Adwokat: Szykuje się katastrofa z sądowymi doręczeniami

Weszła właśnie w życie tzw. antycovidowa nowela procedury cywilnej, która nakłada na prawników nowe obowiązki. W pierwszym piśmie procesowym adwokat, radca prawny czy rzecznik patentowy mają podawać adres poczty elektronicznej i numer telefonu do kontaktu z sądem. Niewykonanie tego obowiązku będzie brakiem formalnym pisma. Czy adwokaci są przygotowani na te wymagania?

Podanie w pierwszym piśmie procesowym numeru telefonu i adresu e-mail do kontaktu z sądem nie powinno stanowić żadnego problemu. Pytanie tylko, na czym ma polegać ten kontakt sądu z pełnomocnikiem za pośrednictwem telefonu lub adresu poczty elektronicznej, skoro na mocy tej samej nowelizacji ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19 doręczenia mają się odbywać nie drogą mailową, ale poprzez umieszczanie pism w tzw. portalu informacyjnym sądów. Nie rozumiem, dlaczego niewskazanie adresu poczty elektronicznej ma być brakiem formalnym pisma, skoro wysłanie na adres poczty elektronicznej jakiejkolwiek wiadomości nie wywołuje skutków procesowych, tak samo jak nawiązanie połączenia telefonicznego. Chyba że ustawodawca miał jakieś inne zamiary, w szczególności by wskazany do kontaktu adres poczty elektronicznej był jednocześnie loginem umożliwiającym logowanie się na zdalne rozprawy.

Czytaj także:

Więcej elektroniki w sądach cywilnych

Zasada domyślnego doręczenia elektronicznego - zmiany w prawie od lipca 2021 roku

Przepisy tego nie precyzują?

Z całą mocą muszę podkreślić, że nic takiego nie wynika z przepisów. Adwokat może wskazać adres mailowy swojego sekretariatu tak samo, jak może wskazać numer telefonu stacjonarnego do kontaktu. Bo nie możemy zapominać, że obieg korespondencji w kancelariach adwokackich, w szczególności tych większych, to bardzo często domena sekretariatu kancelarii, a nie adwokata.

Gdy nie ma możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe do tej korespondencji, sąd doręczy adwokatowi (radcy itp.) pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Taki system już jest, ale czy sprawny?

Dość dobrze pamiętam proces informatyzacji wymiaru sprawiedliwości, w którym na pewnym etapie z ramienia Naczelnej Rady Adwokackiej uczestniczyłem. Według mojego rozumienia stanu rzeczy art. 9 kodeksu postępowania cywilnego, odwołując się do systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, w istocie miał na myśli właśnie portal informacyjny. Z tej noweli wnioskuję, że to są jednak inne systemy. Portal informacyjny działa od dawna i dopóki służył jedynie udostępnianiu informacji bez skutków procesowych, był do przyjęcia. Ale z chwilą wejścia w życie noweli to się zmienia.

Zmienić się więc musi ocena funkcjonalności portalu informacyjnego?

Powiem wprost: ten portal nie jest przygotowany technologicznie i funkcjonalnie do doręczania profesjonalnym pełnomocnikom pism sądowych. A więc szykuje się nam katastrofa z doręczeniami. Nie mam wątpliwości, że to my, adwokaci, będziemy mieli gigantyczny problem. Z dnia na dzień będziemy musieli wdrożyć w naszych kancelariach równoległy system odbioru korespondencji sądowej w sprawach cywilnych. Równoległy, bo przecież we wszystkich innych sprawach karnych, administracyjnych, egzekucyjnych przed komornikiem nadal odbieramy przesyłki pocztą. A w sprawach cywilnych część korespondencji będzie nam doręczana elektronicznie. Z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu prawnego, pewności daty odebrania, możliwości organizacji pracy to istny koszmar, by się nie pomylić. A pomyłka będzie dotykać przecież naszych klientów.

Datą doręczenia będzie dzień zapoznania się przez odbiorcę (adwokata, radcę) z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. Gdy do tego nie dojdzie, pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia w portalu informacyjnym. Gołym okiem widać, że to mało klarowane, chyba że uznamy, że następuje to 14. dnia, ale w sądzie jeden dzień może być kluczowy.

Ilość problemów, jakie mogą powstać na tym tle, jest niewyobrażalna i jestem pewien, że będziemy świadkami wielu. Przykładowo: skąd pełnomocnik ma wiedzieć, czy do pisma od sądu będzie załączony odpis pisma pochodzący od strony albo inny dokument niepochodzący od sądu. Przecież o tym będzie decydować nadawca, czyli sąd. A takie pisma doręczane mają być pocztą tradycyjną.

Są inne równie ważne zagadnienia. Co w sprawach nowo zakładanych, w których sąd zaraz po wpłynięciu sprawy umieszcza zarządzenie w portalu, ale pełnomocnik, nie znając sygnatury sprawy, nawet nie złożył jeszcze wniosku o dostęp do sprawy? Termin 14 dni liczy się od dnia umieszczenia, więc skąd w takim przypadku pełnomocnik ma wiedzieć, że czeka na niego jakieś postanowienie?

A co, jeśli obsługa techniczna przetrzyma udzielenie dostępu? Co w sprawach, w których jest kilku pełnomocników – czyje doręczenie rodzi skutki procesowe? Co w sprawach, w których umieszczone w portalu pismo się nie otwiera? Co, jeśli pismo jest źle zeskanowane? Co, jeśli pismo nie dotyczy pełnomocnika?

Pewnie dobry adwokat czy większa kancelaria nie będą ryzykować przegapienia terminu i wyznaczą aplikanta, by na okrągło dzwonił, czy sąd czegoś tam nie szykuje, nie wywiesza?

Największym problemem jest to, że nie możemy zakładać subkonta z ograniczonymi uprawnieniami. Tradycyjną korespondencję pocztową odbiera sekretariat, a nie pełnomocnik, rejestruje ją i przedstawia pełnomocnikowi. To ważne w szczególności w praktyce kancelarii, które mają dużo spraw sądowych. Portal informacyjny nie pozwala, by pełnomocnik upoważnił pracownika kancelarii do podglądu konta, do pobierania informacji o poczcie oczekującej na odbiór. Nie wiem, czy jest możliwość automatycznej synchronizacji kalendarzy, by było wiadomo, w jakiej sprawie kiedy mija termin odbioru przesyłki doręczanej tą drogą.

Sędzia przewodniczący ma odstępować od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, jeżeli doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma. Co to znaczy? Jakich pism to może dotyczyć: poufnych, opasłych?

Szczerze mówiąc – nie wiem. Ale wiem, że wielu sędziów też nie wie, jak się odnaleźć w nowej rzeczywistości procesowej. Pewnie chodzi o te pisma, które technicznie nie będą mogły być zawieszone w portalu, ale być może także o te w sprawach, w których wyłączono jawność. Mam wrażenie, że ustawodawcy chodziło o wprowadzenie bezpiecznika pozwalającego na odstąpienie od zasady. Nie jestem jednak przekonany, czy zrobiono to dobrze.

Nie przewidziano jednak niemożliwości technicznych?

Jak mówiłem, portal informacyjny na obecnym jego poziomie zaawansowania technologicznego nie daje pełnomocnikom procesowym gwarancji bezpiecznego odbioru korespondencji. Problemem jest choćby to, że portali jest tyle, ile sądów apelacyjnych. By uzyskać dostęp do portalu w danej apelacji, trzeba mieć w niej sprawę. Adwokat, który rozpoczyna pierwszą sprawę w danej apelacji, będzie musiał najpierw założyć subkonto, potem uzyskać dostęp do sprawy, a dopiero potem się dowie, czy nie przegapił jakiegoś terminu. I musi wszystkie czynności techniczne wykonywać sam, co oczywiście zwiększa ilość naszej pracy, a więc jest czynnikiem kosztotwórczym.

Tyle się teraz mówi o cyberwłamaniach. Czy ten system będzie na to odporny?