Posiadam zbiornik na paliwo, z którego pracownicy tankują firmowe samochody. Rozliczam się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na jakiej podstawie powinienem wpisywać do niej koszt paliwa? Czy dokumentem takim będzie faktura zakupu, czy dokumenty z ewidencji zużycia paliwa w dacie ich wystawienia? – pyta czytelnik.

Dowody wewnętrzne mogą być podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów tylko w przypadkach wprost wskazanych w przepisach. W przypadku wystawienia przez sprzedawcę faktury, powinna ona być podstawą zapisów księgowych.

Takie stanowisko potwierdza też odpowiedź Izby Skarbowej w Poznaniu na pytanie podatnika rozliczającego się na podstawie pkpir, stosującego meto- dę memoriałową (interpretacja z 23 marca 2016 r., ILPB1/4511-1-1719/15-2/KF). Przedsiębiorca wybrał tę metodę, aby płynnie przejść z ksiąg rachunkowych na podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Opisał, że prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, zarządzania nieruchomościami, usług myjni samochodowej, sprzątania oraz segregacji odpadów. W firmie wykorzystuje zbiornik na paliwo, który znajduje się w miejscu prowadzonej przez niego działalności. Paliwo kupuje w ilości i czasie uzależnionym od potrzeb zabezpieczenia tankowania firmowych samochodów i urządzeń.

Zgodnie z polityką rachunkowości firmy w czasie prowadzenia ewidencji księgowej na podstawie ksiąg rachunkowych paliwo zakupione hurtowo do zbiornika paliwa nie podlegało odpisaniu w koszty bezpośrednio po jego zakupie, a ujmowanie w koszty uzyskania przychodów następowało na podstawie ewidencji ilościowo-wartościowej według faktycznego miesięcznego zużycia zgodnie z tankowaniem poszczególnych pojazdów i urządzeń. Podatnik prowadził ewidencję umożliwiającą dokładne określenie zużycia paliwa przez poszczególne samochody i urządzenia, stosował metodę FIFO (pierwsze przyszło, pierwsze wyszło).

Od 2015 roku, kiedy rozpoczął prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, kontynuuje prowadzenie ewidencji. Zakup paliwa do zbiornika nie jest ujmowany jako koszt uzyskania przychodu w kol. 13 pkpir w dacie jego zakupu, czyli wystawienia faktury, ale jest ujmowany w księdze jako koszt dopiero w dacie wystawienia wewnętrznego dokumentu sporządzonego na koniec miesiąca według faktycznego miesięcznego rozchodu (zużycia) paliwa zgodnie z prowadzoną szczegółową ewidencją tankowań (przyjmowania paliwa do zbiornika) i zużyć paliwa (rozchodów paliwa ze zbiornika). Podatnik uważał, że postępuje prawidłowo.

Nie zgodziła się z tym jednak izba skarbowa, uznając, że wybór metody memoriałowej nie umożliwia podatnikowi rozliczenia kosztu zakupu paliwa na podstawie dowodu wewnętrznego. Wyjaśniła, że „Wydatki na zakup paliwa do zbiornika nie mają bezpośredniego wpływu na wysokość przychodu z tytułu świadczonych przez wnioskodawcę usług transportowych i (...) potrącalne są w dacie ich poniesienia. Przy czym za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 6b [ustawy o PIT – red.], należy uznać dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia kosztu).".

Organ podatkowy przytoczył § 12 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia pkpir, zgodnie z którym podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, czyli m.in. faktury i inne wskazane przez przepisy dowody. Stwierdził jednoznacznie, że „Wśród dowodów, które mogą stanowić podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie wymieniono wskazanego przez wnioskodawcę w opisie stanu faktycznego wewnętrznego dowodu sporządzonego na podstawie ewidencji zużycia paliwa. (...) Dniem poniesienia kosztów uzyskania przychodów jest dzień wystawienia faktury.".