Od 1 września 2019 r. działa rejestr podatników VAT, tzw. biała lista. Skarbówka chce, aby sprawdzać na niej kontrahentów. A firmy mają z tym problemy.
„Przy każdej fakturze musimy przynajmniej dwa razy sprawdzić, czy sprzedawca i jego rachunek bankowy jest na białej liście” – napisała do nas czytelniczka, księgowa z dużej spółki z o.o. Codziennie ewidencjonuje setki faktur. Wyjaśnia, że pierwsza weryfikacja jest przy księgowaniu zakupów i zlecaniu przelewu, który następnie jest importowany do elektronicznego systemu bankowego. Termin płatności z reguły jest jednak późniejszy, np. za dwa tygodnie. Kontrahenta trzeba więc jeszcze raz sprawdzić w dniu przelania pieniędzy.
Czytaj też: Fiskus uspokaja: biała lista ma pomóc, a nie zaszkodzić
– A co zrobić, jeśli zapłata jest rozbita na kilka części? Za każdym razem mam zaglądać na białą listę? – pyta czytelniczka.
– Takie problemy ma wiele firm, zwłaszcza dużych – mówi Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting. Tłumaczy, że księgowi z reguły robią listę przelewów, która obejmuje też płatności przyszłe. Przygotowuje się je cyklicznie, np. raz w tygodniu. Przelewy są wykonywane w różnych terminach, mogą też zdarzyć się przesunięcia, jeśli na koncie nie ma środków.
– Nie wystarczy więc jednokrotna weryfikacja kontrahenta. Trzeba to zrobić kilka razy – dodaje ekspert.
Dlaczego trzeba sprawdzać kontrahenta na białej liście? Bo inaczej fiskus może uznać, że nie dochowaliśmy należytej staranności w relacjach handlowych i zakwestionować nasze rozliczenia. A od 1 stycznia 2020 r. wpłaty (kwoty powyżej 15 tys. zł) na konto spoza wykazu nie zaliczymy do kosztów PIT/CIT. Kupującemu grozi też solidarna odpowiedzialność za niezapłacony przez sprzedawcę VAT.
Dzień zlecenia przelewu
Zgodnie z regulacjami mówiącymi o zakazie rozliczania kosztów PIT/CIT kontrahent musi być zweryfikowany na „dzień zlecenia przelewu”.
– Przepisy nie wyjaśniają, czy chodzi o dzień, w którym zrobiono listę przelewów i wysłano ją do banku, czy też dzień, na który przypada konkretny termin płatności – mówi Eliza Krzywicka, doradca podatkowy, właścicielka biura rachunkowego. – Intuicyjnie odpowiadam, że ważniejszy jest ten pierwszy moment. Jeśli wtedy dane kontrahenta, w tym numer konta, są na białej liście, to jest duże prawdopodobieństwo, że będą też w dniu realizacji przelewu. Co nie zmienia faktu, że i tak przy każdej fakturze jest więcej pracy – dodaje Eliza Krzywicka.
Unikalna oferta
Tylko 5,90 zł/miesiąc
Księgowi nie wiedzą też, jak w razie kontroli wykazać, że zweryfikowaliśmy kontrahenta. Ministerstwo Finansów radzi wygenerować plik pdf zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu (z wybraną datą) i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować.
– To staroświeckie metody, firmy opracowują własne narzędzia informatyczne, które sporządzają raporty z wizyt na białej liście. Oczywiście to też dodatkowa praca i kolejne wydatki – mówi Cezary Szymaś.
Skarbówka wyjaśnia
25 listopada Ministerstwo Finansów zorganizowało webinarium o białej liście. Wyjaśniło na nim część wątpliwości, m.in. uspokoiło tych, którzy korzystają z kart kredytowych, a także tzw. szybkich płatności internetowych.
– Przepisy o białej liście nie obejmują takich sytuacji. Takie płatności nie wymagają weryfikacji w wykazie – powiedział Zbigniew Makowski, zastępca dyrektora Departamentu VAT w Ministerstwie Finansów. Białej listy nie trzeba sprawdzać także wtedy, gdy mamy do czynienia z zagranicznymi kontrahentami, którzy nie są polskimi podatnikami VAT.
– Nie musimy przymuszać kontrahenta, który nie ma firmowego rachunku (takie nie figurują w wykazie), do jego zakładania. Lepiej zawiadomić urząd, że wpłaciliśmy pieniądze na inne konto – podkreślił w czasie webinarium Leszek Lewandowicz ze Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Opinia dla „Rzeczpospolitej”
