W zależności od charakteru prac
Znajdujące się w dyspozycji (posiadaniu) firmy środki trwałe mogą być poddawane ulepszeniu lub remontowi >patrz tabela. Na uznanie poniesionych nakładów za koszty ulepszenia lub remontu środka trwałego ma wpływ charakter i zakres prac realizowanych przez przedsiębiorstwo.
W ujęciu bilansowym, ulepszenie środka trwałego polega na jego przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji, powodującej wzrost wartości użytkowej tego środka (w stosunku do jego wartości użytkowej, posiadanej przy przyjęciu do używania), mierzonej okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszenia, czy kosztami eksploatacji. Wydatki związane z ulepszeniem środka trwałego (także całkowicie zamortyzowanego) powiększają jego wartość początkową (cenę jego nabycia lub koszt wytworzenia) (art. 31 ust. 1 uor).
Adaptacja wynajętego biura
Szczególnym typem ulepszenia są prace realizowane – za zgodą właściciela – w obcych obiektach (wynajmowanych, wydzierżawianych lub leasingowanych). Celem takich ulepszeń jest zazwyczaj adaptacja cudzego środka trwałego do specyfiki (potrzeb) własnej działalności gospodarczej.
Uwaga! Gdy najemca (dzierżawca, korzystający) przeprowadził w wynajmowanym (wydzierżawianym, leasingowanym) środku trwałym ulepszenia, a środek trwały powstały w wyniku takiego ulepszenia (tzw. „ulepszenie w obcym środku trwałym") nie został w okresie obowiązywania umowy najmu (dzierżawy lub leasingu operacyjnego) w pełni zamortyzowany, to w przypadku nabycia przez najemcę (dzierżawcę, korzystającego), po zakończeniu ww. umowy jej przedmiotu (np. lokalu), cenę nabycia przedmiotu takiej umowy zwiększa niezamortyzowana wartość księgowa (netto) ulepszenia w obcym środku trwałym (czyli ulepszenia dokonanego w takim lokalu). Natomiast w razie zwrotu środka trwałego po zakończeniu okresu umowy najmu (dzierżawy lub leasingu), niezamortyzowaną wartość księgową (netto) ulepszenia w takim obcym środku należy odpisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.
Uproszczenie w polityce
Przepisy bilansowe nie przewidują ograniczeń kwotowych dotyczących zaliczenia poniesionych kosztów na poczet ulepszenia eksploatowanego środka trwałego. Jedyne kryterium uznania wydatków za ulepszenie to wzrost wartości użytkowej takiego środka trwałego. Niemniej jednak – zgodnie z art. 4 ust. 4 uor, pozwalającym na stosowanie uproszczeń w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości – przedsiębiorstwo może przyjąć, identycznie jak dla celów podatkowych, limit wydatków (np. 3,5 tys. zł), do wysokości których poniesione koszty nie zostaną zakwalifikowane do kategorii ulepszeń, ale – podobnie jak nakłady na remont – będą odnoszone bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej, w dacie ich poniesienia.
Więcej szczegółów w podatkach
W sensie podatkowym ulepszenie środka trwałego, objętego ewidencją środków trwałych, wiąże się z jego przebudową, rozbudową, rekonstrukcją, adaptacją lub modernizacją. Podatkowo, środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ten cel w danym roku podatkowym przekracza 3,5 tys. zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania (nakłady nieprzekraczające w danym roku podatkowym ww. limitu nie zwiększają wartości początkowej środka trwałego, lecz są ujmowane w kosztach uzyskania przychodów bezpośrednio w momencie ich poniesienia). Środki trwałe uznawane są za ulepszone również w przypadku dołączenia do nich części składowych lub peryferyjnych (np. monitora, drukarki), pod warunkiem jednak, że jednostkowa cena nabycia tych części przekracza 3,5 tys. zł. W przeciwnym razie – gdy jednostkowa cena zakupu urządzeń nie przekracza tej kwoty – wydatki związane z nabyciem części składowych lub peryferyjnych zalicza się bezpośrednio do kosztów podatkowych (art. 22g ust. 17 ustawy o PIT; art. 16g ust. 13 ustawy o CIT).