Organ administracyjny nie może zwlekać z rozpatrzeniem wniosku petenta

Zasada szybkości postępowania administracyjnego stanowi jedną z jego zasad ogólnych i została wyrażona w art. 12 kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.). Zgodnie z tym przepisem – organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia (§ 1). Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. (§ 2)"

Niezwłocznie, czyli na podstawie przedłożonych dokumentów

Ogólnym przepisem regulującym terminy załatwiania poszczególnych rodzajów spraw jest art. 35 k.p.a. Wynika z niego, że co do zasady sprawy powinny być załatwiane niezwłocznie. W szczególności dotyczy to spraw, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania, albo o dowody i fakty powszechnie znane, albo znane organowi z urzędu, bądź też możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi organ dysponuje.

„Niezwłocznie" w każdym wypadku oznacza inny termin załatwienia sprawy.

Przykład

Wnioski: o zameldowanie na pobyt stały, o wycinkę drzewa czy o wydanie zezwolenia na umieszczenie w pasie drogowym urządzeń z nią niezwiązanych mogą być rozpoznane nawet tego samego dnia. Z kolei wniosek zawierający wiele załączników może być rozpatrywany kilka dni.

Przesłankę „niezwłoczności" należy więc oceniać ze względu na specyfikę danej sprawy. Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione nie później niż w ciągu miesiąca.

Przykład

Postępowanie w sprawie wydania decyzji środowiskowej, w której trzeba skonsultować potrzebę przeprowadzenia oceny oddziaływania na środowisko (gdy taka się pojawi), wymaga postępowania wyjaśniającego. Wnioskodawca musi bowiem sporządzić raport oddziaływania planowanej inwestycji na środowisko, a ten oceniany jest przez organy uzgadniające oraz przez wójta jako organ prowadzący postępowanie główne.

Powyższe dotyczy także postępowania w sprawie wydania decyzji o warunkach zabudowy czy pozwolenia na budowę. W pierwszym przypadku konieczne jest sporządzenie analizy urbanistycznej, a w drugim ocena przedłożonego projektu budowlanego.

Sprawy szczególnie skomplikowane powinny być załatwione nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.

Przykład

Sprawa staje się szczególnie skomplikowana ze względu na dużą ilość materiału dowodowego, jaki należy zebrać lub rozpatrzyć, albo z powodu występowania w niej skomplikowanego zagadnienia prawnego. W takiej sytuacji organ musi powiadomić strony o takim – w jego ocenie – charakterze sprawy. Sprawą taką może się okazać każda z wymienionych w powyższym przykładzie.

Sprawy w postępowaniu odwoławczym powinny być rozpoznane w terminie miesiąca od otrzymania odwołania.

Sankcje w przepisach szczególnych

Wyżej wskazane terminy mają charakter instrukcyjny. Oznacza to, że mają one jedynie charakter porządkujący, a ich przekroczenie nie powoduje automatycznie żadnych sankcji dla organu ani nie pozbawia go możliwości załatwienia sprawy. Jedynie z przepisów szczególnych mogą wynikać terminy, których naruszenie takie sankcje rodzi. Tak jest np. w przypadku wydawania decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego, która musi być wydana w terminie 65 dni od otrzymania wniosku, pod rygorem kary finansowej nakładanej na organ.

Terminy powyższe są bardzo często przekraczane, szczególnie w postępowaniu odwoławczym.

Trzeba poinformować o opóźnieniach

O każdej niemożności załatwienia sprawy w terminie organ powinien poinformować stronę i wskazać nowy termin jej załatwienia, także gdy niemożność ta nie wynika z jego winy. Należy jednak pamiętać, że do terminów załatwiania spraw nie wlicza się okresów zawieszenia postępowania, przyczyn niemożności zawinionych przez stronę. Jeżeli strona sama swoimi działaniami opóźnia zakończenie postępowania, nie może powoływać się na opieszałość organu.

Przykład

Strona żąda wydłużenia wyznaczonego przez organ terminu na przedłożenie określonych dokumentów.

Niemożność załatwienia sprawy w terminie może też wynikać z przyczyn niezależnych od organu (zazwyczaj do takich okoliczności należą klęski żywiołowe, które uniemożliwiają normalne funkcjonowanie organów itp.). Podstawą do opóźnień mogą być też terminy do dokonania określonych czynności, wynikające z innych przepisów, np. terminów na dokonanie uzgodnień decyzji przez inne organy.

Przykład

W przypadku postępowania o wydanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania przestrzennego w niektórych przypadkach wymagane jest uzgodnienie ze starostą dotyczące gruntów rolnych. W przypadku postępowania o wydanie decyzji środowiskowej wymagane jest wyrażenie stanowiska przez Regionalną Dyrekcję Ochrony Środowiska i Sanepid.

Konsekwencje opóźnień

W razie niezałatwienia sprawy w ww. terminach, a także w razie przewlekłego prowadzenia postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia (a więc np. jeśli postępowanie prowadzi wójt, zażalenie wnosi się do właściwego samorządowego kolegium odwoławczego). Kiedy sprawę prowadzi SKO albo minister, należy ich wezwać do usunięcia naruszenia prawa, a nawet jeśli mimo to sprawa nie zostanie załatwiona, stronie przysługuje prawo złożenia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego.

Terminy zastrzeżone dla stron mają z reguły charakter zawiły. Oznacza to, że ich naruszenie powoduje, że dokonana czynność jest nieważna i nie wywołuje żadnych skutków prawnych, co może mieć bardzo dotkliwe konsekwencje dla strony. W postępowaniu administracyjnym takimi terminami są przede wszystkim: 1) 14-dniowy termin na złożenie odwołania od decyzji organu I instancji, 2) 7-dniowy termin na złożenie zażalenia na postanowienie organu I instancji, 3) 30-dniowy termin na złożenie skargi do sądu administracyjnego na decyzję organu II instancji, 4) miesięczny termin na złożenie wniosku o wznowienie postępowania (liczony od momentu dowiedzenia się o przyczynie uzasadniającej wznowienie).

Naruszenie tych terminów pozbawia stronę jej uprawnień procesowych i rodzi konsekwencje w sferze jej praw i obowiązków. Niewniesienie odwołania w terminie powoduje, że decyzja organu I instancji staje się ostateczna. Jeśli decyzja nakłada jakiś obowiązek, po upływie terminu na złożenie odwołania może już zostać wszczęte postępowanie egzekucyjne.

Dotkliwe jest to zwłaszcza w przypadku decyzji dotyczących obowiązków pieniężnych (np. obowiązek zapłaty opłaty adiacenckiej). Może bowiem oznaczać zablokowanie rachunku bankowego czy wynagrodzenia za pracę. Podobnie jest w przypadku naruszenia terminu do złożenia skargi do sądu administracyjnego. Skarga przysługuje na decyzje ostateczne wydane przez organ II instancji, a zatem jej niezłożenie w terminie pozbawia stronę możliwości zakwestionowania decyzji przez sąd i jej ewentualnego uchylenia albo unieważnienia. Przekroczenie terminu żądania wznowienia postępowania może np. spowodować, że ostanie się rozstrzygnięcie dla strony niekorzystne, o którym na przykład nie wiedziała, a chciała je zakwestionować.

Istotne jest, że przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia, w którym nastąpiło zdarzenie z tym terminem związane (a więc np. doręczenie decyzji, postanowienia, wyroku).

Przykład

Strona otrzymała decyzję np. we wtorek 1 października. Termin odwołania upływa we wtorek 15 października.

Przykład

Postanowienie doręczono jej w poniedziałek 23 września. Termin wniesienia zażalenia upływa w poniedziałek 30 września.

Jeśli dany termin przypada w dzień ustawowo wolny od pracy (tj. niedzielę lub święto), za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy dzień powszedni.

Przykład

Postanowienie doręczono stronie 18 grudnia. Strona ma siedem dni na wniesienie zażalenia. Termin ten upłynie dopiero 27 grudnia, ponieważ zarówno 25, jak i 26 grudnia są dniami ustawowo wolnymi od pracy. Dniem takim nie jest natomiast sobota

Jeżeli strona bez własnej winy przekroczyła termin zawity, może złożyć wniosek o jego przywrócenie. Niezawinienie oznacza w tym wypadku, że przekroczenie musi być spowodowane szczególnymi, a nie zwyczajnymi okolicznościami. Nie wystarczy wskazanie, że np. sekretarka albo domownik zapomnieli przekazać stronie pisma.

Okoliczność stającą na przeszkodzie zachowaniu terminu musi być szczególna, nadzwyczajna i uprawdopodobniona przez stronę za pomocą dokumentów (np. zwolnienie lekarskie, bilet lotniczy, kolejowy itp., reklamacja na poczcie, strona albo świadek może też zeznać na okoliczność przyczyn niezawinionego upływu terminu). Wniosek taki można złożyć w terminie 7 dni od ustąpienia przyczyny uchybienia i jednocześnie z wnioskiem należy dokonać czynności, której się nie dokonało w terminie (a więc złożyć odwołanie, zażalenie itp.)

Terminy wyznaczane przez organ

W ogólnym postępowaniu administracyjnym również istnieją zastrzeżone dla stron terminy instrukcyjne, a także terminy wyznaczane przez organ. Są to terminy, które nie wynikają z powszechnie obowiązujących przepisów, a są wyznaczane przez organ w celu usprawnienia postępowania. Takim terminem jest np. termin do zapoznania się z aktami sprawy wyznaczany na podstawie art. 61 i 10 k.p.a., zazwyczaj na 7 dni. Jego przekroczenie nie może skutkować żadnymi negatywnymi konsekwencjami dla strony, gdyż aż do zakończenia postępowania może ona z tego uprawnienia skorzystać.

Zdarzyć się jednak może, że – właśnie ze względu na usprawnienie postępowania – organ będzie żądał od strony np. dostarczenia jakiegoś dokumentu, a gdy ta go nie dostarczy, ustali on stan faktyczny na dokumentach posiadanych.

Przedstawione powyżej zasady dotyczą ogólnego postępowania administracyjnego prowadzonego w oparciu o przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. Przepisy ustaw szczególnych mogą regulować zarówno odmienne terminy załatwiania spraw czy dokonywania konkretnych czynności proceduralnych przez organy, jak i wskazywać na odmienne terminy dokonywania czynności przez strony oraz regulować inaczej konsekwencje niezachowania określonych terminów.

podstawa prawna:

- ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst . jedn. DzU z 2013 r., poz. 267)