Prezes ZUS: Chcemy wziąć na siebie rozliczanie składek przez przedsiębiorców

Poinformowaliśmy już kluczowe osoby w nowym parlamencie i rządzie o statusie kluczowych zadań, dokonaniach w ostatnim roku oraz gotowości do współpracy z innymi organami publicznymi - mówi Gertruda Uścińska, prezes ZUS.

Aktualizacja: 08.01.2024 06:21 Publikacja: 08.01.2024 03:00

Gertruda Uścińska, prezes ZUS

Gertruda Uścińska, prezes ZUS

Foto: PAP

Czy koniec kadencji poprzedniego rządu, to dla ZUS też czas podsumowań?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych realizuje liczne zadania ustawowe i statutowe, które mają charakter ciągły. Odpowiadamy za bezpieczeństwo socjalne milionów Polaków, wypłacając im emerytury, renty, zasiłki. Pobieramy składki na liczne fundusze publiczne – w 2023 roku łącznie na prawie 440 mld zł. Z uwagi na taką odpowiedzialność nie mamy czasu, aby sobie zrobić przerwę. Na przełomie roku nadzorowaliśmy procesy podniesienia wysokości świadczenia wychowawczego do 800 zł czy wdrożenia świadczenia wspierającego dla osób niesamodzielnych.

Co do podsumowań, oczywiście wykonujemy je regularnie, na każdym poziomie, pod różnym kątem. Poinformowaliśmy już też kluczowe osoby w nowym parlamencie i rządzie o statusie kluczowych zadań, dokonaniach w ostatnim roku oraz gotowości do współpracy z innymi organami publicznymi.

A czy zostaje Pani na stanowisku?

To co robię, jest ważne dla obywateli. Każdego dnia są do załatwienia kolejne sprawy. Nowe decyzje do podjęcia. Przed nami dalsze reformy mające na celu przeobrażenie ZUS w nowoczesną, scentralizowaną, sprawną instytucję. To, co mogę powiedzieć, to że jestem osobą propaństwową, skupioną na dalszym reformowaniu tej instytucji publicznej poprzez depapieryzację obiegu dokumentów i kontaktu z naszymi klientami, automatyzację, wprowadzanie elastycznej struktury organizacyjnej, a także poprawę warunków płacy i pracy oraz budowę wysoko wykwalifikowanego zespołu.

Czytaj więcej

Rozliczenie składki zdrowotnej: ZUS wyjaśnia dwie ważne kwestie

W takim razie jakie te minione osiem lat było dla ZUS?

To przede wszystkim wielkie reformy świadczeniowe. Dzięki naszym gruntownym, prawie rocznym przygotowaniom, porządkowaniu uprawnień do kapitału początkowego, wprowadzeniu na salach obsługi klientów doradców emerytalnych, byliśmy w stanie płynnie przyznać emerytury po obniżeniu wieku emerytalnego dla ponad miliona osób.

Wdrożyliśmy wypłatę wielu nowych świadczeń pieniężnych, jakie uchwalił parlament. Były to świadczenia uzupełniające i wyrównawcze dla osób, które wychowały co najmniej czworo dzieci, dla niezdolnych do samodzielnej egzystencji, dla opozycjonistów, opiekunów, ale też trzynasta i czternasta emerytura.

Przede wszystkim jednak zbudowaliśmy centrum świadczeń dla rodzin, czyli portfel świadczeń o prostych kryteriach uprawnień, pełnej elektronizacji procesu wnioskowania i wysokim stopniu automatyzacji obsługi, w pełni bezgotówkowej wypłacie. Obsługa 20 milionów wniosków rocznie w sprawie 800+, 300+, rodzinnego kapitału opiekuńczego i dofinansowania żłobkowego przez ZUS da państwu wielomiliardowe oszczędności.

Ponadto nasze działania przyczyniły się do zniesienia pewnej silosowości między resortami. To dobre praktyki współpracy, korzystania z rejestrów i baz danych innych instytucji do realizacji zadań. Na tych samych zasadach zbudowaliśmy system do obsługi świadczenia wspierającego dla osób niesamodzielnych, który właśnie ruszył.

Nasze działania skupiały się także na poprawie i racjonalizacji systemu ubezpieczeń społecznych. Przeliczyliśmy emerytury 115 tys. osób z rocznika 1953 bezpośrednio na podstawie wyroku TK oraz późniejszej ustawy regulującej tę materię.

Doprowadziliśmy od 2020 r. do zmiany niekorzystnych zasad ustalania wysokości emerytury w czerwcu. Uporządkowaliśmy zasady przeliczania emerytur z różnych systemów, dorabiania do rent socjalnych czy ubiegania się o emeryturę pomostową.

A co z przedsiębiorcami?

Dla nich także wiele się zmieniło. Wdrożyliśmy kluczowe projekty, takie jak e-składka czy e-akta.

Ten pierwszy, czyli indywidualne rachunki składkowe dla każdego płatnika, skutecznie zapobiega przedawnieniom należności do ZUS oraz ułatwia życie przedsiębiorcom, którzy wykonują tylko jeden przelew. To uproszczenie, na które czekali od lat.

Ten drugi projekt polegał na wprowadzeniu możliwości elektronizacji oraz skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dzięki temu, że wszystkie dane od płatnika składek niezbędne do przyznawania świadczeń trafią od razu do ZUS. Dla przyszłych świadczeniobiorców nie będzie problemu zgubionych lub zniszczonych akt pracowniczych sprzed lat, a dla firm to spore oszczędności.

Przedsiębiorców dotyczyły także ważne działania porządkujące, jak wprowadzenie ulgi na start i małego ZUS plus (czyli ulg składkowych dla małych i początkujących biznesów), poprawa niekorzystnych zasad podlegania dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, przez które nieopłacenie w terminie składki chorobowej pozbawiało w przeszłości prawa do zasiłku, czy ograniczenie korekt dokumentów rozliczeniowych, zwiększające pewność zapisów na kontach płatników.

Poprawiliśmy także obsługę tej grupy klientów. Przedsiębiorcy mogą liczyć na pomoc wyspecjalizowanych doradców i opiekunów, jak również na szkolenia, warsztaty i seminaria, konsultacje projektów zmian prawnych ze środowiskiem.

Przede wszystkim jednak wprowadziliśmy w pełni elektroniczną komunikację z płatnikiem składek na naszej Platformie Usług Elektronicznych (PUE). Jeszcze w 2016 roku bywało, że przedsiębiorca przychodził do oddziału ZUS z segregatorami. Jednemu z nich wszystkie dokumenty się na miejscu rozsypały, a za nim stały tłumy ludzi, żeby o coś zapytać. Mówię o tym, bo byłam świadkiem. Ale tego już nie ma.

Firmy mogą też wnioskować w pełni elektronicznie o zaświadczenie A1, które jest niezbędne, gdy trzeba wydelegować pracownika do innego państwa UE. W tej chwili jesteśmy jednym z nielicznych unijnych krajów , w których wydawane są one w procedurze online. Kontrolujący pracownika delegowanego inspektor z Francji czy Belgii może wejść na naszą stronę i w kilka chwil zweryfikować autentyczność takiego zaświadczenia.

 Jeszcze niedawno pisano, że korzystacie z dyskietek.

Myślę, że te czasy już dawno minęły. W ostatnich latach bardzo dużo zainwestowaliśmy w infrastrukturę informatyczną. Zredukowaliśmy tzw. dług technologiczny na tyle, że zaczęliśmy już wdrażać rozwiązania chmurowe, automatyzację obsługi spraw, czy big data w naszych analizach i kontrolach.

Przede wszystkim jednak przeobraziliśmy się dla naszych klientów w e-urząd dostępny 24 godziny przez 7 dni w tygodniu, nie tylko przedsiębiorców. Zaczęliśmy od pełnej elektronizacji zwolnień lekarskich. Około 175 tys. lekarzy w Polsce ma uprawnienie do wystawiania e-ZLA. Do dzisiaj otrzymaliśmy ok. 140 milionów takich dokumentów. Państwo zyskało nowe narzędzia zarządzania obszarem zdrowia, ponieważ nasze rozwiązania zostały później wykorzystane w innych projektach w tym obszarze i przyspieszyły jego rozwój. Chodzi o e-recepty, e-skierowania, telemedycynę, czy elektroniczną dokumentację medyczną.

Potem przyszła możliwość samodzielnego generowania na PUE potwierdzeń z ZUS do wykorzystania w bankach, sądach i urzędach. Każdy może zrobić to sam, w domu, nie musi przychodzić do placówki. Wdrożenie systemu EESSI pozwoliło nam wymieniać w sposób elektroniczny informacje w sprawach klientów z naszymi odpowiednikami z innych państw unijnych. Kolejne elektroniczne usługi dla klientów to już okres pandemii i po niej.

Epidemia Covid-19 to punkt, o który chciałam spytać. Co tak poważny kryzys oznaczał dla ZUS?

Muszę przyznać, że pandemia okazała się kamieniem milowym w funkcjonowaniu Zakładu. Ona pokazała, że nie możemy dalej funkcjonować w oparciu o papier. Że musimy przejść od papierowego do cyfrowego ZUS. Bywa, że wielkie przełomy są osiągane w trudnych czasach. Tak było też w naszym przypadku. Te kilka ważnych e-reform sprzed pandemii wystarczyło, abyśmy w jej obliczu dokonali gigantycznego skoku rozwojowego, a przede wszystkim mentalnego. Przecież już wcześniej było wiadomo, że elektronicznie znaczy taniej, szybciej, wygodniej – i jak się dodatkowo okazało – bezpieczniej. Ale potrzebny był ten impuls, który przełamał wiele dotychczas niesforsowanych barier.

W efekcie stanęliśmy na wysokości zadania i zrealizowaliśmy jedną szóstą rządowego pakietu antykryzysowego: zwolnienie ze składek, postojowe, dodatkowy zasiłek opiekuńczy, dodatek solidarnościowy, Polski Bon Turystyczny. Obsłużyliśmy ok. dziewięć milionów wniosków od obywateli.

Kolejne kryzysy pokonaliśmy już znacznie łatwiej. W kilka tygodni dostosowaliśmy system informatyczny do obsługi ponad miliona wniosków o świadczenia dla rodzin od uchodźców z Ukrainy.

Realizowaliśmy także tarczę gazową dla piekarni.

Szybko wdrożyliśmy świadczenie będące wsparciem dla firm poszkodowanych w czasie katastrofy ekologicznej na Odrze.

W trakcie pandemii wdrożyliśmy też e-wizytę, czyli zdalną wideorozmowę z ekspertem ZUS z domu na smartfonie czy tablecie.

Do płatników i ubezpieczonych przestaliśmy wysyłać niektóre pisma papierowo, a zaczęliśmy elektronicznie, w szczególności coroczną informację o stanie konta ubezpieczonego, czyli ważne źródło informacji o swoich składkach i przyszłej emeryturze.

Później przenieśliśmy się na smartfony Polaków, wprowadzając aplikację mobilną – najpierw dla rodziców, składających wnioski o świadczenia dla rodzin, a następnie dla lekarzy – do wystawiania e-ZLA.

Dla obeznanych z nowoczesnymi technologiami emerytów i rencistów wprowadziliśmy mobilną legitymację emeryta-rencisty w oficjalnej rządowej aplikacji mObywatel.

Wiele wprowadzanych zmian jest mniej widoczna dla świata zewnętrznego. Klienci nie zobaczą naszego zarządzania procesowego, zmian w polityce kadrowo-płacowej, etatyzacji, wartościowania stanowisk pracy, postępującej automatyzacji, centralizacji i odmiejscowienia wewnętrznych procesów, czy stworzenia warunków dla zaistnienia realnej konkurencji na rynku dostawców IT dla Zakładu. W ostatnich ośmiu latach Zakład musiał wdrożyć mnóstwo zmian prawnych związanych z RODO, PPK, pracą zdalną, prawem zamówień publicznych, e-doręczeniami. Nie widać też ogromnej wymiany danych między ZUS a innymi instytucjami publicznymi. Ponad 29 milionów zapytań z ministerstw, urzędów, służb obsługujemy automatycznie poprzez tzw. interfejsy. Taka wymiana będzie rozwijana, bo dzięki niej klienci nie muszą przenosić zaświadczeń z jednej instytucji publicznej do drugiej.

To teraz porażki.

Powiem bardziej o niedokończonych sprawach czy wyzwaniach do podjęcia na przyszłość. Na pewno nie udało się doprowadzić do stanu, w którym wszystkie świadczenia – emerytury, renty, zasiłki, wypłacalibyśmy bezgotówkowo, na rachunki płatnicze. Od lat prowadzimy działania miękkie w tym zakresie, to znaczy promujemy korzyści wśród klientów i współpracujemy z bankami i instytucjami finansowymi. Efekt jest taki, że blisko czterech na pięciu naszych świadczeniobiorców właśnie tak otrzymuje wypłaty. W przypadku niektórych świadczeń to jest nawet 80 do 95 proc.

Niestety w dalszym ciągu nie przeprowadzono reformy systemu orzekania o niepełnosprawności, czy też niesamodzielności. Zabiegamy o to od wielu lat. Kierując pracami międzyresortowego zespołu, doprowadziłam do powstania kompletnego projektu reformy w tym zakresie. W Polsce jest sześć systemów orzekania o niepełnosprawności. Przepisy są sprzeczne, dezorientują ludzi z niepełnosprawnościami i utrudniają korzystanie z ich praw. Projekt prowadził do integracji orzekania, opartego na jednej instytucji, jednym systemie informatycznym, bez naruszania dotychczasowych orzeczeń czy uprawnień do świadczeń.

Kolejna ważna dla mnie sprawa to zatrzymanie narastania liczby osób pobierających emerytury niższe od kwoty minimalnej. Już jedna składka wniesiona do systemu emerytalnego otwiera, po osiągnięciu odpowiedniego wieku, prawo do świadczenia, nawet jeżeli wyniesie ono kilka groszy czy złotych. Problemem jest też ochrona socjalna zapewniana przez świadczenia kilkusetzłotowe. Przyznanie i ich wypłata też kosztuje, zwłaszcza jeśli jest realizowana przekazem gotówkowym. Powstało kilka projektów zmian, opierających się na wprowadzeniu minimalnego stażu ubezpieczenia jako dodatkowego warunku uzyskania prawa do emerytury. Żaden jednak nie został uchwalony.

Do wyzwań należy też zapewnienie adekwatnych świadczeń dla kobiet, przedsiębiorców, osób wykonujących nietypowe formy pracy np. na platformach cyfrowych.

Trzeba także edukować młode pokolenie, że należy pracować na oskładkowanych umowach, aby one pracowały na przyszłą emeryturę, korzystać z dodatkowego oszczędzania i wydłużać aktywność zawodową po przekroczeniu wieku emerytalnego, jeżeli jest to możliwe.

Ważną reformą, która przygotowaliśmy kilka lat temu, a wciąż czeka na realizację, jest automatyzacja rozliczeń z firmami. Chcemy wziąć na siebie obowiązki związane z rozliczaniem składek przez płatników składek, zgodnie z koncepcją jednolitego pliku ubezpieczeniowego. Poza tym w planach jest nowy portal ZUS, płatności mobilne składek, dalsze rozszerzanie integracji z rejestrami i bazami danych innych instytucji publicznych. Dążymy do stanu, w którym wszystkie nasze usługi będą dostępne online.

Czy porażką są relacje ze związkami zawodowymi? Wszczynały one w ostatnich latach spory zbiorowe, głównie o pieniądze, ale i warunki pracy.

Staramy się prowadzić sprawiedliwą i transparentną politykę płacowo-kadrową, która motywuje do pracy oraz uwzględnia ograniczenia wynikające z faktu, że plan finansowy ZUS jest załącznikiem do ustawy budżetowej. Te ograniczenia cały czas komunikujemy partnerom społecznym, oraz to, że drogą do podwyżek jest reformowanie organizacji i podejmowanie się nowych zadań publicznych.

Mimo tych trudności w mojej ocenie dialog społeczny w ZUS uległ daleko idącej poprawie. Świadczą o tym zawierane liczne porozumienia dotyczące podziału środków, a spory zbiorowe dotyczące podwyżek – formalna procedura, która jest wpisana w naturę tych relacji – odzyskały incydentalny charakter, bo wcześniej stan sporu zbiorowego był raczej permanentny.

Trudno się temu dziwić, skoro wcześniej fundusz wynagrodzeń bywał wielokrotnie zamrażany, a znaczna część załogi miała zarobki na poziomie płacy minimalnej. Tymczasem w ostatnich latach wzrósł on z poziomu 2,1 mld zł w 2015 r. do 4,3 mld zł w 2023 r.

Na podwojenie w tak krótkim czasie funduszu wynagrodzeń składają się środki na podwyżki dla wszystkich pracowników w prawie każdym kolejnym roku. Przeciętne wynagrodzenie zasadnicze wzrosło z 3182 zł na koniec 2015 r. do 6153 zł na koniec września 2023 r., a przeciętne wynagrodzenie całkowite, z uwzględnieniem premii, trzynastek i innych składników, wzrosło z 3800 zł w 2015 r. do 8209 zł w 2023 r.

Poprawiamy też warunki pracy naszych pracowników.

Tematem przedwyborczych zapowiedzi stały się m.in. kwestie świadczeń z tytułu choroby. Zgodnie z nimi ZUS miałby przejąć od pracodawców wypłatę wynagrodzenia chorobowego. Jest to do zrealizowania?

Te zapowiedzi, przede wszystkim umowa koalicyjna, dotyczyły przejęcia finansowania absencji chorobowej pracowników przez Fundusz Ubezpieczeń Społecznych. Wówczas nie byłoby to już wynagrodzenie chorobowe, lecz zasiłek od pierwszego dnia. Obecnie każdy pracodawca finansuje pierwsze 33 dni choroby pracownika w roku. Wypłaca mu z własnych środków wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 kodeksu pracy. Od 34. dnia przysługuje już zasiłek chorobowy, a ten jest finansowany z FUS.

Osobną kwestią jest to, kto ustala uprawnienia do zasiłków i je wypłaca. Rozróżnienie na finansowanie i wypłatę jest istotne. ZUS zajmuje się wypłatą zasiłków ubezpieczenia chorobowego tylko dla takich pracowników, których firmy zgłaszają do ubezpieczeń do 20 osób. Większe firmy obliczają i przelewają je w imieniu państwa, za co otrzymują wynagrodzenie. W przypadku zasiłku chorobowego robią to również po 33 dniu. Zmienia się wówczas jedynie tyle, że koszt wypłaty zasiłków z FUS wrzucają w ciężar swoich bieżących składek na ubezpieczenia społeczne.

Wracając do pytania, to nie jest dla nas duży problem organizacyjny. W trakcie roku i tak stopniowo rozpoczynamy wypłatę zasiłków dla osób zatrudnionych w mniejszych firmach. Po zmianach następowałoby to od razu. Z kolei większe firmy już od początku roku pomniejszałyby należne składki o koszt wypłaconych zasiłków, a nie dopiero od 34. dnia absencji pracownika. Problemem może być jednak koszt takiego rozwiązania, który szacujemy na ok. 13,5 mld zł w tym roku.

Niezależnie od decyzji my chcielibyśmy iść dalej i przejąć od firm zadanie związane z ustalaniem i wypłatą zasiłków. Zdjęlibyśmy z nich spory ciężar, który miał racjonalne uzasadnienie w słabo skomputeryzowanym świecie. Dziś ZUS osiągnął już zdolność organizacyjną, informatyczną, zarządczą, aby te obowiązki realizować.

Wbrew zapowiedziom nie załatwiony pozostaje też temat pełnego oskładkowania umów zlecenia. Czy taka zmiana powinno w końcu zostać wprowadzona?

Pełne oskładkowanie umów zlecenia to jeden z kamieni milowych zapisanych w Krajowym Planie Odbudowy. Problem jest jednak szerszy niż umowy zlecenia. Chodzi o uproszczenie zasad i pozbycie się kazuistyki, która generuje niepotrzebne koszty i ryzyko dla osób ubezpieczonych, płatników składek i instytucji państwowych. Trzeba też zagwarantować pełniejszą ochronę socjalną dla 1,2 mln takich osób. Niezmiennie uważam, że należy zrezygnować z przepisów, które wyłączają obowiązek ubezpieczeń społecznych, gdy dana osoba wykonuje kilka rodzajów aktywności zarobkowej, np. jednocześnie pracuje na etacie i na zleceniu, łączy etat lub zlecenie z prowadzeniem firmy, albo wykonuje kilka umów zlecenia. Mowa w większości o osobach powyżej 40. roku życia, które płacą składkę tylko z jednego tytułu, zwykle od kwoty minimalnego wynagrodzenia, a dochody z pozostałych stosunków prawnych są wielokrotnie wyższe. Wcale nie chodzi o najmniej zarabiających. Bez zmian ludzie nie będą mogli liczyć na godną emeryturę ani adekwatne zasiłki czy renty.

A czy powinno nastąpić cofnięcie reformy składki zdrowotnej?

Dostępne są różne kierunki zmian, od drobnych korekt po fundamentalne reformy, włącznie z ujednoliceniem różnych danin publicznoprawnych. To poważna decyzja, która należy do polityków. Ważne, aby w wyniku zmian doszło do uproszczenia, które odczuliby przedsiębiorcy. Jako wykonawca obecnych przepisów Zakład zaproponował działania prawne i organizacyjne, które by ten proces uprościły, uporządkowały, zautomatyzowały.

Niedawno zapadła również uchwała składu siedmiu sędziów. Zgodnie z jej treścią ZUS, nie negując tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym, jest uprawniony do weryfikacji podstawy wymiaru składek przedsiębiorcy, gdy w początkowym okresie prowadzenia firmy ten deklaruje podstawę, której wysokość nie ma odzwierciedlenia w przychodach. Czy organ planuje dodatkowe działania w związku z tą uchwałą?

Uchwała sankcjonuje nasze działania zapobiegające instrumentalnemu wykorzystywaniu publicznych funduszy. Stoimy na straży środków pochodzących ze składek wszystkich osób ubezpieczonych. Pracownicy ZUS interweniują, gdy mają poważne podstawy do zakwestionowania postępowania ubezpieczonego. W przypadku sporu sądy potwierdzają prawidłowość zdecydowanej większości decyzji ZUS, w tym w sprawach o podleganie ubezpieczeniom czy wysokość składek.

Rozmawiała: Paulina Szewioła

Czy koniec kadencji poprzedniego rządu, to dla ZUS też czas podsumowań?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych realizuje liczne zadania ustawowe i statutowe, które mają charakter ciągły. Odpowiadamy za bezpieczeństwo socjalne milionów Polaków, wypłacając im emerytury, renty, zasiłki. Pobieramy składki na liczne fundusze publiczne – w 2023 roku łącznie na prawie 440 mld zł. Z uwagi na taką odpowiedzialność nie mamy czasu, aby sobie zrobić przerwę. Na przełomie roku nadzorowaliśmy procesy podniesienia wysokości świadczenia wychowawczego do 800 zł czy wdrożenia świadczenia wspierającego dla osób niesamodzielnych.

Pozostało 97% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Kup teraz
Edukacja i wychowanie
Sprawa Collegium Humanum. Eksperci mówią, co z lewymi dyplomami MBA
Praca, Emerytury i renty
Od piątku wyższe emerytury i renty. Oto nowe kwoty świadczeń brutto i na rękę
Prawo dla Ciebie
Choroba Ziobry przeszkodą w stawieniu się przed komisją. Adwokat wyjaśnia
Nieruchomości
Rząd zapowiada ważne zmiany w prawie budowlanym. Czego będą dotyczyć
Materiał Promocyjny
PR&Media Days 2024 - trendy i wyzwania
Konsumenci
Kryptowaluty wkrótce pod kontrolą KNF. Kary będą drakońskie
Sądy i trybunały
Krajowa Rada Sądownictwa zainteresowała się... Turowem