- Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie sług informatycznych opodatkowaną na zasadach ogólnych (skala podatkowa), w której pomaga mi żona jako osoba współpracująca. Zdarzenia gospodarcze ewidencjonuję w podatkowej księdze przychodów i rozchodów prowadzonej metodą kasową. Zdarza się, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zachodzi konieczność, abyśmy ja lub moja żona (osoba współpracująca) udali się w podróż służbową. Chciałbym zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety za czas podroży służbowych odbywanych przeze mnie i przez moją żonę. Czy mogę to zrobić i na jakiej podstawie? – pyta czytelnik.

W delegacje udają się nie tylko pracownicy, ale również właściciele firm i osoby z nimi współpracujące. Przedsiębiorcy i osobie współpracującej (>patrz ramka) odbywającym podróż służbową przysługuje prawo do uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas takiej podróży.

Uwaga na wyłączenie z ustawy

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w przepisach rozporządzenia w sprawie delegacji krajowych oraz rozporządzenia w sprawie delegacji zagranicznych. A contrario, dieta z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących do wysokości przysługującej pracownikom (obecnie w kraju 30 złotych za dobę) jest kosztem uzyskania przychodu, jeżeli wyjazd ma związek z prowadzoną działalnością i jest prawidłowo udokumentowany.

Dieta to ekwiwalent pieniężny przeznaczony na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Przedsiębiorcy podczas podróży służbowej własnej i osoby współpracującej nie mogą więc rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu faktycznie poniesionych wydatków z tytułu wyżywienia. Kosztem jest wyłącznie dieta, która stanowi swoisty „ryczałt" (tak wyrok NSA z 29 sierpnia 2008 r., II FSK 812/07; wyrok WSA w Krakowie z 10 czerwca 2008 r., I SA/Kr 492/08; wyrok NSA z 15 września 2005 r., FSK 2176/04). Dotyczy to również osób współpracujących z przedsiębiorcami.

Dowody księgowe

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Szczegółowe zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie). Stosownie do § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt przeprowadzenia operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dowody te muszą zawierać co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, to wystarcza podanie jednej daty,

Autopromocja
Historia Uważam Rze

Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!

ZAMÓW

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dowody te muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

I tak, w myśl § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:

- przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

- w innych przypadkach: przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć m.in. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (zob. § 14 ust. 1 rozpo- rządzenia).

Niezbędne elementy

Stosownie do § 14 ust. 3 rozporządzenia, dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane:

- imię i nazwisko,

- cel podróży,

- nazwę miejscowości docelowej,

- liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),

- stawkę i wartość przysługujących diet.

Uwaga! Podróże służbowe nie mogą być dokumentowane dowodami z zeznań świadków lub przesłuchania stron. Dowody te mogą jedynie służyć wyjaśnieniu poszczególnych elementów stanu faktycznego (por. wyrok NSA z 21 maja 2009 r., II FSK 672/08).

W kolumnie 13

Wartość diet dla właściciela firmy i osób z nim współpracujących (wynikająca z dowodu wewnętrznego) powinna być zaewidencjonowana w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów jako pozostałe wydatki, w odrębnych pozycjach i wynikających z nich kwotach. Jak bowiem wynika z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. Koszty podróży służbowej, w tym również diety właściciela firmy oraz osób z nim współpracujących, wpisuje się do księgi na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, to osoba, która była w podróży służbowej, musi złożyć pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

Autor jest doradcą podatkowym

Nie każda podróż przedsiębiorcy jest podróżą służbową

Diety przysługują wyłącznie przedsiębiorcy i osobie współpracującej odbywającym podróż służbową. Nie każda odbywana przez przedsiębiorcę podróż jest jednak podróżą służbową. Ustawa o PIT nie definiuje podróży służbowej przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących. W tym przypadku nie można się również bezpośrednio (wprost) posłużyć definicją podróży służbowej zawartą w kodeksie pracy, gdyż dotyczy ona pracowników (tak wyrok WSA w Warszawie z 30 kwietnia 2008 r., III SA/Wa 2025/07). Zgodnie z art. 775 § 1 kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróż służbowa przedsiębiorcy to podróż związana z wykonywaniem przez niego działalności gospodarczej, także jeżeli jest stałym elementem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, mogącym wpływać na zwiększenie kosztów utrzymania w stosunku do innych podatników. Nie można jej rozumienia ograniczać tylko do podróży mających charakter incydentalny (tak wyroki: NSA z 29 sierpnia 2008 r., II FSK 812/07; WSA w Warszawie z 30 kwietnia 2008 r., III SA/Wa 2025/07). Podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą można także definiować jako wyjazd w związku ze sprawami prowadzonej firmy, poza miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (tak, wyrok WSA we Wrocławiu z 22 listopada 2006 r., I SA/Wr 811/06).

Kto jest osobą współpracującą

Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia osoby współpracującej. Jest ono zdefiniowane w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych i nią należy się posłużyć (por. wyrok WSA w Bydgoszczy z 24 października 2006 r., I SA/Bd 352/06). I tak, za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność oraz zleceniobiorcami, uważa się: małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności lub wykonywaniu umowy agencyjnej lub umowy zlecenia. Nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego (art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).