Okręgowa Izba Architektów Rzeczpospolitej Polskiej zwróciła się do starosty powiatowego, by ten udostępnił jej informację publiczną dotyczącą zarchiwizowanych dokumentów budowlanych. Organ zażądał nadesłania dwudziestu trzech kopii decyzji o udzieleniu pozwolenia na budowę, wydanych w 2013 roku oraz dwudziestu czterech stron tytułowych projektów budowlanych, stanowiących załączniki do wniosków o wydanie decyzji dla wszystkich pozwoleń na inwestycje, w których występuje projekt zagospodarowania lub część architektoniczna albo łącznie oba elementy projektu budowlanego. Izbie zależało na przesłaniu informacji pocztą elektroniczną oraz w formie kserokopii na podany przez OIA adres.

Ponad tysiąc złotych za informację

Starosta powołując się na przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz swoje zarządzenie w sprawie ustalenia zasad pobierania odpłatności za wydanie wydruków informacji publicznej, aktów normatywnych i innych aktów prawnych lub dokumentów oraz ich uwierzytelniania, ustalił opłatę za sporządzenie kopii dokumentów lub danych. Określił, że organ za formaty A4 i A3 w ilości prawie pięciuset, jednostronnie i ponad dwustu czterdziestu dwustronnie, ma zapłacić prawie pięćset złotych. Do tego dochodziła również opłata pocztowa, w kwocie sześciu złotych oraz naliczone roboczogodziny urzędników w liczbie czterdziestu trzech co zdaniem starosty dało ponad pięćset złotych.

Razem starosta podliczył żądania OIA na kwotę przekraczającą tysiąc złotych.

Izba, w odpowiedzi, zwróciła się do urzędnika z wezwaniem do usunięcia naruszenia prawa, które polegało na nieuprawnionym żądaniu pokrycia zryczałtowanych kosztów kserokopii stron dokumentu, niezależnie od ich ilości i rzeczywistego kosztu ich wytworzenia, gdy tymczasem koszt winien odzwierciedlać rzeczywiste dodatkowe koszty poniesione przez urząd.

Zarzuciła staroście, że ten zażądał również zwrotu kosztów pracy urzędnika, które w myśl przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej nie stanowią dodatkowych kosztów oraz nie wynikają z zarządzenia starosty. Dla OIA było nie do pomyślenia również sformułowanie wezwania do pokrycia wydatków związanych z przesłaniem informacji publicznej, w sytuacji, gdy koszt doręczania korespondencji organu mieści się w sferze jego zadań własnych.

Sprawa trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku. OIA poza kwestionowaniem opłat, zwróciła również uwagę na formę, jaką przybrało wezwanie starosty. Według niej wydanie postanowienia o opłatach w sytuacji, gdy żaden przepis tego nie wymaga, stanowi naruszenie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz procedury administracyjnej.

Izba wskazała, że informacja o kosztach nie jest decyzją ani postanowieniem, lecz aktem z zakresu administracji publicznej. Od takich aktów nie przysługuje zażalenie, jak twierdził starosta, lecz wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.

Organ wyraził również pogląd, iż zasadą jest nieodpłatność uzyskiwania informacji publicznej, a więc odpłatność musi być wyjątkiem. Jeżeli podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane z udostępnieniem lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, to może on pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Oznacza to, iż każdorazowo i indywidualnie należy ustalać, jakie dodatkowe koszty organ musi ponieść i opłata musi odpowiadać ściśle tym rzeczywiście poniesionym kosztom. Nie można stosować sztywnego taryfikatora i stawek ryczałtowych.

Nie można stosować cenników

1 października 2014 roku WSA podzielił poglądy Izby i uchylił postanowienie starosty.

Sąd stwierdził, iż zasadą udzielania informacji publicznej jest bezpłatny do niej dostęp. Jednakże ustawa o dostępie do informacji publicznej pozwala pobrać od wnioskodawcy opłatę odpowiadającą wysokości kosztów dodatkowych, związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. Koszty, ustalane są każdorazowo w konkretnej sprawie.

WSA dodał, że w orzecznictwie utrwalony jest pogląd, iż wysokość opłaty, pobieranej za dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, ma każdorazowo odpowiadać rzeczywistym poniesionym przez organ kosztom udostępnienia informacji. Koszty te z natury rzeczy mogą być różne przy realizacji konkretnych wniosków o udostępnienie informacji publicznej i w odniesieniu do każdej sprawy winny być indywidualnie, szczegółowo uzasadniane.

Takie uregulowanie kwestii naliczania opłat wyklucza opracowanie jakiegokolwiek sztywnego cennika lub ustanowienie stawek ryczałtowych za udostępnienie informacji publicznej na wniosek

.

Sąd pouczył również starostę, iż ustalenie wysokości opłaty za dostęp do informacji publicznej nie następuje w drodze postanowienia, od którego przysługuje zażalenie, lecz w drodze aktu stwierdzającego obowiązek poniesienia opłaty oraz ustalającego jej wysokość, który kreuje zobowiązanie o charakterze finansowym. Akt ten może być określony przykładowo jako: zarządzenie, zawiadomienie, wezwanie czy informacja (II SA/Ol 869/14).

Wyrok jest nieprawomocny. Przysługuje na niego skarga do Naczelnego Sądu Administracyjnego.