Pismo urzędowe musi być zrozumiałe

Rz: Jakie problemy językowe najbardziej rzucają się panu w oczy przy lekturze pism urzędowych?

Radosław Pawelec:

Najważniejszy problem związany z lekturą pism urzędowych to ich zrozumiałość. Mają go na pewno duże grupy odbiorców. Kłopot ten nie dotyczy prawników, radzi sobie też większość dziennikarzy, ale ludzie młodzi albo starsi, osoby niemające choćby średniego wykształcenia – a przecież dużo jest takich osób i one są tak samo dobrymi obywatelami naszego kraju – mają problem ze zrozumieniem tego, co urząd do nich pisze. Jest to bardzo poważna kwestia, która może powodować – nie mówiąc już o tym, że państwo się zacina w swoim działaniu – zjawisko wykluczenia społecznego: całe duże grupy społeczne nie rozumieją, czego ich własne państwo od nich oczekuje.

Kolejna kwestia to wynikające z przeróżnych uwarunkowań kłopoty twórców pism urzędowych. Mają oni czasem – i to nie jest ich wina – problemy ortograficzne, w niektórych zakresach nasza ortografia nie jest bowiem całkowicie jednoznaczna (chodzi np. o zapis wielką literą). Urzędnicy nie radzą sobie również z interpunkcją, ponieważ w polskiej szkole nikt interpunkcji nie uczy: edukacja w tym zakresie zaczyna się i kończy w szkole podstawowej i ogranicza do zasady: stawiamy przecinek przed „że" i przed „który". Polska szkoła nie uczy również odmiany nazwisk, a przecież nikt chyba nie widział pisma urzędowego bez nazwisk, zawsze wiąże się ono z jakimiś ludźmi albo nazwami własnymi.

Czy nie wydaje się panu, że do niezrozumiałości pism przyczynia się fakt, że urzędnicy są zmuszeni cytować ustawy przepełnione sformułowaniami prawnymi?

Tak, zdecydowanie. Pismo musi zawierać podstawę prawną, musi się do czegoś odwołać, inaczej polecenie urzędowe byłoby zawieszone w próżni. Ale dzisiejsza praktyka w tym zakresie jest zazwyczaj taka, że po prostu metodą kopiuj-wklej umieszcza się w nim fragment ustawy lub rozporządzenia – a adresat jest bezbronny wobec takiego tekstu. A przecież można by ułatwić petentowi zrozumienie, o co chodzi – napisać, że podstawą prawną danego wymagania urzędowego jest taka lub inna ustawa – i wtedy pojawiłoby się jakieś oddzielenie tych informacji.

Można byłoby pomyśleć – ale do tego konieczna jest wola polityczna – o upowszechnieniu jakichś prostszych wzorów pism. Jeśli ze względów prawnych okazałoby się to niemożliwe, można byłoby rozważyć dołączenie do pisma jakiejś prostej – choćby obrazkowej – instrukcji pokazującej, co, kiedy i gdzie obywatel ma załatwić. Na Zachodzie takie rozwiązanie już funkcjonuje.

Panie profesorze, pisma urzędowe odbierane są jako srogie, czasami mamy wrażenie, że stoi za nimi ktoś, kto grozi nam palcem. Skąd bierze się taki ton w tekstach tego typu?

Pisma urzędowe są pismami kierowanymi z pozycji władzy, tzn. dotyczą wymagania wobec obywatela, i z tego wynika ich srogość. Ich uderzającą cechą jest bezosobowość, a więc mamy tu do czynienia ze srogością bezosobową, która jest szczególnie ponura, za przykład niech posłuży zdanie mówiące o eksmisji: Uprasza się o opróżnienie lokalu z obywatela.

To, o czym myślę w tym kontekście, to upowszechnienie w tym świecie norm grzeczności językowej – obywateli w stosunku do urzędów i urzędów w stosunku do obywateli. Dobrze byłoby opracować, wydać i upowszechnić w mediach językowy savoir-vivre w pismach urzędowych: zasady mówiące, jak urząd ma się zwrócić do obywatela, żeby to było grzecznie, z poszanowaniem jego godności, integralności, i jak obywatel ma się zwrócić do urzędu.

Jakie mógłby pan dać trzy najważniejsze rady pracownikowi urzędu, aby teksty przez niego tworzone mógł zrozumieć Jan Kowalski.

Po pierwsze, tekst powinien być przede wszystkim podzielony na akapity, ich brak to bardzo poważny błąd. Ludzki aparat poznawczy funkcjonuje trochę tak jak aparat motoryczny lub trawienny, tzn. jeśli chcemy zjeść cały chleb, to musimy go najpierw podzielić na kromki, nie połkniemy całego chleba. Jeżeli mamy pochłonąć jakąś dawkę informacji, to też trzeba ją podzielić: tekst dzielimy na akapity, a akapity na zdania, należy pamiętać o tym, aby ani jedno, ani drugie nie było zbyt długie – jeżeli zdanie ma 70 słów, to prawdopodobnie nikt go nie zrozumie, włącznie z jego nadawcą.

Po drugie, przed wypuszczeniem tekstu w świat należy go kilkakrotnie sprawdzić. Najlepiej, żeby przeszedł przez redakcję i korektę, które wiele rzeczy potrafią wyłapać, wyeliminują np. niezrozumiałość lub wieloznaczność tekstu, chociażby zjawisko dwuznaczości, które ilustruje zdanie: Pomoc żandarmerii jest udzielana przez umundurowany patrol. Autor tego zdania wie, kto komu pomaga, więc nie wyłapie błędu.

Po trzecie, tekst jest tym lepszy i bardziej zrozumiały, im więcej jest w nim czasowników. Chorobą języka – często zauważalną w pismach urzędowych – jest pozbywanie się czasowników i tworzenie z nich rzeczowników odczasownikowych, np. zamiast zdania: Premier przyjechał i przywitał, pojawia się: Przyjazd i powitanie przez premiera. Powoduje to gwałtowne wydłużenie się zdania i jego coraz większą niezrozumiałość.

—Rozmawiały: Anna Budnik , Kinga Olszewska

Radosław Pawelec jest językoznawcą specjalizującym się w zagadnieniach kultury języka polskiego, zwłaszcza poprawności języka prawnego i prawniczego oraz polszczyzny urzędowej. Jest autorem prac na ten temat, słowników wyrazów obcych oraz książek dotyczących historii i współczesnego stanu języka polskiego i stałym współpracownikiem Polskiego Radia.