Nie ulega wątpliwości, że urlopy mogą komplikować działalność firmy. Powinnością szefów wyższego i niższego szczebla jest wakacyjna organizacja pracy, opracowanie systemów zastępstw czy ustalanie terminów realizacji kontraktów z klientami z uwzględnieniem mniej licznej załogi. Jednak nawet przy najlepszej organizacji może się okazać konieczny kontakt z wypoczywającym podwładnym, a nawet odwołanie go z urlopu. W takich sytuacjach niezbędne jest wyważenie między prawami i obowiązkami odpoczywającego.
Przygotowanie do wakacji
Podstawowa zasada wykonywania obowiązków pracowniczych głosi, że podwładny musi być sumienny i staranny (art. 100 § 1 k.p.). Sumienność należy przy tym łączyć z indywidualnym zaangażowaniem etatowca, zaś staranność – z wzorcem jednolitym dla wszystkich pracowników, ale zróżnicowanym dla poszczególnych zawodów.
Jednym z elementów tego wzorca jest przestrzeganie wymagań organizacyjnych wykonywanej pracy. Wśród nich można wskazać przygotowanie stanowiska pracy do braku obsady podczas urlopu, przekazanie odpowiednich informacji szefowi, a na jego polecenie – przekazanie zadań osobie zastępującej. Aby zapewnić zachowanie tych standardów, warto uwzględnić je w regulaminie pracy jako obowiązki pracownika. Można tam również opisać procedurę poprzedzającą rozpoczęcie urlopu. Pracodawca, który nie ma obowiązku wydania regulaminu pracy, może wydać zarządzenie zawierające takie informacje. Oczywiście w braku takich rozwiązań szef może każdorazowo podejmować właściwe kroki, zanim podwładny uda się na odpoczynek. Jednak ujednolicenie procedury wpływa na kształtowanie się pożądanych zachowań wśród załogi.
Sprzęt do dyspozycji
Przekazanie spraw zastępcy często wiąże się z problemem dostępu do dokumentów zgromadzonych przez podwładnego oraz do jego komputera. W wielu przypadkach zawartość dysku jest chroniona hasłem. Należy podkreślić, że jeżeli etatowiec pracuje na sprzęcie służbowym w czasie pracy, to szef ma pełne prawo zażądać hasła dostępu do jego komputera zarówno przed rozpoczęciem urlopu, jak i w jego trakcie. Może to być hasło wygenerowane specjalnie na czas urlopu i zmienione po powrocie. Należy także przestrzegać, aby zostało ono ujawnione jedynie osobom uprawnionym, np. bezpośredniemu przełożonemu lub osobie zastępującej podwładnego podczas wakacji.
W zależności od spraw, jakimi zajmuje się pracownik, oraz zasad polityki bezpieczeństwa hasła do komputera mogą żądać przełożeni różnego szczebla. W firmie warto wprowadzić jednolite zasady postępowania w takich sytuacjach. Oczywiście można przyjąć zasadę, że podczas urlopu nikt nie ma dostępu do komputera pracownika. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, czy osoba zastępowana powinna mieć takie same prawo dostępu do danych jak urlopowany. Przykładowo, niedopuszczalna jest sytuacja zastępowania kadrowej przez osobę bez uprawnień do przetwarzania danych osobowych.
