Do elektronicznego depozytu notarialnego trafią tylko dokumenty, które można opatrzyć e-podpisem. Mogą to być oświadczenia woli, umowy najmu, sprzedaży, zlecenia, niektóre umowy z bankiem, a nawet e-deklaracje podatkowe. Z depozytu będą mogły skorzystać osoby prywatne, firmy, a także instytucje publiczne.

– Na pewno notariusz nie przyjmie elektronicznego oświadczenia woli spadkodawcy, bo testament musi być podpisany własnoręcznie – tłumaczy Marek Gruchalski, prawnik z Kancelarii Nowakowski i Wspólnicy. Przypomina, że e-dokumentem są wszelkie oświadczenia woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym kwalifikowanym certyfikatem.

[srodtytul]Projekt już jest[/srodtytul]

Ministerstwo Gospodarki chce, by notariusze mogli przyjmować i przechowywać dokumenty elektroniczne. Przewiduje to projekt ustawy o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, który zakłada m.in. nowelizację ustawy – [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=24EC0E60D82AF8BE4DACCC21CDFF54D8?id=287682]Prawo o notariacie[/link]. Trafił on do konsultacji międzyresortowych.

Dziś depozyt notarialny polega na tym, iż notariusz, w związku z dokonywaną w jego kancelarii czynnością, ma prawo przyjąć na przechowanie papiery wartościowe albo pieniądze w walucie polskiej lub obcej w celu wydania ich osobie wskazanej lub jej następcy prawnemu.

[srodtytul]Protokół notarialny [/srodtytul]

Propozycja jest taka, by [b]notariusz spisywał protokół z datą przyjęcia i danymi osoby składającej dokument[/b]. Wskazywałby też, komu i pod jakimi warunkami go wyda.

– Chodzi o to, by do czynności świadczonych przez notariusza dodać przyjmowanie na przechowanie e-dokumentów. Mają być przekazywane do notariusza w formie nośnika – dyskietki, płyty CD/DVD – lub pod e-mailowy adres – tłumaczy Anna Konfino, radca prawny w kancelarii Baker & McKenzie. Zmiana dostosowuje prawo o notariacie do nowych technologii, którymi mogą się posługiwać przedsiębiorcy – w szczególności e-podpisu. Może być zatem korzystna dla firm – uważa radca. – Głównie chodzi o dokumenty w rozumieniu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów wykonujących zadania publiczne. Powinny one stanowić uporządkowane zbiory danych zapisane na informatycznym nośniku. Tylko takie dokumenty będą mogły być przechowywane u notariusza – podkreśla radca. Wystarczy przekazać je na adres poczty elektronicznej rejenta. Po sporządzeniu protokołu przyjmie je do depozytu. Na razie nie wiadomo, jakie mogą być koszty jego usługi.

[srodtytul]Udogodnienie dla firm[/srodtytul]

Notariusze na razie nie chcą się wypowiadać o projekcie, odsyłają do Krajowej Rady Notarialnej. Renata Greszta, członek KRN, tłumaczy:

– Dostaliśmy projekt do zaopiniowania. Dopiero się z nim zapoznajemy.

– Składanie e-dokumentów do notarialnego depozytu będzie udogodnieniem dla firm. Trudno też przecenić korzyści wynikające z mniejszego zużycia papieru. Skuteczność nowelizacji zależy jednak od upowszechniania bezpiecznego e-podpisu – wyjaśnia Gruchalski.

Grzegorz Skowroński, prezes zarządu spółki spedycyjnej Sped Pro, uważa, że kopie e-dokumentów powinny być przechowywane w rejestrze prowadzonym przez upoważniony urząd państwowy.

– W ten sposób nie będzie pokusy ani możliwości dokonania zmiany w dokumencie. Jak nie dziś, to w przyszłości zawsze znajdzie się haker, który niezauważalnie złamie system – wyjaśnia.

[ramka][b]Otylia Trzaskalska-Stroińska,dyrektor departamentu w Ministerstwie Gospodarki [/b] Proponowane zmiany w ustawie – Prawo o notariacie dotyczące elektronicznego depozytu są związane z dereglamentacją, czyli znoszeniem obciążeń administracyjnych przedsiębiorców. Dadzą początek nowoczesnemu przechowywaniu dokumentów przez notariuszy w formie elektronicznej. W praktyce nowelizacja powinna się przyczynić do wprowadzenia do obrotu rozszerzonej i unowocześnionej oferty elektronicznych usług depozytowych świadczonych przez notariuszy. Tworzenie, utrwalanie i przechowywanie e-dokumentów jest znacznie tańsze niż tradycyjne. Zakłada się, że przyjmowanie dokumentów elektronicznych nie będzie obligatoryjne. Ma to być jedynie dodatkowa usługa, o której świadczeniu zadecyduje sam notariusz. [/ramka]

[i]masz pytanie, wyślij e-mail do autora

[mail=j.kowalski@rp.pl]j.kowalski@rp.pl[/mail][/i]