Centralizacja rozliczeń VAT w jednostkach samorządu

Od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje centralizacja rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego (JST). Podstawą tych zmian jest ustawa z 5 września 2016 o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego, tzw. ustawa centralizująca >patrz ramka. Samorządy stanęły przed ogromnym wyzwaniem organizacyjnym. Musiały przeorganizować swoje struktury na nowo i dostosować je w taki sposób, aby konsolidacja rejestrów VAT nastąpiła już w odpowiedniej jednostce, wydziale, referacie odpowiedzialnym za centralne rozliczenie VAT.

Odpowiedzialność burmistrza

Następnym wyzwaniem postawionym przed JST jest odpowiedzialność. Zgodnie z artykułem 4 ustawy centralizującej: „Jednostka samorządu terytorialnego, której jednostki organizacyjne rozliczały się jako odrębni podatnicy, wstępuje z dniem podjęcia rozliczania podatku wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi we wszystkie przewidziane w przepisach dotyczących podatku prawa i obowiązki jednostek organizacyjnych."

Prezydenci, burmistrzowie, marszałkowie ponoszą odpowiedzialność za składane deklaracje, za ich jakość oraz zgodność z przepisami. W dużych miastach czy województwach, przy bardzo złożonych strukturach i przy dużej ilości jednostek organizacyjnych problem odpowiedzialności staje się kluczowy.

Centralizacja rozliczeń spowodowała również relokację zasobów ludzkich. Należałoby przesunąć pracowników do zespołu, który będzie odpowiedzialny za rozliczenie VAT lub nawet zatrudnić nowych pracowników.

Przygotowanie merytoryczne kadr

Następnym wyzwaniem postawionym przed JST jest odpowiednie przygotowanie merytoryczne kadr do nowych zasad. Dotyczy to wspomnianych zespołów ds. VAT oraz pracowników jednostek organizacyjnych. Szczególnie pracownicy jednostek organizacyjnych JST mogą w tym zakresie nie posiadać odpowiednich kompetencji, ponieważ do tej pory nie rozliczano VAT w tych jednostkach.

Centralizacja rozliczeń, to również problem związany z obowiązującymi procedurami, które do tej pory były zindywidualizowane w każdej z jednostek. Teraz należy uspójnić procedury. Przepisy nie regulowały szczegółowych zasad rozliczeń, które były niezbędne w celu realizacji procesu w jednostkach organizacyjnych. Prawo miejscowe nie było dostosowane do płynnego rozliczania podatku VAT.

Przechowywanie dokumentacji, jej szczegółowość to następne problemy, które mogą zaburzyć proces rozliczeń. Źle zorganizowany obieg dokumentów może spowodować utratę płynności tych procesów.

Mając na uwadze wymienione problemy przechodzimy do dwóch kluczowych kwestii, w jaki sposób prowadzić nadzór nad centralizacją rozliczeń w JST i jakich narzędzie informatycznych użyć, aby kontrola przebiegała sprawnie i rzetelnie?

Zmiana procedur

Centralizacja rozliczeń VAT w JST to olbrzymie przedsięwzięcie, porównywalne z organizacją modelu księgowości dużych korporacji. Scentralizowany model organizacyjny to nie nowość w JST. Sprawozdawczość budżetowa czy finansowa funkcjonuje już kilka lat, jednak centralizacja VAT wymusiła w krótkim czasie przygotowanie modelu organizacyjnego zdolnego do przyjęcia szczegółowych rejestrów podatkowych i przygotowanie na ich podstawie jednej deklaracji dla całego samorządu. Kluczowymi czynnikami w zmieniających się warunkach są ludzie, którzy swoim doświadczeniem i wiedzą pomagają rzetelnie i merytorycznie przygotować JST do nowych wyzwań. Odpowiednie zarządzanie kompetencjami i optymalna relokacja zasobów ludzkich przynosi niewymierne korzyści w procesie centralizacyjnym. Fundamentalne znaczenie w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi ma odpowiednie osadzenie kompetencji pracowniczych w przemyślanych i odpowiednio zaprojektowanych procedurach A te, w przypadku VAT są kluczowe.

Będzie to możliwe dzięki nowoczesnym narzędziom informatycznym, które prowadzą użytkowników przez zdefiniowane ścieżki, często pilnując, aby były zgodne z przyjętą strategią centralizacji rozliczeń VAT. Organem narzucającym zasady rozliczeń, co wynika z przejęcia praw i obowiązków jednostek organizacyjnych jest JST. Dlatego kluczowe decyzje są po stronie samorządu, który może kształtować procesy według uznania w granicach obowiązujących przepisów. JST organizując obsługę zespołów ds. rozliczeń nie powinna zapominać o odpowiednich szkoleniach merytorycznych – nie tylko głównego zespołu, ale także jednostek organizacyjnych. Scentralizowane rejestry sprzedaży i zakupu mogą być rzetelne i poprawne merytorycznie tylko w przypadku odpowiedniego przygotowania jednostek organizacyjnych do ich sporządzania. Szkolenia oraz odpowiednia opieka merytoryczna podczas przygotowywania danych do deklaracji cząstkowych może być pierwszym krokiem do sukcesu.

Narzędzia informatyczne

Omówione problemy i wyzwania można rozwiązać za pomocą nowoczesnych narzędzi informatycznych. Aby osiągnąć sukces należy dobrze przygotować model organizacyjny, optymalizować zarządzanie zasobami ludzkimi, zaprojektować procedury oraz przeszkolić pracowników. Jednak bez odpowiednich narzędzi informatycznych energia włożona w wymienione działania nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Podstawowym narzędziem informatycznym powinien być portal w którym jednostki mogą złożyć rejestry. Szeroki wybór źródeł danych lub możliwości ich wprowadzenia powinien być wyznacznikiem efektywności takich narzędzi. Import plików JPK_VAT, rejestrów sprzedaży i zakupu, czy możliwość prowadzenia rejestrów przez mniejsze jednostki bezpośrednio w portalu, to kluczowe funkcjonalności nowoczesnych centralnych systemów informatycznych. Idealnym rozwiązaniem umożlwiającym bezbolesne przeprowadzenie centralizacji rozliczeń VAT jest wdrożenie jednolitego systemu miejskiego obejmującego wiele dziedzin JST, w szczególności obszaru księgowego w którym cały samorząd korzysta z centralnego rejestru sprzedaży i zakupu.

Wspólne dla całego JST oprogramowanie księgowe eliminuje wiele problemów, które zostały poruszone w niniejszym artykule, a organizacja wspólnych procedur czy kontrola rozliczeń jest kwestią odpowiedniej parametryzacji systemu informatycznego. Proste oprogramowanie jak również złożone systemy miejskie umożliwiają optymalną organizację obiegu dokumentów w JST. Kontrola i monitorowanie procesów w dowolnym momencie to główny czynnik, który determinuje poniesienie kosztów wdrożenia, szczególnie ważny dla osób bezpośrednio odpowiedzialnych za poprawne rozliczenie podatku VAT w JST. Jedną z zalet wdrożenia nowoczesnych narzędzi jest skierowanie ich do wszystkich jednostek organizacyjnych i dostarczenie im narzędzi do prowadzenia rejestrów w systemie komputerowym (wszystkie jednostki będą zobligowane do takiej formy od 1 stycznia 2018).

Daniel Szulc, kierownik Biura Rozwoju i Wdrożeń Obszaru Administracji Terenowej, Asseco Data Systems SA

podstawa prawna: Ustawa z 5 września 2016 o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (DzU poz. 1454)

Jak zmieniały się przepisy

Zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) z 29 września 2015 roku państwo polskie zostało zobligowane do przeprowadzania poważnej reformy obowiązujących przepisów dotyczących podatku od towarów i usług. Wyrok TSUE był bezpośrednim skutkiem wniosku o wydanie orzeczenia złożonego przez Naczelny Sąd Administracyjny. Zasadnicza teza wyroku TSUE brzmi: „Artykuł 9 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej należy interpretować w ten sposób, że podmioty prawa publicznego, takie jak gminne jednostki budżetowe będące przedmiotem postępowania głównego, nie mogą być uznane za podatników podatku od wartości dodanej, ponieważ nie spełniają kryterium samodzielności przewidzianego w tym przepisie."

Wyrok zmienił całkowicie charakter prawny jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego. Dotychczas funkcjonowały one jako osobne byty, teraz stanęły przed ogromnym wyzwaniem jakim jest centralizacja rozliczeń oraz przeniesienie obowiązków z tym związanych na jednostkę samorządu terytorialnego.