W różnych krajach za utrzymywanie rejestru przedsiębiorców odpowiedzialne są różne organy. W Polsce są to sądy rejestrowe, gdzie indziej np. specjalne komórki w ministerstwach. Każdy z tych organów został wyposażony w odpowiednie kompetencje, aby mógł dbać o to, żeby informacje o podmiotach były aktualne, a rejestr wolny od „martwych spółek".
W Polsce zgłaszanie zmian danych podlegających wpisowi w KRS jest obowiązkiem podmiotu wpisanego do rejestru. Zmiany powinny zostać zgłoszone w terminie 7 dni od zaistnienia przyczyny uzasadniającej konieczność aktualizacji. O wpis, którego dokonanie powoduje zaistnienie zmian (np. zmiana umowy spółki), podmioty wpisane do rejestru dbają. Leży to w ich interesie. Natomiast aktualizacja danych, których wpis w KRS jest deklaratoryjny (potwierdza stan zaistniały wcześniej), bywa zaniedbywana. To samo dotyczy często sprawozdawczości finansowej. Nieskładane latami informacje o stanie finansowym spółek to niestety przykra rzeczywistość.
W razie stwierdzenia przez sąd rejestrowy zaistnienia zmian przy braku złożenia wniosku o ich ujawnienie wszczęte może zostać tzw. postępowanie przymuszające. Polega ono na wezwaniu spółki do zgłoszenia wniosku o ujawnienie zmian, a w razie zignorowania przez spółkę tego przypomnienia – na motywowaniu osób odpowiedzialnych przez nakładanie grzywien, często wielokrotne.
Kiedy wykreślenie
Jeśli postępowanie przymuszające okaże się nieskuteczne, powinno zostać umorzone. Zakończenie prób zmotywowania spółki do złożenia wniosków o wpis to jednak nie koniec działań sądu rejestrowego. Skoro spółka nie reaguje na próby przymuszenia jej do wykonania obowiązków nałożonych na nią przez przepisy, to może ponieść najcięższą konsekwencję w postaci wykreślenia z rejestru. Może się tak zdarzyć w kilku przypadkach:
- jeśli spółka nie złoży, pomimo wezwania, sprawozdań finansowych za dwa kolejne lata;