Pułapki przy układaniu grafików pracy w 2015 r.

Planowanie czasu pracy nie jest schematycznym i powtarzalnym procesem.  W zależności od układu dni w okresie rozliczeniowym prawidłowe ułożenie grafiku podlega różnym regułom.

Niebezpieczne miesiące

W 2015 r. luty, marzec i listopad zaczną się w niedzielę. Pracy w sobotę w okresie rozliczeniowym rozpoczynającym się w tym dniu nie będzie można podwładnemu zaplanować bez naruszenia przepisów o odpoczynku tygodniowym. Nie zostanie on bowiem zapewniony w niedzielę będącą pierwszym dniem okresu rozliczeniowego, jeżeli etatowiec będzie pracował od poniedziałku do soboty.

Przykład

Pan Marcin jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Otrzymuje grafik na każdy kolejny miesiąc, w którym często pracę planuje się przez sześć kolejnych dni w początkowych tygodniach okresu rozliczeniowego. Pod koniec każdego okresu pracownikowi wyznacza się więcej dni wolnych, aby nie naruszyć zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Na luty 2015 r. aktywność pana Marcina zaplanowano w taki sposób jak w tabeli 1.

Panu Marcinowi ustalono prawidłową liczbę dni roboczych w okresie rozliczeniowym. Jednak z powodu ustawowej definicji tygodnia taki grafik narusza przepisy o odpoczynkach tygodniowych. To konsekwencja tego, że pierwszym dniem okresu rozliczeniowego, a tym samym pierwszym dniem tygodnia jest niedziela, będąca dla zatrudnionych dniem wolnym od pracy. W pierwszym, drugim oraz trzecim tygodniu lutego panu Marcinowi nie zapewniono nieprzerwanego 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Zgodnie bowiem z regulacjami kodeksowymi odpoczynek ten powinien otrzymać w każdym tygodniu liczonym od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. W tym przypadku nie można niejako pożyczyć odpoczynku dobowego z poprzedniego tygodnia, który już się zakończył. Nie może on dopełniać tygodniowego odpoczynku w kolejnym tygodniu. Takie problemy z planowaniem pracy w soboty będą mieli szefowie przez cały okres rozliczeniowy rozpoczynający się w 2015 r. w lutym, marcu i listopadzie bez względu na długość jego trwania.

Święta w sobotę

W 2015 r. dwukrotnie trzeba będzie obniżyć wymiar czasu pracy w związku ze świętem przypadającym w sobotę. Dotyczy to sierpnia i grudnia 2015 r. Obowiązujący wymiar czasu pracy w tych miesiącach należy obliczyć zgodnie z art. 130 kodeksu pracy:

- sierpień 2015 r.

Krok 1. Mnożymy 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w tym okresie rozliczeniowym, pamiętając o definicji tygodnia z kodeksu pracy.

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin.

Krok 2. Dodajemy do otrzymanej liczby godzin iloczyn ośmiu godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

W tym przypadku dodamy 1 × 8 godzin (za 31 sierpnia 2015 r.).

Łącznie 160 godzin + 8 godzin = 168 godzin.

Krok 3. Od otrzymanej liczby godzin odejmujemy osiem godzin z racji każdego święta, które przypada w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela. W tym przypadku będzie to osiem godzin za święto 15 sierpnia (Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny).

168 godzin – 8 godzin = 160 godzin.

W sierpniu 2015 r. wymiar czasu pracy wyniesie 160 godzin.

- grudzień 2015 r.

Krok 1. Mnożymy 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w tym okresie rozliczeniowym, pamiętając o kodeksowej definicji tygodnia.

40 godzin x 4 tygodnie = 160 godzin.

Krok 2. Do otrzymanej liczby godzin dodajemy iloczyn ośmiu godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

W tym przypadku dodamy 3 × 8 godzin (za 29, 30 i 31 grudnia 2015 r.).

Łącznie 160 godzin + 24 godziny = 184 godziny.

Krok 3. Od otrzymanej liczby godzin odejmujemy osiem godzin za każde święto, które przypada w okresie rozliczeniowym w innym dniu niż niedziela. Tu będzie 16 godzin z racji świąt: 25 i 26 grudnia (pierwszego i drugiego dnia Bożego Narodzenia).

184 godzin – 16 godzin = 168 godzin.

W grudniu 2015 r. wymiar czasu pracy wyniesie 168 godzin.

Nie zawsze wolne

Konieczność obniżenia obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy o osiem godzin w związku ze świętem przypadającym w dniu wolnym (sobota) nie oznacza każdorazowo konieczności udzielenia innego dnia wolnego od pracy. Nie chodzi tu bowiem o oddanie etatowcowi dnia wolnego, lecz zaplanowanie mniejszej liczby godzin aktywności. Najczęstsze błędy i wątpliwości pojawiają się u zatrudnionych na część etatu, którzy nie pracują w każdym dniu tygodnia. W takim przypadku ich wymiar czasu pracy należy ustalić proporcjonalnie do pełnego wymiaru, a nie szukać odpowiedzi na pytanie, czy należy im dać dodatkowy dzień wolny od pracy.

Przykład

Jednostka samorządowa zatrudnia pracowników w podstawowym systemie w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym od poniedziałku do piątku po osiem godzin. W sierpniu 2015 r. szef wyznaczył 14 sierpnia jako wolny od zajęć, aby personelowi zapewnić prawidłowy wymiar czasu pracy w tym okresie (patrz tabela 2).

W tej jednostce na pół etatu w podstawowym systemie pracuje pani Mariola, najczęściej cztery godziny w środę i po osiem godzin w czwartki i piątki. Na sierpień 2015 r. pani Mariola otrzymała standardowy grafik, w którym jej pracę ustalono tak jak w tabeli nr 3.

Pracownica spytała pracodawcę, dlaczego nie udzielił jej, tak jak pozostałym zatrudnionym, dnia wolnego w piątek 14 sierpnia w związku ze świętem przypadającym w sobotę 15 sierpnia. Pracodawca odpowiedział, że zaplanował prawidłowy wymiar czasu pracy wynikający z jej wymiaru etatu, tj. 80 godzin w sierpniu 2015 r. Szef miał rację, gdyż określił pani Marioli prawidłową liczbę godzin w okresie rozliczeniowym tj. 80 (160 godzin dla pełnego etatu x 1/2 etatu = 80 godzin). W przepisach nie ma natomiast mowy o udzielaniu dnia wolnego za święto przypadające w sobotę, lecz o obniżeniu wymiaru czasu pracy i to pracodawca prawidłowo uczynił.

Doba pracownicza nadal działa

Wciąż jest aktualna definicja doby pracowniczej zawarta w art. 128 § 3 pkt 1 k.p. Należy przez nią rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z jego rozkładem czasu pracy. W dalszym ciągu jej naruszenie łamie przepisy o czasie pracy i najczęściej powoduje pracę w godzinach nadliczbowych.

Obowiązująca od 23 sierpnia 2013 r. nowelizacja przepisów o czasie pracy wprowadziła jednak legalną możliwość zatrudnienia pracowników po raz kolejny w tej samej, niezakończonej dobie pracowniczej. Takie planowanie nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym i nie  stanowi pracy nadliczbowej, o ile szef dopełni określone obowiązki. W przeciwnym razie ponowne zatrudnienie etatowca w tej samej, niezakończonej dobie pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Szef może zatem zaplanować podwładnemu pracę o różnych porach w kolejnych dniach i nawet rozpoczęcie pracy w godzinach wcześniejszych niż w poprzednim dniu, jeśli stosuje w zakładzie tzw. ruchome rozkłady czasu pracy na podstawie art. 140

1