Praca zdalna: kłopotliwa harmonizacja umów

Płynne przejście z pracy zdalnej covidowej na wykonywanie jej w ramach uzgodnienia z pracownikami nie będzie proste.

Publikacja: 28.12.2022 07:31

Praca zdalna: kłopotliwa harmonizacja umów

Foto: Adobe Stock

Biuro Legislacyjne Senatu zwraca uwagę, że brak przepisów przejściowych określających wpływ nowego prawa na dotychczasowe stosunki należy uznać za bardzo poważny mankament nowelizacji kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw. Na tym etapie prac legislacyjnych niewiele jednak można już zmienić. Dlatego eksperci wypracowują swój własny model działania.

Kontynuacja

Łukasz Kuczkowski, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski, wskazuje, że ustawodawca przesądził, że w dniu wejścia w życie nowych przepisów (w zakresie pracy zdalnej) tracą moc regulacje ustawy covidowej (tj. art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r.; t.j. DzU z 2021 r., poz. 2095 ze zm.), które wprowadziły możliwość jej wykonywania na jednostronne polecenie pracodawcy w czasie epidemii.

Czytaj więcej

Jak przygotować się do skutecznego wdrożenia pracy zdalnej w firmie

Jakie konsekwencje wywoła dla firm? Jak wskazuje Łukasz Kuczkowski, nie oznacza to braku możliwości wykonywania pracy zdalnej na jednostronne polecenie pracodawcy. Ale polecenie będzie mieć inną podstawę prawną.

– Jeżeli nadal będzie obowiązywał w naszym kraju stan zagrożenia epidemicznego lub powrócimy do stanu epidemii, pracodawca cały czas utrzyma możliwość wydawania ponownych jednostronnych poleceń o wykonywaniu pracy zdalnej – tłumaczy mecenas.

W efekcie pracownicy mogą kontynuować realizowanie obowiązków w tej formule, na podstawie regulacji covidowych przez wspomniany okres i trzy miesiące po jego ustaniu.

– To rozwiązanie odsuwa w czasie pełne wdrożenie pracy zdalnej w uzgodnieniu z pracownikami – komentuje mec. Kuczkowski.

Jak jednak zaznacza, jest tak tylko na pozór atrakcyjne.

– W związku z procedowaną nowelizacją pracodawca musi bowiem spełnić szereg dodatkowych warunków, aby taka praca zdalna na jego polecenie mogła być nadal wykonywana – zaznacza.

Jak podkreśla, w pierwszej kolejności pracownicy mający ją wykonywać muszą ponownie złożyć oświadczenie, że mają warunki lokalowe i techniczne do realizowania swoich obowiązków na odległość. Taka deklaracja powinna poprzedzać wydanie polecenia pracy zdalnej.

– Po drugie, w swoim poleceniu pracodawca powinien określić zasady wykonywania pracy zdalnej – mówi mec. Kuczkowski.

Chodzi m.in. o kwestie dotyczące pokrywania przez pracodawcę kosztów z nią związanych, porozumiewania się, potwierdzania obecności, zasad kontroli wykonywania obowiązków i bhp, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur związanych z ochroną danych osobowych) czy wreszcie reguły instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i aktualizacji oprogramowania oraz serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

– Po trzecie, pracodawca musi też zaktualizować informację dodatkową dla pracowników m.in. o wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnego za współpracę z pracownikiem – mówi mec. Kuczkowski.

Podmiot zatrudniający musi również określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Mec. Kuczkowski przypomina także o konieczności aktualizacji oceny ryzyka zawodowego oraz przygotowaniu informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Pracownik musi również złożyć stosowne oświadczenia w tym zakresie.

– Te czynności są analogiczne w przypadku wdrożenia docelowego modelu pracy zdalnej (bazującego na przepisach nowelizacji) opartego na uzgodnieniu jej wykonywania z pracownikami – zauważa ekspert. Dlatego jego zdaniem to rozwiązanie połowiczne. Jest bowiem ograniczone czasowo, a ponadto podwaja prace związane z wdrożeniem docelowego modelu.

Nowe przepisy

Dlatego, jak wskazuje mec. Kuczkowski, efektywniejszym rozwiązaniem jest wprowadzenie nowych uzgodnionych z pracownikami reguł od razu, tzn. w dniu wejścia w życie nowelizacji. Podkreśla, że w tym celu pracodawca powinien przygotować (w okresie vacatio legis) wzory wszystkich dokumentów niezbędnych do wdrożenia pracy zdalnej (od regulaminu, po oświadczenia i zasady bhp). Kolejny krok to opracowanie aktualizacji oceny ryzyka zawodowego.

Następna kwestia to ustalenie zasad zwrotu kosztów i wyliczania wysokości ryczałtu. Trzeba też pamiętać o przeszkoleniu (w razie potrzeby) pracowników z zasad wykonywania pracy zdalnej, w tym w zakresie bhp i przetwarzania danych osobowych. Dochodzi do tego też kwestia uzgadniana z obecnie zatrudnionymi pracownikami pracy zdalnej w formie indywidualnych porozumień. A także przeprowadzanie takich uzgodnień ze związkiem zawodowym lub konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Etap legislacyjny: prace w Sejmie po powrocie z Senatu

Zawody prawnicze
Korneluk uchyla polecenie Święczkowskiego ws. owoców zatrutego drzewa
Zdrowie
Mec. Daniłowicz: Zły stan zdrowia myśliwych nie jest przyczyną wypadków na polowaniach
Nieruchomości
Odszkodowanie dla Agnes Trawny za ziemię na Mazurach. Będzie apelacja
Sądy i trybunały
Wymiana prezesów sądów na Śląsku i w Zagłębiu. Nie wszędzie Bodnar dostał zgodę
Sądy i trybunały
Rośnie lawina skarg kasacyjnych do Naczelnego Sądu Administracyjnego