejściową, wynikającą ze zwyczajnych okoliczności życia codziennego (por. wyrok NSA z 24 listopada 2017 r., sygn. II FSK 3121/15, LEX nr 2427595). W orzecznictwie wyrażany jest pogląd, że status „domowników" adresata pisma mają zamieszkujący z nim w jednym mieszkaniu lub domu jego dorośli krewni i powinowaci, niezależnie od tego, czy równocześnie prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe (por. m.in. wyrok WSA w Szczecinie z 21 lutego 2019 r., sygn. II SA/Sz 1269/18, LEX nr 2638147). Jednak np. okazjonalne przebywanie córki adresata pisma w jego mieszkaniu (córka nie mieszka stale z ojcem, a tylko go odwiedza) nie czyni jej domownikiem (wyrok NSA z 10 stycznia 2018 r., sygn. II OSK 1040/17, LEX nr 2457685). Pisma adresowanego do strony nie można przekazać domownikowi poza miejscem zamieszkania strony (np. w urzędzie), chyba, że ten domownik jest jednocześnie przedstawicielem lub pełnomocnikiem strony (por. np. wyrok WSA w Gdańsku z 20 czerwca 2018 r., sygn. I SA/Gd 487/18, LEX nr 2509067). W przypadku osób innych niż dorośli krewni i powinowaci (np. współlokatora) osoba zamieszkująca z adresatem pisma ma status „domownika" tylko, gdy prowadzi z nim wspólne gospodarstwo domowe.
Przykład
Załóżmy, że adresatka decyzji mieszka w jednym mieszkaniu z bratem, z którym nie prowadzi wspólnego gospodarstwa. Pomimo to, w razie jej nieobecności w mieszkaniu, można doręczyć decyzję bratu jako jej domownikowi. Dla skuteczności tego doręczenia nie jest konieczne zawiadomienie o nim adresatki, gdyż taki wymóg ma zastosowanie tylko przy doręczeniu sąsiadowi lub dozorcy. Datą doręczenia decyzji adresatce będzie dzień odebrania decyzji przez brata. Gdyby brat, z niezależnych od siebie przyczyn, nie mógł przekazać decyzji adresatce, w związku z czym adresatka nie mogła wnieść odwołania w terminie, będzie to przesłanką uzasadniającą przywrócenie terminu do wniesienia odwołania (por. np. wyrok NSA z 10 stycznia 2018 r., sygn. I OSK 444/16, LEX nr 2443879). Gdyby natomiast, wobec nieobecności adresatki decyzji i jej brata w mieszkaniu, decyzję przekazano np. sąsiadce, bez zawiadomienia o tym adresatki, a sąsiadka nie przekazała decyzji adresatce, to należałoby przyjąć, że decyzja nie została doręczona adresatce, w związku z czym nie rozpoczął się bieg terminu do wniesienia odwołania.
Pokwitowanie i zawiadomienie
Zastępcze doręczenie pisma (zgodnie z art. 43 k.p.a.) wywołuje taki skutek jakby pismo zostało doręczone bezpośrednio adresatowi. Nie może być więc wątpliwości, że pismo zostało przekazane właściwej osobie. Zgodnie z art. 46 § 1 k.p.a. odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia. Osoba, która odebrała pismo, powinna złożyć na zwrotnym poświadczeniu odbioru czytelny podpis, zawierający imię i nazwisko. Jeżeli podpis jest nieczytelny, to obok podpisu powinna znaleźć się adnotacja, że pismo odebrał np. syn adresata (por. wyrok WSA w Krakowie z 12 września 2017 r., sygn. III SA/Kr 775/17, LEX nr 2358394). Zgodnie z wyrokiem WSA w Łodzi z 18 maja 2018 r. (sygn. III SA/Łd 64/18, LEX nr 2498720) funkcja nadana podpisowi wymaga, aby wskazywał on jego autora i dane, które go indywidualizują. Podpis powinien zawierać imię i nazwisko lub co najmniej nazwisko podpisującego, w sposób charakterystyczny dla tej osoby. Funkcji tych nie może spełnić parafka. Wyrażany jest pogląd, że odebranie przez daną osobę przesyłki w postępowaniu administracyjnym, potwierdzone podpisem na zwrotnym potwierdzeniu dowodu odbioru, powinno być uznane za oświadczenie, że ta osoba zobowiązuje się przekazać przesyłkę adresatowi (por. np. wyrok WSA w Lublinie z 6 marca 2019 r., sygn. II SA/Lu 872/18, LEX nr 2654138). Zgodnie z wyrokiem WSA w Bydgoszczy z 9 maja 2018 r. (sygn. II SA/Bd 983/17, LEX nr 2527574) w razie doręczenia pisma sąsiadowi lub dozorcy, na poświadczeniu odbioru przesyłki trzeba umieścić także adnotację o zawiadomieniu adresata pisma. Wskazana wyżej adnotacja jest warunkiem uznania tego doręczenia zastępczego za skuteczne. Obowiązek należytego udokumentowania doręczenia stosownym dokumentem (w szczególności zwrotnym potwierdzeniem odbioru), którego treść nie może budzić zastrzeżeń, ciąży na organie.
Jednostki organizacyjne
Zgodnie z art. 45 k.p.a. jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym pisma doręcza się w lokalu ich siedziby do rąk osób uprawnionych do odbioru pism. Osoba doręczająca pismo nie musi każdorazowo sprawdzać, czy odbierająca je osoba jest uprawniona do odbioru pism. Jeżeli osoba – obecna w siedzibie danej jednostki i posługująca się pieczątką – nie oświadczyła doręczającemu, że przyjmowanie przesyłek nie mieści się w zakresie jej obowiązków, nie można czynić zarzutu, że przesyłkę doręczono osobie nieuprawnionej (por. np. wyrok WSA w Rzeszowie z 27 grudnia 2017 r., sygn. I SA/Rz 725/17, LEX nr 2435536). Skutek prawny doręczenia pisma danej jednostce powstaje przez sam fakt odbioru tego pisma przez osobę upoważnioną. Na dokonanie doręczenia (i jego datę) nie ma wpływu to, czy ta osoba przekazała następnie pismo osobom kompetentnym do dokonania czynności, których dotyczyło pismo (por. m.in. wyrok WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2018 r., sygn. V SA/Wa 71/18, LEX nr 2522590).
Autorka jest radcą prawnym
podstawa prawna: art. 42-43, art. 45, art. 46 § 1-2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2096 ze zm.)
