Nowy obowiązek. Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, co ich czeka

Mogłoby się wydawać, że o obowiązkowym KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur słyszał już każdy, zwłaszcza podatnicy, którzy zostaną nim objęci od 1 lipca 2024 r. Dla nich przejście na nowy system fakturowania będzie prawdziwą rewolucją, do której już powinni się solidne przygotowywać. W praktyce jednak wiele firm nie zdaje sobie sprawy co ich czeka. A problemów będzie cała masa, chociażby ten który sygnalizowaliśmy już na łamach w kontekście tzw. faktury konsumenckich, które zostały wyłączone z KSeF. Co gorsza kłopoty przez wejście w życie obowiązkowego e-fakturowania czekają i najmniejszych, i wielkich biznesowych graczy.

Nietypowi ksefowcy

KSeF i faktury ustrukturyzowane w powszechnym odbiorze kojarzone są z biznesem i osobami prowadzącymi działalność. Jednak jak zauważa Aneta Lech doradca podatkowy z LexAntis Doradztwo Podatkowe to regulacje przewidziane w ustawie o VAT a nie w prawie przedsiębiorców.

Czytaj więcej

PIT & CIT & VAT

KSeF: sprzedawca się spóźni, nabywca będzie miał problem

Krajowy System e-Faktur, który ma być obowiązkowy od 1 lipca 2024 r., to rewolucja dla przedsiębiorców. Eksperci przestrzegają, że jeśli sprzedawca nie wystawi faktury do końca miesiąca, nabywcy przesunie się termin odliczenia VAT.

– To oznacza, że trzeba kierować się definicją legalną działalności gospodarczej dla VAT i przez jej pryzmat określić kto będzie miał obowiązek wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Nie zapominajmy też, że wiele podmiotów nawet jeśli nie wystawia faktur to je otrzymuje. Ponosi bowiem koszty które są dokumentowane fakturami, a ich wystawcy będą je generować za pośrednictwem KSeF – podkreśla Aneta Lech.

Ekspertka zwraca uwagę, że KSeF to nie jest tylko faktura i sposób jest wystawienia.

-To przede wszystkim zmiana obiegu dokumentów i patrząc z tego punktu widzenia dotknie on wszystkie organizacje i podmioty nawet te, które nie prowadzą „typowej” działalności gospodarczej nastawionej na zysk – tłumaczy Aneta Lech.

Lekarz, nauczyciel, biegły, freelancer

Na liście nieoczywistych ksefowców mogą znaleźć się np. biegli, samozatrudnieni, freelancerzy, lekarze czy nauczyciele udzielający korepetycji (pełna lista patrz ramka). Oczywiście o ile są czynnymi podatnikami VAT, kwestia ich identyfikacji oraz obowiązków wynikających z KSeF nie budzi większych wątpliwości. Mają NIP i są na Białej liście.

– Jednak częściej będą to podmioty, które korzystają ze zwolnień w podatku VAT. Zarówno podmiotowych, czyli tych u których kwota obrotu rocznego nieprzekracza limitu 200 tys. zł jak np. przy najmie prywatnym lub działalności nierejestrowanej. Jak również przedmiotowych np. lekarze, nauczyciele czy osoby wynajmujące mieszkania na cele mieszkalne. Podmioty te często nie mają NIP i nie figurują na białej liście, bo nie muszą. Jednak w świetle ustawy o VAT są podatnikami zwolnionymi z rozliczania VAT, ale nie zwolnionymi od obowiązków ewidencyjnych. Będą oni zobowiązani do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF od 1 stycznia 2025 r. – przypomina Aneta Lech. Dodaje także, że najpierw ci, którzy nie posiadają nr NIP będą musieli o niego wystąpić. Bez tego nie da się bowiem uwierzytelnić w KSeF.

W trudniej sytuacji znajdą się też m.in. NGO, stowarzyszenia czy fundacje, które prowadzą wyłącznie działalność nieodpłatną i w ogóle nie są podatnikami VAT. Nadal będą przecież otrzymywały faktury kosztowe, a te będą w KSeF i to w większości przypadków już od 1 lipca 2024.

To, gdzie zwolnieni z VAT czy w ogóle nie będący podatnikami VAT mają po 1 lipca 2024 r. szukać faktur dokumentujących ich zakupy wystawionych przez kontrahentów objętych obowiązkowym KSeF?

Możliwości będą dwie. Pierwsza to podanie przez sprzedawcę nabywcy kodu QR, który pozwoli na pobranie e-faktury z KSeF w drodze anonimowego dostępu. Ten sposób wydaje się jednak mocno niepraktyczny i dla sprzedawców, i dla nabywców. Drugi to trochę praktyczniejsze przekazanie przez sprzedawcę nabywcy wizualizacji faktury wystawionej za pomocą KSeF i oznaczonej kodem QR w dowolny sposób np. wydruk w wersji papierowej czy elektronicznie jako pdf.

– Niemniej całe rozwiązanie oznacza dużą niedogodność dla sprzedawców będących czynnymi podatnikami VAT. Będą oni bowiem musieli identyfikować swoich odbiorców przez pryzmat ich statusów na gruncie ustawy o VAT. I tak zamiast zapowiadanego udogodnienia i automatyzacji procesów większość firm czeka nieustanna analiza, komu wystawiają fakturę a podobno nie o to chodziło w ksef – konkluduje Aneta Lech.

Wielcy w opałach

W opałach przez KSeF mogą znaleźć się też najwięksi gracze.

– To firmy zagraniczne, które wystawiają polskie faktury VAT, które znajdą się w nie lada kłopocie. Bo choć zasadniczo, jeśli nie posiadają siedziby w Polsce to zostali wyłączni z obowiązku KSef, ale podatkowy „diabeł” jak zwykle tkwi w szczegółach – mówi Michał Wojtas doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Wojtas i Zając.

Podmioty zagraniczne niemające siedziby w Polsce, ale posiadające u nas stałe miejsce prowadzenia działalności, które uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF i to wszystkich wystawianych zgodnie z polskimi przepisami o VAT.

– Definicja miejsca działalności jest bardzo nieostra i wywołuje liczne spory. Problem z nią mają wszyscy, włącznie z sądami administracyjnymi. Zagadnienie to zresztą było wielokrotnie badane przez TSUE. Do tego jest wiele modeli działania podmiotów zagranicznych na polskim rynku. A to sprawia, że jest wiele różnych sytuacji, które nie wpisują się w jeden czy dwa oczywiste schematy, które przewiduje zwolnienie z fakturowania w systemie KSeF – podkreśla Michał Wojtas.

Ekspert nie ma wątpliwości, że zagraniczne podmioty czekają gigantyczne wyzwania, o których mogą w ogóle nie wiedzieć, zwłaszcza jeśli całość fakturowania i rozliczeń polskiego VAT obsługuje zagraniczna centrala.

– Przy czym to poważna sprawa nie tylko dla takiego podmiotu zagranicznego, z uwagi na potencjalne konsekwencje karne i finansowe. To również zagrożenie dla ich polskich kontrahentów, którym fiskus może odmówić poprawności rozliczeń VAT.

Piłka w grze

Michał Roszkowski radca prawny, doradca podatkowy, partner w Accreo podziela obawy co do ogromu wyzwań i zagrożeń jakie wiążą się z przejściem na obowiązkowy KSeF.

– Znam przypadki wielkich przedsiębiorstw, powiązanych z globalnymi koncernami, które na pół roku przez wprowadzeniem tej rewolucji nie mają bladego pojęcia co ich czeka. Nie wiedzą nawet na czym KSeF w ogóle polega. To poważny problem nie tylko dla samych przedsiębiorców, ale przede wszystkim wyzwanie dla nowego resortu finansów, który musi tę sytuację opanować – podkreśla ekspert.

Zdaniem Michała Wojtasa fiskus nie do końca jest świadomy różnych niuansów dla zagranicznych podatników związanych z KSeF, nie widać także przekazów informacyjnych skierowanych do europejskich podmiotów i administracji podatkowych krajów UE.

Tymczasem jak dodaje Michał Roszkowski potrzebny jest szybki plan i przygotowanie pogłębionej, akcji informacyjnej oraz szkoleniowej dla podatników.