Służbowy komputer pod ścisłym nadzorem pracodawcy

Kluczową cechą pracowniczej formy zatrudnienia jest podporządkowanie poleceniom pracodawcy, które dotyczą umówionej pracy, a nie są sprzeczne z prawem (art. 100 § 1 kodeksu pracy). Kierownicza rola pracodawcy nie ogranicza się jednak do wydawania poleceń czy zakresu czynności. Szef ma również zarówno prawo, jak i obowiązek kontrolować proces pracy tak w  kwestii jej efektów, wykorzystywania czasu pracy zgodnie z przeznaczeniem, jak i w zakresie bezpiecznych warunków wykonywania obowiązków.

Czytaj także:

Korzystanie z komputera służbowego w celach prywatnych - skutki

Kontrola procesu pracy jest sprawą zupełnie naturalną. W obecnym kształcie pracodawca, chcąc monitorować proces pracy, powinien odwołać się do przepisów i zasad wynikających z kodeksu pracy. Przez wiele lat kontrola procesu pracy była kwestią niedostatecznie uregulowaną, w tym w zakresie dopuszczalnych metod i środków technicznych. Powodowało to, że część pracodawców balansowała na granicy legalności. Nie można jednak wykluczyć, że niektórym pracodawcom umknął fakt, iż obecny kształt przepisów k.p. daje legalną podstawę monitorowania komputerów – jednak przy ścisłym zachowaniu procedur związanych z wprowadzaniem monitoringu.

Ustawowa ochrona

Istotnym ograniczeniem kontroli pracowników jest art. 111 k.p. Zgodnie z nim, obowiązkiem pracodawcy jest ochrona godności pracownika i innych jego dóbr osobistych. Ich katalog zawiera art. 23 kodeksu cywilnego, w którym ustawodawca umieścił istotne dla tej problematyki dobra, jak wolność czy tajemnica korespondencji.

Z punktu widzenia ograniczenia kompetencji kontrolnych pracodawcy ważny jest również art. 47 Konstytucji RP. Gwarantuje on każdemu prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym.

Istotną regulacją dotyczącą kontroli pracy względem osób wykonujących swoje obowiązki przy użyciu komputerów jest pkt 10e załącznika do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (DzU nr 148, poz. 973). Z przywołanego przepisu wynika, że bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy. Oznacza to, że pracodawca, chcąc wprowadzić monitoring świadczenia pracy przy użyciu komputerów, powinien wcześniej poinformować pracowników o planowanych sposobach kontroli.

Najnowsze rozwiązania prawne, będące bezpośrednią podstawą stosowania przez pracodawcę monitoringu – w tym komputerów służbowych – znajdują się w art. 223 k.p. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej), jak również odpowiednio inne formy monitoringu – gdy ich zastosowanie jest konieczne dla zapewnienia prawidłowej organizacji pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych narzędzi – w tym przypadku komputerów służbowych.

Fakt, iż pracodawca zamierza wprowadzić szeroko rozumianą kontrolę aktywności osób pracujących przy użyciu komputera nie oznacza, że musi objąć monitoringiem wszystkich pracowników w jednakowym zakresie. Jednak decyzja o objęciu kontrolą wybranych osób lub grupy powinna być podyktowana obiektywnymi okolicznościami.

Korzystanie z internetu

Wprowadzenie konkretnego rodzaju kontroli względem pracowników powinno korespondować z rodzajem pracy i narzędziami wykorzystywanymi do jej wykonywania. W przypadku pracowników świadczących szeroko rozumianą pracę biurową, podstawowym narzędziem pracy jest komputer wyposażony w monitor ekranowy. Zwykle komputery pracowników mają dostęp do internetu i wewnętrznej sieci pracodawcy. Nie zawsze jednak pracownicy korzystają z internetu tylko w celach służbowych przez pełne 8 godzin. W typowych przypadkach używanie internetu w czasie pracy do celów prywatnych polega na:

- nielegalnym pobieraniu lub udostępnianiu danych,

- zakupach drogą elektroniczną,

- przeglądaniu stron internetowych niezwiązanych z pracą.

Wykorzystywanie internetu w taki sposób stanowi po pierwsze naruszenie przepisów o czasie pracy, który pracownicy powinni wykorzystywać na świadczenie pracy (za wyjątkiem przerw w pracy wliczanych do czasu pracy). Po drugie jednak może ono oznaczać zagrożenie dla firmowej infrastruktury informatycznej z uwagi na wirusy czy programy szpiegujące.

Ważne!

Uzasadnieniem do kontrolowania aktywności pracownika w internecie są zarówno kwestie organizacyjne (obowiązek wykorzystywania czasu pracy zgodnie z przeznaczeniem), jak również właściwe użytkowanie powierzonego komputera (obowiązek wykorzystywania powierzonych narzędzi pracy do celów związanych z pracą).

Wgląd w pocztę elektroniczną

Pracodawca ma także możliwość wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej, co jednoznacznie wynika z art. 223 § 1 k.p. Powinien jednak pamiętać o obowiązujących w tym zakresie zasadach regulujących prawo wolności i ochrony tajemnicy komunikowania się.

Bez względu na fakt, iż obowiązkiem pracownika w czasie pracy jest świadczenie obowiązków i wykorzystywanie sprzętu powierzonego przez pracodawcę do celów służbowych, można przyjąć, że wiadomości wysyłane i odbierane przez podwładnych mogą mieć charakter służbowy lub prywatny. Pytanie, czy jedne i drugie mogą oni wysyłać i odbierać przy użyciu poczty firmowej?

Zasadą jest, że służbowej skrzynki nie powinno się wykorzystywać do przesyłania korespondencji o charakterze prywatnym – zarówno innym pracownikom, jak i odbiorcom niemającym związku z pracodawcą. Kontrolując służbową korespondencję pracodawca może zupełnie przypadkowo wejść w posiadanie prywatnych treści przekazywanych pocztą firmową. W takim przypadku pracownik nie ma podstaw do postawienia pracodawcy zarzutu naruszenia tajemnicy korespondencji czy prawa do prywatności.

Ważne!

Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej) w sytuacji, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionego pracownikowi komputera – jako narzędzia pracy.

Sposób korzystania z firmowej poczty przez pracowników warto uregulować w umowie o pracę, regulaminie pracy czy układzie zbiorowym pracy. Pracodawca może przyjąć, że służbowa skrzynka pocztowa może być wykorzystywana wyłącznie do celów związanych z pracą. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby zezwolił pracownikom korzystać z firmowej poczty również do celów pozasłużbowych. W takiej sytuacji nie powinien jednak obejmować ewentualną kontrolą wiadomości, które nie są związane z wykonywaną pracą. Aby uniknąć nieporozumień, warto zadbać, aby taka korespondencja była właściwie oznaczona – np. poprzez wyeksponowanie jej prywatnego charakteru w temacie wiadomości.

Niezależnie od uregulowania problematyki poczty firmowej, w tym jej kontroli, pracodawca może się również odnieść się do kwestii korzystania za pośrednictwem firmowego sprzętu z poczty prywatnej. Niezależnie od tego, czy zezwolił pracownikom na korzystanie z prywatnych kont pocztowych, czy nie, należy przyjąć, że w takim przypadku nie ma prawa do kontroli zawartości wysyłanej i odbieranej korespondencji przez podwładnego. Jak najbardziej może jednak sprawdzać – w ramach szeroko rozumianej kontroli wykorzystywania czasu pracy zgodnie z przeznaczeniem – sam fakt korzystania z pozasłużbowych programów czy kont pocztowych.

Niezbędne procedury

Pracodawca który zamierza objąć firmowe komputery kontrolą – w tym z zakresu służbowej poczty elektronicznej – musi pamiętać o zachowaniu właściwej procedury związanej z wprowadzaniem monitoringu pracowniczego.

W pierwszej kolejności, zamierzając objąć firmowe komputery monitoringiem, w tym służbową pocztę pracownika, pracodawca musi odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie – czy stosowanie monitoringu jest faktycznie niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych komputerów? Jeśli dotąd prawidłowo organizowano pracę bez stosowania monitoringu firmowej poczty oraz pozostałej aktywności osób pracujących przy komputerach, wówczas wprowadzenie monitoringu może być uznane za działanie bezzasadne i bezprawne.

Ważne!

Dopiero w przypadku, gdy pracodawca wykaże, że monitoring służbowej poczty, jak też monitoring komputerów w pozostałym zakresie, jest faktycznie niezbędny, może podjąć realne działania zmierzające do jego wprowadzenia.

Decydując się na wprowadzenie monitoringu firmowej poczty, jak również szeroko rozumianej aktywności pracownika podczas pracy na komputerze, pracodawca musi pamiętać, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinien być ustalony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu – jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Ponadto obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty w zakładzie nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.

Autor jest prawnikiem, ekspertem prawa pracy

Serfowanie podczas przerwy

Decydując się na monitoring, pracodawca powinien ustalić zasady korzystania z internetu w czasie 15-minutowej przerwy, wliczanej do czasu pracy. Jeżeli nie wprowadzi ograniczeń w zakresie dostępu do internetu poprzez blokowanie części jego zasobów, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik w czasie przerwy skorzystał z sieci w sposób niemający związku z wykonywaną pracą. Działania takie jak wykonanie przelewu bankowego czy zarejestrowanie się do lekarza za pośrednictwem elektronicznej platformy placówki medycznej należy uznać za dopuszczalne.