Udokumentowanie prób dostarczenia korekty VAT

Wyjątek od reguły

Jakie warunki trzeba spełnić, aby można było obniżyć kwotę podatku należnego wynikającego z faktury, w stosunku do której podatnik nie dysponuje potwierdzeniem odbioru faktury korygującej, ale podjął udokumentowane próby jej doręczenia?

Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Wynika to z art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT.

Ustawodawca dopuszcza nieposiadanie przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, gdy łącznie zostaną spełnione dwa warunki:

- podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej,

- z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynika, że nabywca lub usługobiorca wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej (por. interpretację Izby Skarbowej w Łodzi z 29 czerwca 2015 r., IPTPP2/4512-165/15-8/PRP; interpretację Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2015 r., IPPP2/4512-326/15-2/RR; interpretację Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 14 marca 2014 r., ITPP2/443-1433/13/RS).

Uwaga! Jeżeli podatnik-sprzedawca nie może udowodnić, że odbiorca usługi/towaru wie o zrealizowaniu transakcji na warunkach wynikających z faktury korygującej, to bez posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie ma prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego na podstawie art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT. Gdy mimo udokumentowanej próby doręczenia faktur korygujących in minus nie można uzyskać potwierdzenia ich odbioru ani udowodnić, że odbiorca usługi wie o zrealizowanej transakcji wynikającej z faktur korygujących (np. wyjazd nabywcy z kraju bądź jego zgon), to organy podatkowe przyjmują, że podatnik (sprzedawca) nie ma prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego (por. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 21 stycznia 2015 r., IBPP2/443-1046/14/KO).

Gdy kontrahent wyjedzie za granicę

Czy w przypadku śmierci lub wyjazdu za granicę kontrahenta-osoby fizycznej możliwe jest obniżenie przez sprzedawcę podatku należnego z wystawionej faktury korygującej bez posiadania potwierdzenia jej odbioru, na podstawie art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT?

Jeśli np. z uwagi na wyjazd podatnika (osoby fizycznej) za granicę lub jego zgon sprzedawca nie jest w stanie udowodnić, że odbiorca usługi wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej, to bez posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej nie ma on prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego na podstawie art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT (zob. interpretację Izby Skarbowej w Katowicach z 21 stycznia 2015 r., IBPP2/443-1046/14/KO).

W której deklaracji

Kiedy należy obniżyć podatek należny w sytuacji, gdy podatnik podjął udokumentowane próby doręczenia faktury korygującej, a kontrahent ma wiedzę o warunkach, na jakich transakcja została zrealizowana?

W przypadku, o którym mowa w art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, obniżenie podstawy opodatkowania następuje nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione przesłanki określone w tym przepisie, czyli:

- podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej,

- z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynika, że nabywca lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej (art. 29a ust. 16 ustawy o VAT).

Przykład

Spółka ABC składa deklaracje VAT-7. W lipcu 2015 r. spółka sprzedała towary firmie Jana Kowalskiego i wystawiła fakturę potwierdzającą tę dostawę. Nabywca zapłacił za towar w sierpniu 2015 r. 30 października 2015 r. strony podpisały protokół zwrotu towarów. Na początku listopada 2015 r. spółka ABC wystawiła fakturę korygującą z tytułu zwrotu towarów i wysłała ją listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres siedziby firmy Jana Kowalskiego. Korespondencja wróciła z urzędu pocztowego z adnotacją „zwrot – nie podjęto w terminie".

Zgodnie z wewnętrznymi procedurami spółka ABC sprawdziła w CEIDG, czy kontrahent nie zmienił siedziby, i ponownie wysłała fakturę na adres wskazany w tej ewidencji (kontrahent nie zmienił siedziby). List polecony wrócił do spółki 22 stycznia 2016 r. z adnotacją „zwrot – nie podjęto w terminie".

Datę zwrotnego otrzymania przesyłki potwierdza prowadzona przez spółkę ABC księga wpływu korespondencji. Spółka może pomniejszyć podatek należny na podstawie art. 29a ust. 16 w zw. z ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT w deklaracji VAT-7 za styczeń 2016 r., kiedy to zostały spełnione oba warunki, tj.:

- sprzedawca podjął udokumentowane próby doręczenia faktury korygującej, ale mimo to nie uzyskał potwierdzenia jej odbioru – otrzymanie drugiej przesyłki zawierającej korektę faktury 22 stycznia 2016 r. wypełnia ten warunek;

- z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca lub usługobiorca wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej – skoro kontrahenci podpisali protokół zwrotu towarów z 30 października 2016 r., to logiczny jest wniosek, iż nabywca wie o tym, że należy mu się zwrot zapłaconej kwoty.

Data wpływu żółtej zwrotki

Jeżeli posiadam potwierdzenie odbioru faktury korygującej (np. żółtą zwrotkę), to za który miesiąc powinienem obniżyć kwoty podatku należnego w deklaracji VAT-7? Czy ważna jest data faktury czy data wpływu zwrotki?

Jak wynika z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługobiorcę faktury korygującej po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Warunkiem obniżenia przez sprzedawcę kwoty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego na podstawie wystawionej faktury korygującej jest posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę (z pewnymi wyjątkami niemającymi zastosowania w analizowanej sprawie). Oznacza to, że faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, a nabywca musi potwierdzić jej otrzymanie, aby wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z jej wystawieniem. Dopiero posiadanie takiego potwierdzenia uprawnia sprzedawcę do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego. Powinien to zrobić w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, jeżeli potwierdzenie wpłynie przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, np. miesiąc.

Przykład

Spółka ABC składa deklaracje VAT-7. 8 stycznia 2016 r. spółka wystawiła fakturę korygującą in minus z tytułu zwrotu towarów, a nabywca ją otrzymał:

wariant I:

15 stycznia 2016 r.

spółka ABC pomniejszy podstawę opodatkowania i podatku należnego w deklaracji VAT-7 za styczeń 2016 r., jeżeli posiada potwierdzenie odbioru (np. żółtą zwrotkę) przed złożeniem deklaracji VAT-7 za styczeń 2016 r.;

wariant II:

1 lutego 2016 r.

spółka ABC pomniejszy podstawę opodatkowania i podatek należny w deklaracji VAT-7 za luty 2016 r., jeżeli posiada potwierdzenie odbioru (np. żółtą zwrotkę) przed złożeniem deklaracji VAT-7 za luty 2016 r.

Uzyskanie przez podatnika-sprzedawcę potwierdzenia po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia go do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyska.

Przykład

Załóżmy, że w wariancie I poprzedniego przykładu spółka ABC otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej już po złożeniu deklaracji VAT-7 za styczeń 2016 r., np.:

- 29 lutego 2016 r. – podstawę opodatkowania i podatek należny spółka może pomniejszyć w deklaracji VAT-7 za luty 2016 r.;

- 1 marca 2016 r. – podstawę opodatkowania i podatek należny spółka może pomniejszyć w deklaracji VAT-7 za marzec 2016 r.

Zaprezentowany pogląd podzielają organy podatkowe, np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 26 marca 2014 r. (IPPP3/443-178/14-2/MKw).