Dowody w postępowaniu administracyjnym

Dowodem mogą być w szczególności dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych i oględziny – wynika z art. 75 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.). Jest to tylko wyliczenie przykładowe.

Taśma dźwiękowa, fotografia

W prowadzonym postępowaniu można skorzystać także ze środków dowodowych nie wymienionych wyraźnie w art. 75 par. 1 k.p.a. (por. m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 10 października 2012 r., VI SA/Wa 832/12).

Organ administracji publicznej może przeprowadzić np. dowód z filmu, telewizji, fotokopii, fotografii, planów, rysunków, płyt lub taśm dźwiękowych oraz innych przyrządów utrwalających albo przenoszących obrazy lub dźwięki. Takie dowody zostały wymienione w art. 308 kodeksu postępowania administracyjnego, który stwierdza również, że przeprowadza się je, stosując odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentów. Na podstawie art. 75 par. 1 k.p.a. z wymienionych wyżej, a także z jeszcze innych środków dowodowych, można skorzystać również w postępowaniu administracyjnym.

Przykład:

W postępowaniu dotyczącym zajęcia przez przedsiębiorcę, bez zezwolenia zarządcy drogi, pasa drogowego skorzystano z zebranej w sprawie dokumentacji zdjęciowej. Było to dopuszczalne. Fotografie mogą stanowić dowód w postępowaniu administracyjnym (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 29 marca 2012 r., III SA/Lu 54/12). W wyroku z 9 stycznia 2013 r. ?(II SA/Rz 1008/12) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie zwrócił jednak uwagę, że zdjęcie ?z odręcznym opisem daty jego wykonania nie może być wystarczającym dowodem poprawnego ustalenia daty początkowej zajęcia pasa drogowego, jeżeli nie potwierdzono daty wykonania zdjęcia w protokole z dokonania tej czynności.

Przykład:

W postępowaniu w sprawie cofnięcia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych prezydent miasta wykorzystał jako dowód nagrania z kamer przemysłowych. Przysługiwało mu takie uprawnienie. W wyroku z 3 lutego 2011 r. (II GSK 54/10) Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie potwierdził, że nagrania z kamer przemysłowych mogą być wykorzystywane jako środek dowodowy na podstawie art. 75 par. 1 k.p.a.

Przykład:

Strona chce posłużyć się w postępowaniu administracyjnym dokumentacją sporządzoną w języku obcym. Jest to możliwe. Warunkiem nadania mocy dowodowej takiemu dokumentowi jest jednak jego przetłumaczenie na język polski. Cały materiał dowodowy zgromadzony w sprawie musi być bowiem sporządzony w języku polskim, co obliguje organy do posługiwania się urzędowymi tłumaczeniami obcojęzycznych dokumentów (por. m.in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 20 listopada 2012 r., II SA/Ol 1221/12).

W orzecznictwie nie uznaje się jednak za dowód m.in.:

- ?notatki służbowej (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 23 września 2010 r., I OSK 1597/09),

- ?opracowania pracowników Instytutu Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera w Łodzi na temat wpływu stacji bazowych telefonii komórkowej na subiektywne dolegliwości mieszkańców, czy też innych tego typu prac poglądowych (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 6 marca 2009 r., II OSK 311/08),

- ?odręcznych notatek naniesionych na wypisie z rejestru gruntów, czy na mapie ewidencyjnej (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 11 lipca 2008 r., II SA/Po 618/07),

- ?wyniku badania natężenia ruchu w porannym szczycie oraz opinii w sprawie zagrożeń wynikających z umieszczenia reklam opracowanej przez Instytut Badawczy Dróg i Mostów (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 5 marca 2008 r., VI SA/Wa 9/08).

Zgodnie z art. 75 par. 2 k.p.a., jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia właściwego organu administracji, to organ prowadzący postępowanie ma obowiązek odebrać od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania. Przed złożeniem oświadczenia strona powinna zostać uprzedzona o takiej odpowiedzialności. Złożone przez nią oświadczenie jest środkiem dowodowym podlegającym ocenie organu na zasadach określonych w k.p.a.

Bez hierarchii środków dowodowych

Kolejność wymienienia dowodów w art. 75 par. 1 k.p.a. nie tworzy między nimi hierarchii. Także przyjęcie przez organ bez wyraźnej podstawy ustawowej, że pewne fakty mogą być udowodnione tylko za pomocą ściśle określonych dowodów, byłoby sprzeczne z tym przepisem.

W toku postępowania organy administracji publicznej powinny dopuszczać jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Organ nie jest przy tym skrępowany żadnymi ograniczeniami co do mocy wiążącej poszczególnych dowodów, gdyż każdy dowód może być w toku postępowania zakwestionowany innym dowodem (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 21 lutego 2012 r., VI SA/Wa 1949/11).

W orzecznictwie podkreśla się jednak, że jeżeli organ może skorzystać w sprawie z dowodów bezpośrednich, to zastąpienie ich dowodami pośrednimi stanowi naruszenie przepisów k.p.a. Przykładowo: dokument prywatny nie może zastępować dowodu z zeznań świadka (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 14 maja 2013 r., II OSK 991/12).

Przykład:

W postępowaniu administracyjnym ograniczono się do sporządzenia notatek z rozmów z sąsiadami strony i nie przesłuchano ich jako świadków. Było to niedopuszczalne. W toku przesłuchania świadka może bowiem dojść do ujawnienia istotnych w sprawie okoliczności, wykraczających swoim zakresem poza pisemną notatkę czy oświadczenie (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z 27 czerwca 2007 r., II SA/Sz 1034/06).

Należy także pamiętać, że w postępowaniu administracyjnym nie ma obowiązku przesłuchania strony (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 23 czerwca 2010 r., I SA/Wa 526/10). Dowód z przesłuchania stron może być przeprowadzony posiłkowo tylko wówczas, gdy po wyczerpaniu środków dowodowych lub z powodu ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy (art. 86 k.p.a).

Obowiązek ?ustalenia prawdy

Organ administracji publicznej ma obowiązek w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy (art. 77 par. 1 k.p.a.). W sprawie przeprowadzenia dowodu wydaje się postanowienie, na które nie przysługuje zażalenie. Takie postanowienie nie musi zawierać uzasadnienia. Organ rozpoznający sprawę może w każdym stadium postępowania zmienić, uzupełnić lub uchylić swoje postanowienie dotyczące przeprowadzenia dowodu.

W orzecznictwie przyjmuje się, że strona nie jest zwolniona od lojalnego współdziałania z organem w wyjaśnianiu okoliczności faktycznych. Nie wyłącza to jednak wymogu dążenia przez organ do wyjaśnienia prawdy materialnej (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 8 listopada 2013 r., II OSK 1291/12).

Ważne:

Organy administracji publicznej mają obowiązek zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Od tej zasady można odstąpić tylko wtedy, gdy załatwienie sprawy nie cierpi zwłoki ze względu na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo ze względu na grożącą niepowetowaną szkodę materialną (art. 10 k.p.a.).

Fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi z urzędu nie wymagają dowodu. Fakty znane organowi z urzędu trzeba jednak zakomunikować stronie (art. 77 par. 4 k.p.a.). Wykonanie tego obowiązku powinno nastąpić w takim terminie, aby przed wydaniem decyzji strona mogła ustosunkować się także do faktów znanych organowi z urzędu (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 13 października 2010 r., I OSK 771/10).

Organ powinien uwzględnić żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu, jeżeli jego przedmiotem jest okoliczność mająca znaczenie dla sprawy, chyba że dana okoliczność została już stwierdzona innymi dowodami (art. 78 k.p.a.).

Dokumenty urzędowe

Dokumentami urzędowymi są dokumenty sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania (art. 76 par. 1 k.p.a.). Takie dokumenty stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Dotyczy to również dokumentów sporządzanych przez inne podmioty – w powierzonych im na mocy prawa lub porozumienia indywidualnych sprawach rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych lub w sprawach wydawania zaświadczeń (art. 76 par. 2 k.p.a.). Strona może zaprzeczać autentyczności urzędowego dokumentu albo podnosić, że zawarte w nim twierdzenia są niezgodne z rzeczywistością, ale musi udowodnić tę okoliczność (art. 76 par. 3 k.p.a.).

W orzecznictwie przyjmuje się, że charakter dokumentu urzędowego mają m.in.: zwrotne potwierdzenie odbioru (postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 9 listopada 2012 r., II GSK 1648/12), operat sporządzony przez uprawnionego geodetę (wyrok  Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 kwietnia 2012 r., II OSK 2399/10) czy orzeczenie lekarskie stwierdzające brak lub istnienie przeciwwskazań zdrowotnych do kierowania pojazdami (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2013 r., I OSK 952/12).

Oryginały i kopie

Jeżeli dany dokument znajduje się w aktach innego organu, wystarczy przedstawienie przez stronę urzędowo poświadczonego przez ten organ odpisu lub wyciągu z dokumentu. W przypadku gdy strona nie może sama uzyskać odpisu lub wyciągu, ich udzielenia żąda organ prowadzący postępowanie. Jeśli organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.

Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć jego odpis, jeżeli zgodność odpisu z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym (art. 76a par. 2 k.p.a.). W przypadku, gdy jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ prowadzący postępowanie ma prawo zażądać od strony składającej odpis dokumentu przedłożenia oryginału.

Należy przy tym odróżnić uwierzytelnione odpisy (kserokopie) dokumentów od nieuwierzytelnionych kserokopii. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 21 sierpnia 2012 r. (II GSK 1016/11) różnica polega na tym, że właściwie uwierzytelniona kserokopia korzysta z mocy oryginału, a brak uwierzytelnienia powoduje, że taki dokument musi być oceniany w świetle całego materiału dowodowego.