Brak stałych stawek za przesłanie kopii pozwolenia na budowę

Okręgowa Izba Architektów Rzeczpospolitej Polskiej zwróciła się do starosty powiatowego, by ten udostępnił jej informację publiczną dotyczącą zarchiwizowanych dokumentów budowlanych. Organ zażądał nadesłania dwudziestu trzech kopii decyzji o udzieleniu pozwolenia na budowę, wydanych w 2013 roku oraz dwudziestu czterech stron tytułowych projektów budowlanych, stanowiących załączniki do wniosków o wydanie decyzji dla wszystkich pozwoleń na inwestycje, w których występuje projekt zagospodarowania lub część architektoniczna albo łącznie oba elementy projektu budowlanego. Izbie zależało na przesłaniu informacji pocztą elektroniczną oraz w formie kserokopii na podany przez OIA adres.

Ponad tysiąc złotych za informację

Starosta powołując się na przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz swoje zarządzenie w sprawie ustalenia zasad pobierania odpłatności za wydanie wydruków informacji publicznej, aktów normatywnych i innych aktów prawnych lub dokumentów oraz ich uwierzytelniania, ustalił opłatę za sporządzenie kopii dokumentów lub danych. Określił, że organ za formaty A4 i A3 w ilości prawie pięciuset, jednostronnie i ponad dwustu czterdziestu dwustronnie, ma zapłacić prawie pięćset złotych. Do tego dochodziła również opłata pocztowa, w kwocie sześciu złotych oraz naliczone roboczogodziny urzędników w liczbie czterdziestu trzech co zdaniem starosty dało ponad pięćset złotych.

Razem starosta podliczył żądania OIA na kwotę przekraczającą tysiąc złotych.

Izba, w odpowiedzi, zwróciła się do urzędnika z wezwaniem do usunięcia naruszenia prawa, które polegało na nieuprawnionym żądaniu pokrycia zryczałtowanych kosztów kserokopii stron dokumentu, niezależnie od ich ilości i rzeczywistego kosztu ich wytworzenia, gdy tymczasem koszt winien odzwierciedlać rzeczywiste dodatkowe koszty poniesione przez urząd.

Zarzuciła staroście, że ten zażądał również zwrotu kosztów pracy urzędnika, które w myśl przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej nie stanowią dodatkowych kosztów oraz nie wynikają z zarządzenia starosty. Dla OIA było nie do pomyślenia również sformułowanie wezwania do pokrycia wydatków związanych z przesłaniem informacji publicznej, w sytuacji, gdy koszt doręczania korespondencji organu mieści się w sferze jego zadań własnych.

Sprawa trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku. OIA poza kwestionowaniem opłat, zwróciła również uwagę na formę, jaką przybrało wezwanie starosty. Według niej wydanie postanowienia o opłatach w sytuacji, gdy żaden przepis tego nie wymaga, stanowi naruszenie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz procedury administracyjnej.

Izba wskazała, że informacja o kosztach nie jest decyzją ani postanowieniem, lecz aktem z zakresu administracji publicznej. Od takich aktów nie przysługuje zażalenie, jak twierdził starosta, lecz wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.

Organ wyraził również pogląd, iż zasadą jest nieodpłatność uzyskiwania informacji publicznej, a więc odpłatność musi być wyjątkiem. Jeżeli podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane z udostępnieniem lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, to może on pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Oznacza to, iż każdorazowo i indywidualnie należy ustalać, jakie dodatkowe koszty organ musi ponieść i opłata musi odpowiadać ściśle tym rzeczywiście poniesionym kosztom. Nie można stosować sztywnego taryfikatora i stawek ryczałtowych.

Nie można stosować cenników

1 października 2014 roku WSA podzielił poglądy Izby i uchylił postanowienie starosty.

Sąd stwierdził, iż zasadą udzielania informacji publicznej jest bezpłatny do niej dostęp. Jednakże ustawa o dostępie do informacji publicznej pozwala pobrać od wnioskodawcy opłatę odpowiadającą wysokości kosztów dodatkowych, związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku. Koszty, ustalane są każdorazowo w konkretnej sprawie.

WSA dodał, że w orzecznictwie utrwalony jest pogląd, iż wysokość opłaty, pobieranej za dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, ma każdorazowo odpowiadać rzeczywistym poniesionym przez organ kosztom udostępnienia informacji. Koszty te z natury rzeczy mogą być różne przy realizacji konkretnych wniosków o udostępnienie informacji publicznej i w odniesieniu do każdej sprawy winny być indywidualnie, szczegółowo uzasadniane.