Jak odtworzyć spalone dokumenty

Udało się to właścicielom jednej z hurtowni papierosów na Górnym Śląsku. W 2004 r. spaliły się siedziba firmy i znajdujący się obok niej magazyn z całym towarem (głównie były to papierosy, ale też karty telefoniczne, bilety i inny asortyment). Hurtownia wstępnie wyceniła straty na ok. 903 tys. zł., potem żądała w sądzie 641,5 tys. zł, bo miała wykupione dwie polisy ubezpieczeniowe do takiej właśnie wysokości.

[srodtytul]Kłopoty z ubezpieczycielem[/srodtytul]

Właściciele firmy szybko otrząsnęli się z szoku i zaczęli się starać o uzyskanie kopii dokumentów od swoich filii, kontrahentów, odtwarzali też firmowe dokumenty w oparciu o deklaracje składane w urzędzie skarbowym i ZUS. Zbierali kopie faktur, umów, kwitów magazynowych, deklaracji podatkowych i ubezpieczeniowych. Przekazali też spalone twarde dyski komputerów, aby informatycy uzyskali zapisane na nich dane z księgowości i magazynów. Uzyskane informacje stopniowo były przekazywane ubezpieczycielowi. Mimo to odmówił on wypłaty odszkodowania.

Prawnicy hurtowni wystąpili więc do sądu o zapłatę. Powołali się na art. 805 i 824 kodeksu cywilnego. Ubezpieczyciel zobowiązuje się – w zamian za przyjmowaną składkę – zapłacić odszkodowanie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku (np. pożaru). Przy ubezpieczeniu majątkowym będzie to odszkodowanie za powstałą szkodę.

[srodtytul]Sądowa wygrana[/srodtytul]

Ubezpieczyciel twierdził, że na podstawie przedstawionych przez hurtownię dokumentów nie da się jednoznacznie wyliczyć szkody. Ponadto zarzucał firmie, że nienależycie współpracowała w trakcie tzw. likwidacji szkody. Nie przedstawiła bowiem w określonym w umowie ubezpieczenia terminie rachunku szkody wraz z pełną dokumentacją. Sądy przyznały hurtowni żądane 641,5 tys. zł odszkodowania. Sędziowie uznali, że dokumenty pozwalające ustalić wysokość szkody były dostarczane ubezpieczycielowi etapami, nie można więc przyjąć, że firma opóźniała się w ich dostarczaniu. Ponadto właściciele hurtowni rzetelnie współdziałali z ubezpieczycielem, aby ustalić okoliczności powstania szkody i jej wysokość. Skoro pierwotna dokumentacja się spaliła, to logiczne i uzasadnione było odtworzenie danych o towarach w magazynie i danych z programów komputerowych na podstawie innych dostępnych źródeł. To jednak może zająć trochę czasu.

[b] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach jest prawomocny (V ACa 816/07)[/b].

[ramka][b]Odbitki ksero jako dowody w sprawie[/b]

[b]W sprawie spalonej hurtowni pojawił się istotny problem dowodowy, bo firma przedkładała w sądzie głównie kserokopie oryginalnych dokumentów – faktur, umów, wydruków z systemów informatycznych itp. [/b]Sąd podkreślił, że np. kopie faktur potwierdzone za zgodność z oryginałem przez samych właścicieli hurtowni bez problemu mogą być dowodami w sprawie.

Kodeks postępowania cywilnego nie normuje wymagań formalnych, jakim muszą odpowiadać techniki kserograficzne i uzyskane tak kopie. Brakuje też przepisów, które określają dopuszczalne granice posługiwania się tego rodzaju odpisami.

Sama odbitka ksero nie jest dokumentem (w rozumieniu k.p.c.) i nie może dokumentu zastąpić. Nie ma na niej bowiem oryginalnego podpisu wystawcy, jest jedynie jego odbitka. Kopia ksero, która nie jest odpowiednio poświadczona, powoduje, że sądowi nie wolno przeprowadzać w takiej sytuacji dowodu z dokumentu. Odbitka bez poświadczenia jest tylko uprawdopodobnieniem, pozwala na dopuszczenie dowodu z zeznań świadków i z przesłuchania stron. Tak wynika z art. 74 § 2 kodeksu cywilnego.