Przetargi publiczne obowiązkowo on-line

18 października 2018 r. wchodzi w życie kolejny etap elektronizacji zamówień publicznych. Dotyczy on zamówień o wyższej wartości, powyżej tzw. kwot progowych.

Publikacja: 09.10.2018 07:00

Przetargi publiczne obowiązkowo on-line

Foto: Adobe Stock

Decyzja Unii Europejskiej o zastosowaniu rozwiązań komunikacji elektronicznej w obszarze do tej pory sformalizowanego obszaru zamówień publicznych podyktowana była chęcią ujednolicenia tego rynku i zwiększeniu konkurencyjności poprzez łatwiejsze składanie ofert w innych krajach członkowskich. Jest też przejawem wszechobecnego trendu paperless, czyli dążenia do eliminacji papierowej dokumentacji w celu usprawnienia procesów i ograniczania kosztów. Elektronizacja dotknęła tym razem dosyć sformalizowany obszar zamówień publicznych. Jakie narzędzia potrzebne są do tego, aby czynności realizowane zdalnie miały pełną moc prawną i dowodową?

JEDZ z kwalifikowanym podpisem

Elektronizacja przetargów polega na całkowitym odejściu od pisemnej formy komunikacji między zamawiającym, a wykonawcą, na rzecz komunikacji elektronicznej. Do tego, aby dokument elektroniczny miał moc prawną równą papierowej, musi być jednak opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Od 18 października formę elektroniczną będą miały zamówienia publiczne o wartości powyżej kwot progowych, właściwych dla danego rodzaju zamówienia, określonych w artykule 4 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE.

Pierwsze zwiastuny rewolucji w Prawie zamówień publicznych pojawiły się w kwietniu 2017 r., wraz z obowiązkiem korzystania ze środków elektronicznych przy kontaktach centralnego zamawiającego z wykonawcą. Dyrektywa 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych z 26 lutego 2014 r. wprowadziła instrument prawny w postaci jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia – tzw. JEDZ. Jego celem było zredukowanie liczby formalnych obowiązków koniecznych do spełnienia w zamówieniach publicznych poprzez ograniczenie potrzebnej do zgromadzenia dokumentacji na rzecz oświadczenia wykonawcy zamówienia. Dokument JEDZ stanowi wstępną weryfikację kryteriów postawionych przez zamawiającego i jest wymagany przy postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość przekracza próg UE.

Do 18 kwietnia 2018 r. dokument JEDZ można było złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, jednak począwszy od tej daty może on zostać złożony tylko w formie elektronicznej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności postępowania.

18 października 2018 r. w życie wchodzi kolejny etap elektronizacji zamówień publicznych. Według pierwotnych założeń miał on polegać na pełnej elektronizacji zamówień, obejmując sporządzanie ofert przez wykonawców wyłącznie w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz przesyłanie ich przy użyciu systemu teleinformatycznego. Elektronizacja zamówień publicznych oznacza więc zarówno formę i sposób zabezpieczenia dokumentu, jak również sposób przekazywania go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Elektroniczna korespondencja

W zakresie postępowań o wartości mniejszej od progów unijnych termin rozpoczęcia obowiązywania elektronizacji zamówień przesunięto jednak na 1 stycznia 2020 r., kiedy powstanie centralna Platforma obsługująca wszystkie publiczne zamówienia. Do czasu jej uruchomienia, do prowadzenia elektronicznej komunikacji między zamawiającymi a wykonawcami będą służyły inne komercyjne narzędzia, które po uruchomieniu Platformy e-zamówienia, mają być z nią zintegrowane. Jakie obowiązki leżą zatem po stronie jednostek samorządowych wraz z nowymi przepisami? Korespondencja, jaką będą prowadziły z wykonawcami zamówień powyżej progu unijnego będzie prowadzona wyłącznie w sposób elektroniczny.

Oznacza to więc konieczność zarówno opatrywania wysyłanych dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym jak i ich przyjmowania w ramach różnych platform tj. zarówno w ramach planowanego przejściowego rozwiązania „miniportalu" jak i dostępnych platform komercyjnych, które spełniają niezbędne wymagania prawne jak i większość wymagań zamawiających.

Samorządy powinny w związku z tym po pierwsze wybrać platformę, która zapewni niezbędne narzędzia technologiczne, a po drugie zaopatrzyć się kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwiający komunikację elektroniczną z wykonawcami.

Szyfrowanie dokumentu

W ramach zagadnień związanych z elektronizacją zamówień publicznych jedną z istotnych kwestii jest zapewnienie wymogu poufności składanych ofert, czy wniosków w taki sposób, aby ich treść możliwa była dopiero w terminie wyznaczonym na ich otwarcie i tylko przez upoważnione osoby. Funkcjonalność taką zapewnia szyfrowanie dokumentu, która powinna być elementem każdej platformy czy portalu służącego do realizacji procesu zamówienia publicznego.

Jednym z wariantów realizacji takiej funkcjonalności jest podejście z wykorzystaniem tzw. szyfrowania asymetrycznego. W tym celu każdy upoważniony przedstawiciel (członek komisji przetargowej) zamawiającego ma własną parę kluczy, z których klucz prywatny (służący do odszyfrowywania) jest pod wyłączną kontrolą osoby upoważnionej, a klucz publiczny (służący do szyfrowania) jest atrybutem użytkownika na platformie obsługującej proces ofertowania. Każdy e-dokument złożony na platformie jest wówczas szyfrowany kluczem publicznym osoby upoważnionej po stronie zamawiającego.

Platforma udostępni zaszyfrowany dokument dopiero, gdy minie czas składania ofert. Wtedy osoba upoważniona po stronie zamawiającego korzysta ze swojego klucza prywatnego w celu odszyfrowania przechowywanych na platformie dokumentów. Dzięki temu oferent może mieć pewność, że nawet osoba upoważniona po stronie zamawiającego nie będzie mogła zapoznać się z dokumentami przed wyznaczonym terminem (platforma nie pozwoli na dostęp do pliku), a jednocześnie zamawiający ma gwarancję, że nikt nieupoważniony nie zapozna się z e-dokumentami, ponieważ są one zaszyfrowane i tylko osoba upoważniona ma klucz, którym dokumenty można odszyfrować.

Czym jest podpis elektroniczny?

To własny, osobiście złożony przy wykorzystaniu specyficznych środków technicznych podpis funkcjonujący w cyfrowym świecie. Na mocy Rozporządzenia UE 910/2014 tzw. eIDAS ma on taką samą ważność jak unikalny, własnoręczny podpis. Posiada identyczną moc prawną, tzn. może być stosowany do podpisywania i nadawania mocy prawnej dokumentom wszelkiego rodzaju, które występują w wersji elektronicznej. Podobnie jak podpis własnoręczny, jest ściśle powiązany z podpisywaną treścią i przypisany do konkretnej osoby fizycznej, która ten podpis złożyła. Sprawdzenie (weryfikację) autentyczności podpisu elektronicznego, w tym identyfikację podpisującego, zapewnia nam certyfikat. Na podstawie certyfikatu można ustalić:

- kto jest nadawcą (niezaprzeczalność pochodzenia), a także

- czy treść informacji nie została zmieniona w trakcie transmisji danych, w okresie przechowywania lub w wyniku celowej manipulacji.

Rozwiązania służące zarówno do składania, jak i weryfikacji (walidacji) podpisów elektronicznych wydawane są przez powszechne centra certyfikacji, które w tym celu dokonują weryfikacji tożsamości osoby chcącej stosować e-podpis.

Decyzja Unii Europejskiej o zastosowaniu rozwiązań komunikacji elektronicznej w obszarze do tej pory sformalizowanego obszaru zamówień publicznych podyktowana była chęcią ujednolicenia tego rynku i zwiększeniu konkurencyjności poprzez łatwiejsze składanie ofert w innych krajach członkowskich. Jest też przejawem wszechobecnego trendu paperless, czyli dążenia do eliminacji papierowej dokumentacji w celu usprawnienia procesów i ograniczania kosztów. Elektronizacja dotknęła tym razem dosyć sformalizowany obszar zamówień publicznych. Jakie narzędzia potrzebne są do tego, aby czynności realizowane zdalnie miały pełną moc prawną i dowodową?

Pozostało 91% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Konsumenci
Sąd Najwyższy orzekł w sprawie frankowiczów. Eksperci komentują
Prawo dla Ciebie
TSUE nakłada karę na Polskę. Nie pomogły argumenty o uchodźcach z Ukrainy
Praca, Emerytury i renty
Niepokojące zjawisko w Polsce: renciści coraz młodsi
Prawo karne
CBA zatrzymało znanego adwokata. Za rządów PiS reprezentował Polskę
Aplikacje i egzaminy
Postulski: Nigdy nie zrezygnowałem z bycia dyrektorem KSSiP