Zamierzam otworzyć zakład krawiecki. Czy jeżeli prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zlecę biuru rachunkowemu, to muszę w zakładzie prowadzić jakąś ewidencję? – pyta czytelniczka.

Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1037 ze zm.; dalej: rozporządzenie). Zgodnie z jego przepisami podatkową księgę są obowiązane prowadzić m.in. osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą (zob. art. 24a ust. 1 i § 2 ust. 1 rozporządzenia). Mogą oni jednak powierzyć jej prowadzenie biuru rachunkowemu. Przepisy rozporządzenia wyjaśniają przy tym, że za biuro rachunkowe uważa się przedsiębiorcę uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie (zob. § 3 pkt 5 rozporządzenia).

Dodatkowe powinności

Stosownie do § 8 ust. 1 rozporządzenia, jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, to podatnik jest obowiązany:

1) w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;

2) prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży.

Uwaga! Dodatkowe szczególne ewidencje są zobowiązani założyć przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową. Nie dotyczy to zatem czytelniczki, która zamierza otworzyć zakład krawiecki.

Zlecając prowadzenie księgi biuru rachunkowemu czytelniczka powinna więc prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży (interpretacja Urzędu Skarbowego w Płocku z 25 lipca 2006 r., 1419/UPO-415-126/ 06/AS). Od tej zasady istnieją jednak wyjątki.

Wyjątek przy stosowaniu kas

Autopromocja
Nowość!

Trzy dostępy do treści rp.pl w ramach jednej prenumeraty

ZAMÓW TERAZ

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży nie dotyczy podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy o VAT (zob. § 8 ust. 3 rozporządzenia). Zgodnie z art. 111 ust. 1 tej ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Niektórzy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz ludności mogą przy tym korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku. W latach 2015–2016 zasady i warunki korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kas fiskalnych określa rozporządzenie ministra finansów z 4 lis- topada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (DzU z 2014 r., poz. 1544).

Jeżeli zatem podatnik rejestruje obrót za pomocą kasy fiskalnej, to nie musi prowadzić ewidencji sprzedaży pomimo, że zlecił prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu (interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Opolu z 16 czerwca 2005 r., PD-I/415-06/KS/05).

Podatnicy korzystający ze zwolnienia od podatku od towarów i usług, jeżeli nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży za dany dzień, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, to mogą w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług od czynności określonych w art. 5 ustawy o VAT oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym (§ 8 ust. 4 rozporządzenia). Należy pamiętać, że ewidencja sprzedaży z ustawy o VAT i ewidencja sprzedaży z rozporządzenia w spra- wie pkpir to dwie odrębne ewidencję.

Przykład

Pani Katarzyna Wiśniewska rozpoczęła działalność gospodarczą 1 czerwca 2016 r. Świadczy usługi zarówno na rzecz firm, jak i na rzecz ludności.

Wariant I: Pani Katarzyna korzysta ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas fiskalnych i nie zainstalowała od 1 czerwca 2016 r. kasy fiskalnej. W związku z tym powinna założyć w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej ewidencję sprzedaży.

Wariant II: Pani Katarzyna już od 1 czerwca 2016 r. zainstalowała i zafiskalizowała kasę rejestrującą. Nie musi więc zakładać i prowadzić w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej ewidencji sprzedaży.

Jeżeli zatem czytelniczka chciałaby uniknąć prowadzenia ewidencji sprzedaży, to powinna od początku działalności rozpocząć rejestrowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Z drugiej strony, prowadzenie ewidencji sprzedaży, jeżeli czytelniczka nie musi instalować kasy fiskalnej, może okazać się korzystniejsze niż rejestracja obrotu za pomocą tej kasy.

Faktura do każdej transakcji

Konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży, stosownie do § 30 ust. 3 rozporządzenia wyłączona jest również wtedy, gdy podatnik dokumentuje sprzedaż wyłącznie fakturami. Jednak § 30 ust. 3 rozporządzenia ma zastosowanie tylko do sytuacji, gdy podatnik samodzielnie prowadzi księgę, a jedynie zapisy w niej wprowadza na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych (interpretacja Urzędu Skarbowe w Płocku z 25 lipca 2006 r., 1419/ UPO-415-126/06/AS) >patrz ramka. Wyjątek ten nie znajdzie zatem zastosowania do czytelniczki, jeżeli powierzy ona prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu.

Autor jest doradcą podatkowym

Jakie wymogi powinna spełniać ewidencja sprzedaży

Podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży (...) i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu (zob. § 8 ust. 2 rozporządzenia).

Podatnik jest obowiązany dokonywać zapisów w ewidencji sprzedaży jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (zob. § 18 ust. 1 rozporządzenia).

Przepisy rozporządzenia nie regulują formy w jakiej ewidencja sprzedaży powinna być prowadzona. Wskazują jedynie minimum informacji, jakie ewidencja ta powinna zawierać. Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 17 czerwca 2014 r. (IBPBI/1/415-360/14/BK): „Nie ma zatem przeszkód prawnych, aby ewidencja ta prowadzona była komputerowo, np. w arkuszu kalkulacyjnym. Oznacza to, że niezależnie od sposobu prowadzenia tej ewidencji – ręcznie (w formie papierowej), czy też z zastosowaniem techniki komputerowej (np. wydruk z programu komputerowego) – jeżeli ewidencja taka zawiera pozycje wyszczególnione w 8 ust. 2 tego rozporządzenia, jest trwale zbroszurowana, posiada numerowane strony i jest prowadzona zgodnie z zasadami określonymi w § 18 tego rozporządzenia, to stanowi podstawę do ujęcia przez biuro rachunkowe przychodu uzyskanego ze sprzedaży towarów i usług w księdze podatkowej. (...)".

Kiedy podatnik prowadzi księgę tak jak biuro rachunkowe

W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, o których mowa w § 12–16 rozporządzenia, oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z ewidencji sprzedaży prowadzonej przez podatnika lub danych wynikających z zestawienia, o którym mowa w § 20 ust. 2 rozporządzenia, tj. danych wynikających z raportów miesięcznych (z kasy fiskalnej) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (§ 30 ust. 1 rozporządzenia).

Biuro rachunkowe nie musi zatem dokonywać zapisów w podatkowej księdze na bieżąco. Wystarczy, że dokona ich (w porozumieniu z klientem) nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Jeżeli natomiast podatnik samodzielnie prowadzi podatkową księgę, to zasadniczo, wpisów tych powinien dokonywać na bieżąco, np.:

- zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (zob. § 17 ust. 1 rozporządzenia)

- zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (zob. § 17 ust. 1 rozporządzenia)

- zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur, a w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących dokonuje się jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (zob. § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Od zasad tych są pewne wyjątki.

Podatnicy mogą dokonywać wpisów do księgi na zasadach określonych dla biur rachunkowych pod warunkiem prowadzenia równocześnie ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia. Warunek ten nie dotyczy podatników, którzy dokumentują sprzedaż wyłącznie fakturami (§ 30 ust. 3 rozporządzenia).