Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) podlega co do zasady opodatkowaniu według stawki zero proc. VAT. Prawo do zastosowania tej stawki przysługuje jednak podatnikowi dokonującemu dostaw towarów z Polski na terytorium innego państwa Unii Europejskiej dopiero po spełnieniu warunków przewidzianych w ustawie o VAT. Jednym z tych warunków jest posiadanie dowodów potwierdzających wywóz sprzedanych towarów z terytorium kraju i odebranie ich przez nabywcę w państwie przeznaczenia. Kluczowe jest przy tym, aby dowody te jednoznacznie potwierdzały dostarczenie towarów do innego kraju UE.

Czytaj także: VAT: jak potwierdzić wewnątrzwspólnotową dostawę towarów

Dowody podstawowe i dodatkowe

Przepisy ustawy o VAT wskazują dowody, które łącznie mają potwierdzać dokonanie WDT. Należą do nich:

- dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora),

- specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (art. 42 ust. 3 ustawy o VAT).

Są to tzw. dowody podstawowe. Jeśli jednak nie potwierdzają one jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się w innym kraju UE, to podatnik musi sięgnąć do katalogu dowodów dodatkowych. Jako dodatkowe potwierdzenia mogą posłużyć podatnikowi:

- korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,

- dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów transportu,

- dokumenty potwierdzające zapłatę za towar,

Autopromocja
Subskrybuj nielimitowany dostęp do wiedzy

Unikalna oferta

Tylko 5,90 zł/miesiąc


WYBIERAM

- dokumenty potwierdzające przyjęcie przez nabywcę towarów na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska (art. 42 ust. 11 ustawy o VAT).

Liczy się czas

Pomimo szerokiego katalogu dowodów, uzyskanie niezbędnej dokumentacji potwierdzającej dokonanie WDT nadal przysparza podatnikom wielu problemów, gdyż zgromadzenie wymaganych dowodów musi nastąpić w określonym terminie. Ustawodawca wskazał bowiem, że zastosowanie stawki zero proc. VAT do dokonanych w danym miesiącu WDT jest możliwe, jeżeli podatnik pozyska ww. dowody przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, tj. do 25 dnia następnego miesiąca. Maksymalny czas na zgromadzenie dowodów podatnik ma do 25 dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego w WDT.

Później już tylko korekta

Konsekwencją nieuzyskania w terminie wymaganych dowodów jest obowiązek wykazania WDT ze stawką właściwą dla dostawy tego towaru na terytorium Polski. Późniejsze otrzymanie dokumentów uprawnia wprawdzie podatnika do skorygowania uprzednio wykazanego podatku (art. 42 ust. 12 pkt 2 ustawy o VAT), jednak do momentu zgromadzenia dokumentacji musi on ponieść faktyczny koszt VAT z tytułu tej dostawy.

Uzyskanie odpowiedniej dokumentacji w terminie ma więc zasadnicze znaczenie dla prowadzonej działalności. Niestety dla wielu podatników trzy miesiące na zgromadzenie dowodów to okres zbyt krótki. Zwłaszcza dla podatników, którzy miesięcznie przeprowadzają dużą liczbę WDT. W rezultacie, często tacy podatnicy muszą zastosować dla tych dostaw stawkę krajową do czasu uzyskania dowodów.

Pomogą indywidualne procedury

Rozwiązaniem tego problemu mogą być indywidualnie stworzone procedury potwierdzania WDT, które są coraz częściej akceptowane przez organy podatkowe.

Najczęściej podatnicy wybierają potwierdzenie dostaw w drodze dowodów elektronicznych, ponieważ jest to obecnie bardzo szybki sposób na pozyskanie dowodów.

W praktyce często stosowane są potwierdzenia w formie skanu przesyłane za pośrednictwem poczty e-mail. Przewoźnik, po wykonanym transporcie, przesyła podatnikowi podpisane przez odbiorcę dokumenty transportowe np. CMR w formie skanu za pośrednictwem poczty e-mail. Uzyskanie przez podatnika dokumentów transportowych w tej formie i w taki sposób jest w pełni akceptowane przez organy podatkowe (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14 lutego 2018 r., 0112-KDIL1-3.4012.668.2017.1.IT).

Taka procedura usprawnia wprawdzie i przyspiesza proces gromadzenia dokumentacji, jednak nadal wymaga dodatkowej pracy w postaci zeskanowania dokumentów transportowych przez przewoźników lub nabywcę. W związku z tym, wielu podatników coraz częściej decyduje się stworzyć bardziej zautomatyzowane procedury uzyskiwania potwierdzeń dla wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 12 czerwca 2017 r. (0112-KDIL1-3.4012.127.2017.1.JNA) dyrektor KIS potwierdził stanowisko podatnika, że stosowany przez niego system potwierdzeń pozwala na zastosowanie stawki zero proc. VAT do dokonywanych WDT. Podatnik, oprócz kopii faktury, generuje z systemu logistycznego raporty zawierające odpowiednie oznaczenia dla poszczególnych etapów transportu towaru. Raport generowany jest dla przesyłki oznaczonej indywidualnym kodem kreskowym i w co najmniej jednym z pól wskazuje: czy dotarcie środka transportu zostało odnotowane w systemie „S", czy towary zostały wprowadzone do systemu „M", czy dla danej przesyłki wygenerowany został dokument eP (potwierdzający realizację WDT na rzecz ostatecznych odbiorców) przez przewoźnika. Oznaczenie danego pola pozwala na śledzenie poszczególnych etapów transportu towaru.

Z kolei w interpretacji indywidualnej z 29 września 2017 r. (0114-KDIP1-2.4012.475.2017.1.PC) Dyrektor KIS uznał za prawidłowe stanowisko podatnika potwierdzającego realizowane WDT za pomocą posiadanej specyfikacji towarów oraz wygenerowanego z systemu elektronicznego dokumentu, który zawiera dane identyfikujące nabywcę, towar i dostawę. Dokument ten jest przesyłany do nabywcy drogą mailową – jako link do odpowiedniej strony/zakładki internetowej. Nabywca po jego otworzeniu zostaje przekierowany do widoku elektronicznego dokumentu będącego potwierdzeniem WDT zrealizowanych w danym okresie. Potwierdzenie następuje poprzez zaznaczenie w trybie online przez przedstawiciela nabywcy przycisku „potwierdź". Podatnik otrzymuje drogą internetową dokument wraz z potwierdzeniem dostarczenia wiadomości e-mail do nabywcy.

Każda forma jest dopuszczalna

Organy podatkowe potwierdzają jednoznacznie, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają stosowania stawki zero proc. VAT dla WDT ani od sposobu otrzymania, ani od formy tych dowodów. Tym samym, każda forma dokumentu jest dopuszczalna, np. elektroniczna, skan lub faks, przy założeniu, że zachowana jest autentyczność tych dowodów.

—Magdalena Szczepańska jest doradcą podatkowym, starszym menedżerem w Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA Sp. z o.o.

—Natalia Błażejewska jest konsultantem w Doradztwo Podatkowe WTS&SAJA Sp. z o.o.

podstawa prawna: art. 42 ust. 11 i ust. 12 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 1221 ze zm.)