Jak księgować wydatki płacone firmowymi kartami

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy są uzupełniającymi się elementami systemu płatniczego. Z różnych przyczyn podmioty gospodarcze zaczęły w ciągu ostatnich kilkunastu lat odchodzić od płatności gotówkowych w obrocie gospodarczym na rzecz rozliczeń bezgotówkowych. Wiele firm, oprócz prowadzenia rachunków bankowych do realizacji różnych celów biznesowych oraz korzystania ze środków płatniczych w fizycznej postaci (kasa), rozlicza się za pomocą innych, bezgotówkowych środków płatniczych, takich jak karty płatnicze. Warto przypomnieć, jak księgować związane z nimi operacje gospodarcze oraz jak prezentować je w sprawozdaniu finansowym.

Ogólne definicje zawarte w art. 2 ustawy o usługach płatniczych mówią, że karta płatnicza to karta uprawniająca do wypłaty gotówki lub umożliwiająca złożenie zlecenia płatniczego za pośrednictwem akceptanta lub agenta rozliczeniowego, akceptowana? przez akceptanta w celu otrzymania przez niego należnych mu s?rodko?w. Akceptant to z kolei odbiorca inny niż konsument, na rzecz kto?rego agent rozliczeniowy s?wiadczy usługę płatnicza?, a agent rozliczeniowy jest opisany jako dostawca prowadza?cy działalność w zakresie s?wiadczenia usługi płatniczej. Usługa płatnicza polega na umożliwianiu wykonania transakcji płatniczych, zainicjowanych przez akceptanta lub za jego pośrednictwem, instrumentem płatniczym płatnika, a w szczególności– na obsłudze autoryzacji, przesyłaniu do wydawcy karty płatniczej lub systemów płatności zleceń płatniczych płatnika lub akceptanta, maja?cych na celu przekazanie akceptantowi należnych mu s?rodko?w.

Karta płatnicza pozwala zwykle na dokonywanie bezgotówkowych płatności za nabyte towary oraz usługi, a także wypłaty w bankomatach. W obrocie gospodarczym najpopularniejsze wydają się być karty debetowe oraz kredytowe:

? Karty debetowe to karty wydawane do rachunku bankowego, które obciążają konto na kwotę transakcji już w momencie jej wykonywania. Kwota transakcji nie może zasadniczo przekroczyć stanu konta bankowego, ale w praktyce możliwe jest otworzenia przez bank salda debetowego, czyli zrobienie tzw. debetu. Dlatego dany podmiot gospodarczy, wydając tego rodzaju karty swoim pracownikom, powinien zwrócić uwagę, aby nie dawać takiej możliwości osobom posługującym się kartą debetową.

>Prezentacja debetu na koncie

Otwarcie salda debetowego w rachunku bieżącym przez instytucję finansową wymaga szczególnego ujęcia w księgach rachunkowych, ponieważ powstaje ujemne saldo na koncie rachunku bieżącego. Oznacza to, że konto księgowe będzie wykazywać saldo kredytowe, które na dzień bilansowy wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji B. III. 3 a „Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek - kredyty i pożyczki", jeżeli jednostka sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości. ?

- Karty kredytowe to karty związane z przyznaniem przez ich wydawcę limitu kredytowego. Oznacza to, że wydawca udziela kredytu posiadaczowi karty, a za przeprowadzone transakcje klient płaci z opóźnieniem po otrzymaniu zestawienia transakcji wykonanych kartą. Najczęściej instytucja finansowa wydająca kartę szacuje zdolność kredytową klienta i przyznaje limit kredytu, który jest odnawialny w cyklu miesięcznym. Zdarza się także, że wydawca karty wymaga złożenia przez firmę pieniężnego depozytu celem zabezpieczenia spłaty zobowiązań zaciągniętych za pośrednictwem karty kredytowej.

Przedsiębiorca nie dysponuje depozytem

Pieniężny depozyt złożony przez jednostkę celem zabezpieczenia spłaty zobowiązań z tytułu karty kredytowej to środki pieniężne należące do przedsiębiorcy, którymi – pomimo że są one w jego posiadaniu – nie może jednak swobodnie dysponować. Zasadne wydaje się następujące ujęcie księgowe przesuniętych na oddzielne konto czy subkonto środków finansowych w związku z zawartą umową na karty kredytowe:

Wn „Inne rachunki bankowe";

Ma „Rachunek bieżący".

Jeżeli jednostka sporządza bilans według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, to takie środki pieniężne złożone w formie osobnego depozytu można zaprezentować w aktywach w pozycji B.III.1c „Krótkoterminowe aktywa finansowe – inne środki pieniężne". ?

Kasa to dodatkowe obowiązki

Karty płatnicze dla pracowników to rozwiązanie wygodne dla jednostki, jeśli dokonują oni wielu operacji gospodarczych, które trudno przewidzieć z pewnym wyprzedzeniem i opłacić przelewem bankowym – na przykład dużo podróżują służbowo, odbywają wiele spotkań o służbowym charakterze z kontrahentami itp. Umożliwiają rezygnację z utrzymywania fizycznej kasy, w tym szczególnie prowadzenia jej w wielu walutach, jeżeli podróże służbowe oraz spotkania biznesowe odbywają się także za granicą. Poza tym art. 26 ustawy o rachunkowości (uor) wymaga, aby na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzić inwentaryzację aktywów pieniężnych zgromadzonych w kasie drogą spisu z natury. Inwentaryzacja środków pieniężnych metodą spisu z natury polega na ustaleniu rzeczywistego stanu przez ich policzenie i porównanie ze stanem księgowym, a następnie ustaleniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu różnic między stanem księgowym (wynikającym z raportu kasowego) a stanem rzeczywistym. W praktyce polega ona na fizycznym policzeniu banknotów i monet oraz weksli, czeków itp. zgromadzonych w kasie jednostki. Spis z natury gotówki oraz innych walorów (czeki, weksle) znajdujących się w kasie przeprowadza zespół spisowy, powołany w jednostce, w obecności osoby, której powierzono odpowiedzialność za kasę (czyli kasjera). Taka osoba odpowiada materialnie za stan gotówki oraz prawidłowe funkcjonowanie kasy, a także inne powierzone mienie i w związku z tym nie może być członkiem zespołu spisowego przeprowadzającego inwentaryzację środków pieniężnych. W przypadku wystąpienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem gotówki a stanem księgowym, osoba materialnie odpowiedzialna (kasjer) jest zobowiązana do ich wyjaśnienia. Przeprowadzenie inwentaryzacji kasy należy potwierdzić protokołem. Firmy, które przeprowadzają wiele operacji kasowych i wykazują znaczący obrót gotówki, zwykle przeprowadzają inwentaryzację kasy częściej niż na koniec roku obrotowego. Działanie takie to zwykle element wewnętrznych procedur kontrolnych, które mają na celu sprawdzenie, czy stan środków pieniężnych w kasie jest prawidłowy oraz czy osoba materialnie odpowiedzialna wywiązuje się ze swoich obowiązków we właściwy sposób. Można zatem stwierdzić, że rezygnacja z gotówki w kasie na rzecz bezgotówkowych rozliczeń na pośrednictwem firmowych kart płatniczych to oszczędność czasu i zasobów kadrowych danej jednostki. Wymaga jednak otwarcia odpowiednich kont w systemie księgowym i prowadzenia na nich właściwych rozliczeń.

Poprzez rozrachunki

W zależności od tego, kto posługuje się firmową kartą debetową, rozliczenie przeprowadzonych z jej użyciem transakcji można prowadzić na koncie „Pozostałe rozrachunki" dla właścicieli lub wspólników, lub na koncie „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" w przypadku płatności dokonywanych przez pracowników. Warto utworzyć odpowiednie analityki do używanych kont dla rozrachunków z tytułu płatności kartami zarówno dla wspólników (właścicieli), jak i pracowników, w podziale na konkretne karty, aby uniknąć „pomieszania" tych operacji z innymi oraz wygodnego ustalenia salda rozliczeń z każdą osobą.

Kartą płatniczą płaci się przede wszystkim za nabywane dobra i usługi oraz wypłaca gotówkę z bankomatu. Typowe operacje związane z kartami debetowymi mogą być księgowane w następujący sposób (w zależności od przyjętej przez daną jednostkę procedury rozliczeń kart oraz stosowanego planu kont):

Zapłata za fakturę VAT:

- faktura VAT (lub inny dokument zakupu):

Ma „Rozrachunki z dostawcami",

Wn „VAT naliczony",

Wn różne konta, w zależności od charakteru zakupu,

? przeksięgowanie na konto rozrachunków z tytułu kart płatniczych:

Wn „Rozrachunki z dostawcami",

Ma „Pozostałe rozrachunki" lub „Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

- ujęcie płatności kartą debetową na rachunku bankowym przed dostarczeniem rozliczeń przez jej posiadacza:

Wn „Pozostałe rozrachunki" lub „Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

Ma konto „Rachunek bieżący".

- Wypłata gotówki z bankomatu:

- obciążenie rachunku bankowego:

Ma „Rachunek bieżący",

Wn „Środki pieniężne w drodze" albo „Pozostałe rozrachunki" lub „Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- wpłata gotówki przez pracownika do kasy na podstawie dokumenty KP (kasa przyjmie)

Ma „Środki pieniężne w drodze" albo „Pozostałe rozrachunki" lub „Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

Wn „Kasa".

Warto podkreślić, że nabywane przy użyciu karty płatniczej towary i usługi są już opłacone. Można zatem pominąć księgowanie na koncie „Rozrachunki z dostawcami" i zrezygnować z dodatkowego zapisu przeksięgowującego na konto „Pozostałe rozrachunki" lub „Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Działanie takie pełni jednak funkcję kontrolną – ułatwia ustalenie salda z kontrahentem i może mieć wpływ na wykazanie prawidłowych danych w rejestrze VAT. Analogicznie, jednostka tworząc procedurę rozliczania służbowych kart płatniczych powinna ustalić, z jakiego konta korzysta przy ewidencji wypłaty gotówki z bankomatu.

Pomocne procedury

Jeżeli firma wydaje swoim wspólnikom lub pracownikom karty kredytowe, służby księgowo-finansowe powinny przemyśleć i określić sposób ewidencji związanych z nimi transakcji. Tak jak w przypadku kart debetowych warto założyć szczegółową analitykę do kont dotyczących pozostałych rozrachunków czy pozostałych rozrachunków z pracownikami, z uwzględnieniem nazwisk osób z tych kart korzystających. Płatności z użyciem karty kredytowej nie są od razu widoczne na rachunku bankowym. Ponieważ jest to rodzaj kredytu udzielanego jednostce, na koniec okresu rozliczeniowego otrzymuje ona z banku lub innej instytucji finansowej zestawienie wszystkich operacji dokonanych służbowymi kartami kredytowymi z podsumowaniem, jaka łączna suma pieniędzy wymaga spłaty i na kiedy przypada data tej spłaty. Typowe operacje związane z kartami kredytowymi mogą być księgowane w następujący sposób: