Przedmiotem zebrania było omówienie aktualnej sytuacji związanej z doręczeniami korespondencji z sądów i prokuratur oraz realizacji postulatów Naczelnej Rady Adwokackiej z tym związanych wraz z propozycjami przedstawionymi przez PGP i InPost.
Z ramienia Naczelnej Rady Adwokackiej w spotkaniu uczestniczyli: adw. Rafał Dębowski, sekretarz NRA i adw. Joanna Jasiewicz. Stronę PGP i InPost reprezentowali: Witold Szczurek członek zarządu Polskiej Grupy Pocztowej oraz Sebastian Anioł dyrektor zarządzający InPost sp. z o.o.
W toku spotkania poruszono m.in. kwestie częstotliwości i organizacji doręczeń, doręczania i awizowania przesyłek, warunków przechowywania korespondencji w punktach awizacji oraz stałość punktów awizacji, zasad udzielania pełnomocnictw pocztowych, lokalizowania awizowanych przesyłek.
System doręczeń
Przedstawiciele InPost oraz PGP poinformowali o tym, iż została zmieniona metodyka systemu doręczeń. Nowy operator podkreślił, że jego celem jest zwiększenie częstotliwości doręczeń, tak aby docelowo w każdej kancelarii następowały one codziennie, z możliwością indywidualnych uzgodnień z doręczycielem dogodnych dla kancelarii godzin doręczania przesyłek.
Szkolenie personelu
Nowy doręczyciel zaznaczał, iż zwraca szczególną uwagę na szkolenie personelu w zakresie prawidłowej awizacji przesyłek sądowych oraz doręczania i wydawania korespondencji osobom do tego upoważnionym. Przedstawiciele NRA zgłosili postulat wprowadzenia rozwiązań wymuszających na doręczycielach prawidłowe awizowanie przesyłek. - Absolutnie konieczne jest wyeliminowanie przypadków, gdy do nadawcy wraca korespondencja jako niepodjęta w terminie, mimo że kancelaria nie otrzymała awiza – zwracali uwagę adwokaci.
Palestra wskazała rozwiązanie nowemu operatorowi pocztowemu, które polegałoby na nałożeniu na doręczycieli obowiązku skanowania (fotografowania) wypełnionych potwierdzeń awizowania przed ich pozostawieniem w skrzynce pocztowej odbiorcy. Zgodnie z przedstawioną propozycją brak w systemie informatycznym skanu (zdjęcia) awiza potwierdzałby nieprawidłowość awizowania przesyłki przez doręczyciela.
- Gdyby udało się wdrożyć taki system, to obywatele i ich pełnomocnicy chronieni byliby przed skutkami doręczenia zastępczego, wywołanego brakiem awizowania przesyłki – podkreślali adwokaci.
Punkty awizacji
InPost i PGP poinformowali adwokaturę o tym, że wdrażają nie tylko system zapewniający działanie stałych, bezpiecznych i dogodnych punktów awizacji dla kancelarii, które odpowiadają ich rzeczywistym potrzebom, ale także system zabezpieczeń technicznych awizowanej korespondencji przed dostępem osób nieupoważnionych, zniszczeniem lub jej zagubieniem instalowanej w każdym punkcie odbioru poczty.
Pełnomocnictwa pocztowe
Operator pocztowy podkreślił, że pracuje nad eliminacją praktycznych problemów związanych z udzielaniem pełnomocnictw pocztowych. Przede wszystkim celem działania okazało wprowadzenie możliwości dopełnienia formalności związanych z udzieleniem pełnomocnictwa w każdym, dowolnie wybranym przez adwokata, punkcie pocztowym.
System lokalizowania przesyłek awizowanych
Nowy operator pocztowy zwrócił uwagę, że możliwość sprawnego działania systemu informatycznego pozwalającego m.in. na lokalizowanie awizowanych przesyłek pocztowych, wiąże się z koniecznością jego pełnego zintegrowania z systemami działającymi w sądach i prokuraturach. Przedstawiciele Naczelnej Rady Adwokackiej zadeklarowali gotowość przystąpienia do testowania tego systemu.
Smart Lex
Poza powyższymi zagadnieniami, przedmiotem żywej dyskusji była kwestia oferty Smart Lex, czyli organizacji punktów pocztowych w kancelariach. Przedstawiciele NRA zaprezentowali szereg szczegółowych pytań co do praktycznych zasad funkcjonowania tego systemu, które będą przedmiotem dalszych wewnętrznych analiz PGP i InPostu. - Przed ostateczną oceną tej propozycji konieczne jest bowiem rozstrzygnięcie szeregu praktycznych wątpliwości, przesądzających o możliwości wdrożenia i skutkach jego działania – wskazali adwokaci. Zdaniem przedstawicieli NRA, nie przesądzając finalnych ocen, nie można dopuścić do tego, by powstała chociażby najmniejsza wątpliwość co do terminu, czy skuteczności doręczeń w takim systemie.
Uczestnicy spotkania rozmawiali również o praktycznych problemach w korespondowaniu z sądami i urzędami na gruncie różnych regulacji proceduralnych, i to nie tylko w zakresie doręczania korespondencji do kancelarii, ale również nadawania przesyłek pocztowych przez adwokatów.
Przedstawiciele PGP i InPostu przychylili się do stanowiska, że wydaje się konieczne uporządkowanie systemu przepisów i doprowadzenie do znaczącej deregulacji obowiązków pełnomocników procesowych w zakresie prowadzenia korespondencji pocztowej.
