Jak formułować umowy na dostawę produktów rolnych

22 sierpnia 2017 r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o Agencji Rynku Rolnego i organizacji niektórych rynków rolnych oraz zmianie niektórych innych ustaw, doprecyzowująca przepisy dotyczące obowiązku zawierania pisemnych umów na dostawę produktów rolnych. Zobowiązani do zawierania umów są producenci rolni i pierwsi nabywcy będący przetwórcami lub dystrybutorami.

Przypomnijmy, że obowiązek zawierania pisemnych umów na dostawę produktów rolnych obowiązuje od 3 października 2015 r., kiedy weszły w życie przepisy ustawy z 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o Agencji Rynku Rolnego i niektórych rynków rolnych (dalej: ustawa). Ustawa implementowała przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1308/2013 z 17 grudnia 2013 r., ustanawiającego wspólną organizację rynków produktów rolnych i uchylającego rozporządzenia Rady nr 922/72, nr 234/79, nr 1037/2001 i nr 1234/2007 (dalej: rozporzadzenie). W związku z wątpliwościami zgłaszanymi przez ekspertów, producentów rolnych i przedsiębiorców, dotyczących praktycznego realizowania ustawowych obowiązków oraz niewspółmierności kar do stopnia i wagi przewinienia, ustawodawca (autorem zmian było Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi) wprowadził modyfikacje w celu usunięcia wszelkich wątpliwości interpretacyjnych oraz zapewnienia działania przepisów niekolidujących z funkcjonowaniem obrotu.

Za kluczowe zmiany wprowadzone nowelizacją należy uznać:

- zawężenie katalogu podmiotów objętych obowiązkiem zawierania pisemnych umów na dostawę produktów rolnych oraz ograniczenie listy produktów, do których ten obowiązek się stosuje,

- złagodzenie wymogów dotyczących formy umów,

- zróżnicowanie i złagodzenie kar nakładanych w wyniku naruszenia ustawowych wymogów.

Niefunkcjonujące przepisy

Pierwsze próby implementacji przepisów unijnych, mających na celu zwiększenie pewności obrotu produktami rolnymi oraz wzmocnienie pozycji producenta w łańcuchu dostaw żywności, w ramach których m.in. wprowadzono obowiązek zawierania pisemnych umów na dostawę produktów rolnych, nie przyniosły zadowalających efektów. W zamyśle ustawodawcy umowy miały być narzędziem ochrony producentów rolnych, którzy w ramach prowadzonej działalności realizują transakcje handlowe z podmiotami o silniejszej pozycji rynkowej. Producenci, zawierając umowy na dostawę produktów rolnych już na etapie produkcji, ale jeszcze przed faktyczną dostawą, wiedzieliby na jakich zasadach sprzedadzą swoje plony. Warunki transakcji nie byłyby uzależnione od chwilowych wahań popytu i podaży, a pozycja negocjacyjna producenta rolnego wzrosłaby.

Obowiązujące do wejścia w życie nowelizacji przepisy obejmowały jednak zbyt szeroki katalog podmiotów zobowiązanych do zawierania umów. Ponadto, regulacja – z uwagi na brak precyzyjnego zdefiniowania pojęć – powodowała liczne wątpliwości interpretacyjne, a jej niejednoznaczność oraz rygorystyczność prowadziła do odwrotnego, niż założył ustawodawca skutku.

Nadmierna formalizacja procesów sprzedaży i niedostosowanie przepisów do realiów funkcjonowania rynku spowodowały, że przepisy pozostawały, w dużej mierze, martwe. Dopiero wprowadzenie kar za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z umowami w lutym 2017 r. wywołało poruszenie na rynku. Próby wypracowania jednolitej praktyki w oparciu o obowiązujące przepisy, okazały się niezwykle trudne.

Pod rządami ustawy wielu uczestników sektora rolno-spożywczego miało wątpliwości, czy ma ona do nich zastosowanie. Przepisy wskazywały, że każde dostarczenie produktów rolnych objętych uregulowaniem (tj. wymienionych w art. 1 pkt. 2 rozporządzenia) wymaga zawarcia umowy. W praktyce obowiązek ten dotyczył wszystkich pośredników, którzy nabywali produkty rolne w celu prowadzenia działalności obejmującej ich przetwarzanie lub dalszą sprzedaż. Niejasne pozostawało również pojęcie producenta. Dodatkowo zryczałtowany wymiar kar w wys. 10 proc. wartości transakcji nakładanych na nabywców bez względu na rodzaj naruszenia (zawarcie umowy wadliwej, czy też niezawarcie jej w ogóle) wydawał się zbyt dotkliwy.

Kontrowersje wzbudzał również wymóg zawierania umów w formie pisemnej, z własnoręcznie złożonym na dokumencie podpisem, który to dokument musiał być wydany drugiej stronie, aby umowa doszła do skutku. Dopuszczalna była również forma elektroniczna, opatrzona podpisem kwalifikowanym. Trudno było sobie wyobrazić, aby w realizacji codziennych, szybkich transakcji np. w skupach, przez hurtownie czy sieci sklepów wielkopowierzchniowych, które korzystają z elektronicznych systemów zamówień, strony transakcji miały posługiwać się pisemnymi umowami (czy też umowami opatrzonymi podpisem kwalifikowanym) w ramach każdorazowego zamówienia/nabycia produktów, i to zawieranymi z odpowiednim wyprzedzeniem względem faktycznej dostawy. Na etapie kontroli dokonywanej przez Agencję Rynku Rolnego, nabywcy musieli przedstawiać umowy w oryginale. Realizacja wymogu formy pisemnej, w praktyce, była zatem w wielu przypadkach niemożliwa.

Dodatkowo, przepisy wprowadziły wymogi co do obowiązkowych elementów treści umów, zróżnicowane w zależności od sektora, do którego dany produkt rolny należy (zgodnie z klasyfikacją przyjętą w rozporządzeniu). Wprowadzenie niektórych elementów do umów sprawiało trudności – przyjęcie na wczesnym etapie dokładnej ilości zamawianych produktów (kiedy strony są w stałej relacji i dokonują bieżących transakcji w zależności od potrzeb) czy też wprowadzenie sztywnej ceny, nie korespondowało z praktykami rynkowymi. Ukształtowanie umowy w sposób, który z jednej strony spełniałby wszystkie wymogi co do treści, a jednocześnie był wystarczająco elastyczny i nie ograniczał ani nie utrudniał codziennej wymiany handlowej pomiędzy stronami, stanowił zadanie trudne do zrealizowania.

O ile uregulowanie obrotu w sektorze rolno-spożywczym bez wątpienia uznać należy za słusznie obrany kierunek zmian, o tyle obowiązujące poprzednio przepisy okazały się zbyt niejednoznaczne i nadmiernie rygorystyczne, aby można było oczekiwać, że rynek i jego uczestnicy wprowadzą je do swojej codziennej działalności.

Do pierwszej dostawy od rolnika do nabywcy

Ustawodawca, w obliczu krytyki, podjął się poprawienia przepisów, co zaowocowało wejściem w życie nowelizacji. Uściślenie pojęcia producenta rolnego pozwoliło na zawężenie katalogu podmiotów zobowiązanych do zawarcia umów. Nowe przepisy nakładają obowiązek ich zawierania jedynie pomiędzy producentem (będącym rolnikiem) a pierwszym nabywcą będącym przetwórcą lub dystrybutorem. Rolnikiem, w rozumieniu nowelizacji jest osoba fizyczna lub prawna lub grupa osób fizycznych lub prawnych wykonujących działalność rolniczą w gospodarstwie rolnym położonym na terytorium RP. Tym samym, nabycie produktów rolnych od dostawców niebędących rolnikami prowadzącymi gospodarstwo na terenie naszego kraju, np. od pośredników, nie jest objęte obowiązkiem zawierania pisemnych umów na dostawę produktów rolnych. Na dalszym etapie obrotu produktami rolnymi takie umowy nie są wymagane.

Dodatkowo, ustawodawca wyłączył z zakresu obowiązywania przepisów o obowiązkowych umowach, poza wcześniej już wyłączoną sprzedażą bezpośrednią, również dostawy bezpośrednie i rolniczy handel detaliczny. Producent rolny, dostarczający małe ilości produktów do konsumentów finalnych lub zakładów detalicznych, a także sprzedający te produkty na targowiskach lub w ramach swojego gospodarstwa na rzecz konsumentów finalnych, a nie dystrybutorów lub przetwórców, zwolniony jest z obowiązku zawierania umów. Co więcej, wyłączeni z obowiązku zawierania umów zostali również producenci będący członkami grup producentów rolnych, organizacji producentów i spółdzielni, jeśli zbywają swoje produkty w ramach tych organizacji i spełnione zostaną dodatkowe wymogi.

Ograniczenie katalogu produktów

Ustawodawca zdecydował, że obowiązek zawierania pisemnych umów dostawy powinien dotyczyć jedynie niektórych produktów rolnych, o których mowa w rozporządzeniu – tych, które mają kluczowe znaczenie dla rodzimego sektora rolnego. Nowelizacja przyjęła zatem węższy względem poprzedniego katalog produktów, którymi obrót wymaga zawierania umów. Katalog ten objął takie produkty jak zboża, cukier, buraki cukrowe, chmiel, len i konopie, mleko surowe, warzywa i owoce, wołowinę, cielęcinę, wieprzowinę, baraninę, kozinę, jaja i mięso drobiowe, a wyłączył produkty rolne przetworzone, produkty nieuprawiane na terenie kraju jak np. ryż, czy oliwki, a także produkty o mniejszym znaczeniu rynkowym jak jedwabniki.

Nie tylko na piśmie

Warunek zawarcia pisemnej umowy dostawy produktów rolnych zostanie spełniony również w przypadku zawarcia umowy w formie dokumentowej lub elektronicznej, dzięki czemu zachowana zostanie spójność z przepisami Kodeksu cywilnego. W myśl art. 772 k.c., do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Forma dokumentowa nie wymaga zatem, aby dokument był opatrzony własnoręcznym podpisem, a walor dokumentu będzie przysługiwać informacji zachowanej na nośniku innym niż papier, pod warunkiem, że będzie umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie. Ustawodawca dopuścił zatem możliwość zawarcia umowy dostawy produktów rolnych za pomocą m.in. wcześniej wspomnianych elektronicznych systemów zamówień czy wiadomości e-mail.

Jeden kontrakt, wiele dostaw

Ustawodawca doprecyzował również, że każde dostarczenie produktów rolnych w ramach umowy może obejmować jedną lub wiele dostaw. W interesie zarówno producentów rolnych, jak i przetwórców leży bowiem zawieranie umów długoterminowych.

Dwa lata przechowywania umów

Umowy na dostawę produktów rolnych trzeba będzie przechowywać, dla celów ewentualnej kontroli, przez okres dwóch lat od końca roku, w którym zrealizowano ostatnią dostawę w ramach jednej umowy.

Złagodzenie kar

Przepisy nowelizacji różnicują wysokość kar w zależności od rodzaju naruszenia – kara w najwyższym wymiarze 10 proc. umówionej kwoty zapłaty nakładana będzie jedynie w przypadku niezawarcia umowy dostawy produktów rolnych. W przypadku niespełnienia przez umowy pozostałych wymogów przewidzianych przepisami, ich wymiar został ograniczony (z 10 proc.) i dostosowany do rodzaju naruszenia:

- 4 proc. kwoty zapłaty w przypadku, gdy umowa nie została sporządzona przed dostawą lub gdy umowa nie określa ceny zgodnie z wymogami przepisów;

- 1 proc. kwoty zapłaty za każdy brakujący element umowy, w tym: jakość odnośnych produktów, okres obowiązywania umowy, terminy i procedury płatności, ustalenia dotyczące odbioru lub dostawy produktów rolnych, przepisy mające zastosowanie w przypadku zaistnienia siły wyższej.

Łączna kara w przypadku braku kilku z obowiązkowych elementów umowy dostawy nie może przekroczyć 5 proc. umówionej zapłaty w danej transakcji. Nieco surowsze zasady ustawodawca przyjął dla obrotu burakiem cukrowym.

Wprowadzone zmiany, bez wątpienia, należy uznać za konieczne oraz idące we właściwym kierunku. Nadal jednak część obowiązków wynikających z przepisów, będzie trudna do realizacji, jak np. ustalenie ceny przed transakcją. W praktyce obrót produktami rolnymi opiera się na cenie rynkowej zmieniającej się z dnia na dzień lub, w sezonie, nawet kilka razy dziennie. Konieczność zawierania umów, a nadto ich przechowywania przez określony przepisami czas stanowią dodatkowe obciążenie w działalności podmiotów z sektora rolno-spożywczego. ?

Zdaniem autorów

Michał Badowski, radca prawny, partner w Kancelarii SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy

Katarzyna Walusiak, aplikant radcowski w Kancelarii SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy

Jeśli zawarta została między stronami transakcji umowa ramowa, określająca jedynie ogólne zasady współpracy, konieczne jest doprecyzowanie warunków transakcji o wymagane przepisami elementy. Będzie można uzgadniać treść wymaganych elementów umowy w tzw. formie dokumentowej np. ustalić je w drodze zamówienia i potwierdzenia wysłanego e-mailem.