Opłaty za autostrady i parkingi to inne niezbędne wydatki

Naszym pracownikom odbywającym podróże służbowe (w kraju i za granicą) prywatnymi samochodami osobowymi oprócz zwrotu kosztów przejazdu – na podstawie obowiązującego u nas regulaminu – zwracamy również poniesione przez nich wydatki za przejazdy płatnymi autostradami i za parkingi. Czy zwrot kwot wydatkowanych przez pracownika na te opłaty podlega zwolnieniu z PIT w całości czy do wysokości tzw. kilometrówki jako wydatki związane ze zwrotem kosztów przejazdu prywatnym samochodem pracownika? – pyta czytelniczka.

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu osobowego (motocykla lub motoroweru) na potrzeby działalności pracodawcy jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 1 września 2014 r., ILPB2/415-649/14-2/TR; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 26 maja 2014 r., IBPBII/2/415-319/14/MZa).

Źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta (art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT).

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze i za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).

Przychód ten na warunkach określonych w ustawie o PIT może korzystać ze zwolnienia. Jednym z przypadków, kiedy zwolnienie będzie miało zastosowanie, jest otrzymanie przez pracownika ekwiwalentu pieniężnego za używane przez niego przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będący jego własnością. Należy jednak zaznaczyć, że zasada ta, określona w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, nie dotyczy zwrotu kosztów używania przez pracowników ich prywatnych aut (interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 30 listopada 2007 r., ITPB1/415-375/07/MK).

Do określonej wysokości

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (zob. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT).

Te odrębne przepisy to rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz.167, dalej: rozporządzenie).

Z § 2 rozporządzenia wynika, że z tytułu podróży służbowej, krajowej oraz zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przejazdy z limitem

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca (§ 3 ust. 1 rozporządzenia).

Na wniosek pracownika pracodawca może się zgodzić, aby do przejazdu w podróży krajowej lub podróży zagranicznej pracownik wykorzystał samochód osobowy niebędący własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wtedy zwrot kosztów przejazdu obliczany jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 1414) (zob. § 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia).

Przepisy te to rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.) >patrz ramka.

Przykład

Jan Kowalski, pracownik spółki Omega, pojechał w krajową delegację prywatnym samochodem osobowym (o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc.). Zgodnie z regulaminem pracodawcy spółka Omega zwraca pracownikom odbywającym podróże służbowe własnymi samochodami osobowymi wydatki poniesione przez nich na podróż według iloczynu przejechanych kilometrów (ustalanego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki za jeden kilometr w wysokości określonej przez spółkę. Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. spółka ustaliła ją na poziomie 1,20 zł. Stawka jest zatem korzystniejsza od stosowanych w sferze budżetowej (0,8358 zł).

Ze zwolnienia z podatku dochodowego będzie korzystać jedynie zwrot kosztów przejazdu do wysokości limitu ustalonego poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów i stawek stosowanych dla pracowników sfery budżetowej. Nadwyżka będzie opodatkowana PIT i pracodawca będzie musiał potrącić od niej zaliczkę. Załóżmy, że Jan Kowalski w podróży służbowej przejechał 500 km. Otrzymał zatem tytułem zwrotu 600 zł (500 km x 1,20 zł). Ze zwolnienia z PIT korzystać będzie tylko kwota 417,90 zł (500 km x 0,8358 zł). Nadwyżka (tj. 182,10 zł) będzie opodatkowana PIT i spółka Omega powinna od tej kwoty pobrać zaliczkę na PIT.

Uwaga! Przebieg prywatnego pojazdu pracownika używanego do celów firmowych powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu (>patrz ramka) potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (delegowany pracownik).

Ze zwolnienia z PIT korzysta zatem zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem osobowym pracownika w trakcie podróży służbowej, jak to jest w firmie czytelniczki. Zwolnienie jest limitowane iloczynem przejechanych kilometrów i urzędowych stawek za jeden kilometr przebiegu, czyli tzw. kilometrówką. Nadwyżka ponad tak ustaloną kwotę podlega PIT, a pracodawca musi od niej pobrać zaliczkę na podatek.

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Pozostałe nakłady do akceptacji

Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą muszą być określone lub uznane przez pracodawcę. Z pytania czytelnika wynika, że opłaty za autostrady i parkingi są zwracane delegowanym pracownikom. Stanowią one zatem kategorię należności zwracanych z tytułu podróży służbowej i ich zwrot korzysta ze zwolnienia w całości. Nie są one uwzględniane przy obliczaniu kilometrówki dotyczącej zwrotu kosztów przejazdu prywatnym samochodem pracownika.

Praktyka fiskusa

Organy podatkowe przyjmują, że zwrot pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej – na warunkach wskazanych w rozporządzeniu – kosztów za przejazd płatną autostradą czy opłat parkingowych będzie przychodem tego pracownika w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, jednak zwolnionym z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a usta- wy o PIT (tak interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 lipca 2013 r., ILPB1/415-588/13-3/AP; interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 25 marca 2013 r., IBPBII/1/ 415-1112/12/BJ).

Uwaga! Kwota zwolnienia z tego tytułu nie jest wliczana do kwoty zwolnienia limitowanego, dotyczącego kosztów samego przejazdu. To oznacza, że kwota zwrotu tych wydatków nie powoduje obowiązku opodatkowania. Na zakładzie pracy nie ciąży więc obowiązek pobrania od tych kwot zaliczki na PIT (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 9 czerwca 2014 r., IBPBII/1/415-240/14/BD; interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 9 czerwca 2014 r., IBPBII/1/415-408/14/BD). Dotyczy to omawianych opłat zwracanych pracownikom delegowanym zarówno na terenie kraju, jak i za granicę.

Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 25 czerwca 2014 r. (IBPBII/1/415-247/14/JP), „(...) przychód uzyskany przez pracownika z tytułu zwrotu poniesionych przez niego kosztów podróży służbowej z uwzględnieniem przepisów ww. rozporządzenia korzysta ze wskazanego powyżej zwolnienia od podatku dochodowego. Tym samym należy stwierdzić, że wnioskodawca nie jest zobowiązany do obliczenia i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy z tytułu zwrotu pracownikowi kosztów poniesionych przez niego w podróży służbowej, w szczególności wydatków na opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, na opłaty za postój w strefie płatnego parkowania oraz na opłaty za miejsca parkingowe. (...)".

Przykład

Jan Kowalski, pracownik spółki Omega, zgodnie z regulaminem pracodawcy z tytułu podróży służbowej w kraju prywatnym samochodem osobowym oprócz zwrotu kosztów przejazdu (600 zł) otrzymał zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w trakcie tej podróży na opłaty za przejazdy autostradami i parkowanie pojazdu w łącznej wysokości 98 zł. Do rozliczenia delegacji dołączył potwierdzenia tych opłat. Otrzymany zwrot opłat za przejazdy autostradami i parkowanie korzysta ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT.

Żeby nie dostać po kieszeni

Jak wynika z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, zwrot tych wydatków następuje w udokumentowanej wysokości. Pracownik musi dołączyć do rozliczenia delegacji dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów. W przypadku opisanym w pytaniu będą to bilety, faktury za autostrady i parkingi. Tylko wyjątkowo, jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o poniesionym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Pracownik rozlicza koszty podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (zob. § 5 ust. 1–3 rozporządzenia).

Nie każdy wyjazd

Przepisy ustawy o PIT nie definiują podróży służbowej. Definicję taką znajdujemy natomiast w art. 775 § 1 kodeksu pracy.

Wynika z niego, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Najogólniej rzecz ujmując, podróżą służbową jest zatem każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza miejsce pracy, w terminie i w miejscu wskazanym przez pracodawcę, w celu wykonania zadania służbowego (zob. wyrok SN z 3 grudnia 2009 r., II PK 138/2009; wyrok SN z 20 lutego 2007 r., II PK 165/2006). Z istoty podróży służbowej wynika, że musi być związana z opuszczeniem przez pracownika stałego miejsca pracy (wyrok WSA w Szczecinie z 12 lutego 2009 r., I SA/Sz 629/08).