Decyzja Unii Europejskiej o zastosowaniu rozwiązań komunikacji elektronicznej w obszarze do tej pory sformalizowanego obszaru zamówień publicznych podyktowana była chęcią ujednolicenia tego rynku i zwiększeniu konkurencyjności poprzez łatwiejsze składanie ofert w innych krajach członkowskich. Jest też przejawem wszechobecnego trendu paperless, czyli dążenia do eliminacji papierowej dokumentacji w celu usprawnienia procesów i ograniczania kosztów. Elektronizacja dotknęła tym razem dosyć sformalizowany obszar zamówień publicznych. Jakie narzędzia potrzebne są do tego, aby czynności realizowane zdalnie miały pełną moc prawną i dowodową?
JEDZ z kwalifikowanym podpisem
Elektronizacja przetargów polega na całkowitym odejściu od pisemnej formy komunikacji między zamawiającym, a wykonawcą, na rzecz komunikacji elektronicznej. Do tego, aby dokument elektroniczny miał moc prawną równą papierowej, musi być jednak opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Od 18 października formę elektroniczną będą miały zamówienia publiczne o wartości powyżej kwot progowych, właściwych dla danego rodzaju zamówienia, określonych w artykule 4 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE.
Pierwsze zwiastuny rewolucji w Prawie zamówień publicznych pojawiły się w kwietniu 2017 r., wraz z obowiązkiem korzystania ze środków elektronicznych przy kontaktach centralnego zamawiającego z wykonawcą. Dyrektywa 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych z 26 lutego 2014 r. wprowadziła instrument prawny w postaci jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia – tzw. JEDZ. Jego celem było zredukowanie liczby formalnych obowiązków koniecznych do spełnienia w zamówieniach publicznych poprzez ograniczenie potrzebnej do zgromadzenia dokumentacji na rzecz oświadczenia wykonawcy zamówienia. Dokument JEDZ stanowi wstępną weryfikację kryteriów postawionych przez zamawiającego i jest wymagany przy postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość przekracza próg UE.
Do 18 kwietnia 2018 r. dokument JEDZ można było złożyć zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, jednak począwszy od tej daty może on zostać złożony tylko w formie elektronicznej, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności postępowania.
18 października 2018 r. w życie wchodzi kolejny etap elektronizacji zamówień publicznych. Według pierwotnych założeń miał on polegać na pełnej elektronizacji zamówień, obejmując sporządzanie ofert przez wykonawców wyłącznie w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz przesyłanie ich przy użyciu systemu teleinformatycznego. Elektronizacja zamówień publicznych oznacza więc zarówno formę i sposób zabezpieczenia dokumentu, jak również sposób przekazywania go za pomocą środków komunikacji elektronicznej.