Przedsiębiorca może wypłacać pracownikom zaliczki na pokrycie wydatków firmowych, związanych np. z zakupem na rzecz firmy towarów, materiałów, usług obcych, waluty obcej, czy też ponoszeniem kosztów pracowniczych podróży służbowych. Przez zaliczki pieniężne należy rozumieć kwoty pieniężne wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia, przeznaczone przede wszystkim na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy. Pobrana przez pracownika zaliczka pieniężna jest mieniem powierzonym mu do wyliczenia (art. 124 § 1 pkt 1 kodeksu pracy; dalej: k.p.). Pracownik, któremu powierzono pieniądze z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu).
Czytaj też: Karta korporacyjna nie zastąpi zaliczki na koszty podróży służbowej
Potrącenie z pensji z ograniczeniami
Pobrana przez pracownika – w formie gotówki, przelewu bankowego lub za pośrednictwem karty płatniczej – i nierozliczona przez niego w wyznaczonym terminie zaliczka pieniężna (tzw. zaliczka wymagalna) podlega potrąceniu od jego wynagrodzenia netto (tj. wynagrodzenia po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik z nich nie zrezygnował) za dany okres (art. 87 § 1 pkt 3 k.p.).
Uwaga! Potrącenie to nie może jednak przekroczyć połowy wynagrodzenia należnego pracownikowi.
Jeżeli od wynagrodzenia oprócz zaliczek potrącane są również inne należności, takie jak: sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych oraz pokrycie należności innych, niż świadczenia alimentacyjne, np. z tytułu spłaty rat pożyczki lub kredytu bankowego, wówczas potrącenia zaliczek pieniężnych oraz należności innych, niż alimenty, nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami alimentów – 3/5 wynagrodzenia.