Sztuka przetrwania w open space

Najpierw zła  wiadomość dla tych, którzy cierpią, pracując w biurze   open space – wśród  firm nie widać specjalnych chęci do rezygnacji z otwartych powierzchni zwanych czasem mrowiskami. Wręcz przeciwnie, wśród pracodawców przybywa amatorów takich rozwiązań. Widać to też  na świecie, gdzie np. Facebook w swym nowym kampusie projektuje gigantyczny  open space dla 2800 inżynierów.

Swój kawałek podłogi

Firmy  szukają możliwości ograniczania kosztów,  a otwarte biuro pozwala je zmniejszyć  nawet  o połowę. – W klasycznym gabinetowym podziale przypada 12-15 mkw na osobę. W open space, gdzie nie  ma ścianek działowych,  a biurka stoją bliżej siebie,  standardem jest 10 mkw na pracownika, a niekiedy można też zejść do 6 mkw – wyjaśnia Arkadiusz Rudzki, dyrektor ds. leasingu i asset management w  firmie Skanska Property Poland,  która jest jednym z największych  deweloperów biurowych w Polsce.  Jak dodaje, klienci szukający nowych biur coraz częściej pytają o open space.  Niektórzy   przymierzają się nawet  do ograniczenia liczby biurek, jeśli część pracowników spędza dużo czasu w wyjazdach albo u klientów.

To wariant korporacyjnej  mody na  hot desks,  czyli gorące biurka – zajmowane w razie potrzeby przez różnych pracowników – która jednak niespecjalnie się przyjęła.  Teraz wraca w trochę zmienionej wersji – firmy kalkulują, ile osób w ciągu dnia jest  stale w biurze, a potem dopasowują do nich liczbę miejsc. Np.  dla  100 pracowników pracodawca planuje 80 miejsc siedzących (w tym  na kanapach i krzesłach wokół stołu), a tylko 30 biurek.

Jeśli trzeba będzie walczyć o miejsce przy stole, to czasy własnego  miejsca w open space będą się mogły  wydawać rajem  na ziemi. Nawet jeśli otwarte biura są często krytykowane  przez ekspertów od zarządzania, którzy powołując się na miarodajne badania, oskarżają je o obniżanie produktywności pracujących tam osób i zwiększanie ich stresu.

Tak twierdzą naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Berkeley, którzy przebadali w ciągu  minionej dekady 65 tys. pracowników w Ameryce Północnej, Europie  i Australii. Według nich wszędzie problemem jest hałas i brak prywatności – w rezultacie ludzie w otwartej   przestrzeni   coraz częściej odgradzają się słuchawkami  z muzyką.

Naukowcy z fińskiego instytutu BHP  zbadali,  że pracująca koncepcyjnie  osoba jest o 5-10 proc. mniej wydajna, jeśli rozpraszają ją rozmowy w bliskim otoczeniu.  Na  forach internetowych pracownicy często narzekają, że chcąc niechcąc  są  wtajemniczani w prywatne  sprawy swych kolegów z pracy. Kolejny problem to konflikty – o które łatwiej, gdy we wspólnym pomieszczeniu trudno ustawić optymalną temperaturę, czy nawiew.

Konsulting w gabinecie

Jak zaznacza Arkadiusz Rudzki, to specyfika pracy powinna decydować  o wyborze typu  biura.  Tam,  gdzie praca jest koncepcyjna, firmy nadal stawiają na  mniejsze pomieszczenia.  Spółki konsultingowe,  czy kancelarie  prawne zwykle wybierają  kameralne gabinety. Z kolei   otwarte powierzchnie sprawdzają się   tam,  gdzie  liczy się efektywność wykorzystania pomieszczenia i łatwość komunikacji. Tak jest np. w centrach usług dla biznesu, gdzie króluje open space. Agnieszka Jackowska-Durkacz, dyrektor zarządzająca Infosys BPO Poland, przyznaje, że głównym argumentem za otwartymi biurami  są właśnie koszty. –  W sytuacji, gdy zatrudniamy już 1600 osób, a do końca pierwszego kwartału 2014 planujemy zatrudnić około dwóch tysięcy pracowników, posadzenie ich w niewielkich gabinetach wymagałby dodatkowych, gigantycznych powierzchni – mówi Agnieszka Jackowska – Durkacz zaznaczając, że i tak zespoły obsługujące różnych klientów są ulokowane w osobnych salach.

Na open space stawiają też często koncerny FMCG. –  Zgodnie z zasadą egalitaryzmu wszyscy współpracownicy Mars pracują na wspólnej przestrzeni, niezależnie od miejsca zajmowanego w hierarchii organizacyjnej – podkreśla Elżbieta Tomczuk, menedżer ds. rozwoju talentów  w Mars Polska, gdzie nawet członkowie zarządu nie mają własnych gabinetów.

Arkadiusz Rudzki zaznacza, że w warszawskim biurze Skanska, gdzie pracuje  70 osób też nie ma  gabinetów- wszyscy pracują w  open space,  w kilkuosobowych zespołach roboczych oddzielonych ekranami i szafkami.  Koncepcja open space zostanie też utrzymana w nowym, budowanym teraz biurze firmy.

Biuro z ludzką twarzą

– Problem z open space zaczyna się wtedy, gdy praca nie wymaga działań zespołowych,a skupienia – mówi Piotr Wachowiak z SGH.  Radzi  pracodawcom by dali ludziom możliwość urządzenia własnej przestrzeni- to minimum by zapewnić przyjazne otoczenie.

Arkadiusz Rudzki twierdzi,że firmom coraz bardziej zależy na open space „z ludzką twarzą" zgodnie z zasadami smart workplace strategy  uwzględniającej  różne potrzeby pracowników. Firmy próbują sobie radzić z hałasem open space wydzielając specjalne salki do  poufnych rozmów  i do spotkań, dbając o dźwiękoszczelne sufity i wykładziny,  oraz pokoje  do relaksu. Coraz częściej dbają też o  zieleń, która pomaga wyciszyć salę i zmniejszyć stres pracowników.

Zdaniem Agnieszki Jackowskiej-Durkacz w biurach typu open space ważne są wspólne przestrzenie - odpowiednia ilość pokoi konferencyjnych różnej wielkości, niewielkie „budki telefoniczne"  do rozmów, oraz pokoje do relaksu.W Infosys BPO Poland szefowie nie oponują też, jeśli pracownicy starają się dzielić przestrzeń szafkami, czy przegrodami z roślin – o ile takie aranżacje nie kolidują z przepisami BHP.

W zieleni są zatopione biura koncernu Mars. Elżbieta Tomczuk  zaznacza,że   dzielenie wspólnej przestrzeni wymaga przestrzegania odpowiednich zasad np.   korzystania z wydzielonych „budek telefonicznych". – Kluczem do pracy w open space jest wzajemny szacunek współpracowników, oparty na zasadzie wzajemności – dodaje.

Rady dla pracowników

Savoir-vivre w otwartej przestrzeni

1. Ograniczyć zbędny hałas

W otwartych pomieszczeniach dźwięk zostawionej na biurku komórki niesie się daleko. Warto więc wyciszać dzwonki telefonów, głośnik komputera, pamiętać o innych, prowadząc telefoniczne rozmowy, no i unikać pokrzykiwań do kolegi z drugiego rzędu. Lepiej wysłać mu maila, przejść się do jego biurka, a z minizebraniem przenieść się do innej sali albo na korytarz.

2. Niewidzialne drzwi