Zgodnie z obowiązującym od 1 października 2018 r. art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości (dalej: uor) roczne sprawozdanie finansowe powinno przybrać postać elektroniczną oraz być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (dalej: podpis zaufany). Od tego momentu samo przygotowanie sprawozdania w formie papierowej oraz opatrzenie go własnoręcznym podpisem kierownika jednostki oraz osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, może więc wywoływać taki sam skutek, jak niesporządzenie sprawozdania, o którym mo- wa w art. 77 pkt 2 uor. Chociaż na podstawie nowych przepisów użycie podpisu zaufanego jest równe w skutkach prawnych z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, istnieją obiektywne powody, dla których należy rozważyć skorzystanie z tej drugiej opcji.
Czytaj także: Elektroniczne składanie sprawozdań finansowych krok po kroku
Niefunkcjonalny e-system
Pomimo że art. 45 ust. 1f uor jednoznacznie stanowi, że roczne sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, e-portal służący do bezpłatnego składania dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) obecnie nie daje możliwości podpisania sprawozdania przy wykorzystaniu podpisu zaufanego. O tym nie wspomina się jednak w oficjalnym komunikacie na stronie internetowej e-portalu (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/). Dlatego wielu przedsiębiorców, w trakcie składania rocznych dokumentów, może być tym faktem zaskoczonych. Natomiast w przypadku nieposiadania przez wszystkie osoby zobowiązane do podpisania sprawozdania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, czas oczekiwania związany z załatwieniem formalności w tym zakresie może spowodować opóźnienie w terminowym sporządzeniu i złożeniu sprawozdania.
Nie podpiszesz bez złożenia
Wydaje się, że na przeszkodzie wykorzystania podpisu zaufanego w praktyce stoi nie tylko obecna funkcjonalność e-portalu. Przyjmując, że z rocznym sprawozdaniem finansowym mamy do czynienia dopiero w momencie jego podpisania podpisem zaufanym wszystkich zobowiązanych osób, aby móc przystąpić do jego zatwierdzenia przez organ zatwierdzający jednostki oraz ewentualnego badania, należałoby je wcześniej złożyć do RDF. Zakłada się bowiem, że podpisanie sprawozdania za pomocą podpisu zaufanego następować będzie dopiero w trakcie jego zgłaszania do RDF. Póki co, brak jest bowiem odrębnego e-systemu w tym zakresie. Oznacza to, że gdy podpisaniu rocznego sprawozdania towarzyszy użycie co najmniej jednego podpisu zaufanego, jego złożenie do RDF powinno nastąpić najpóźniej w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Zgodnie z art. 52 ust. 1 uor w tym okresie kierownik jednostki powinien bowiem zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania. To zaś istotnie pogarsza sytuację jednostek, w których nie są wykorzystywane wyłącznie kwalifikowane podpisy elektroniczne. Natomiast te podmioty, które zdecydują się na sporządzenie rocznego sprawozdania wyłącznie przy użyciu kwalifikowanych podpisów, nie będą zmuszone do jego złożenia do RDF przed dniem jego zatwierdzenia. Sporządzenie takiego sprawozdania nastąpi bowiem w momencie poprawnego wykorzystania kwalifikowanego podpisu ostatniej zobowiązanej osoby. Zagadnieniem spornym może się jednak okazać fakt, czy skutek sporządzenia sprawozdania wystąpi dopiero w momencie użycia formatu XAdES, który wymagany jest w dla potrzeb złożenia dokumentów do RDF.
Ujawnienie wyniku finansowego
Jest jeszcze jeden argument przemawiający za potrzebą wykorzystania wyłącznie kwalifikowanych podpisów elektronicznych w celu sporządzenia rocznego sprawozdania. Zgodnie z art. 68 uor, udostępnienie rocznego sprawozdania finansowego członkom organu zatwierdzającego powinno nastąpić najpóźniej na 15 dni przed planowaną datą jego zatwierdzenia. W przypadku sprawozdania podpisanego wyłącznie kwalifikowanymi podpisami, zapoznanie się z treścią sprawozdania wymagać będzie skorzystania z odpowiedniego konwertera plików JPK (wyłączywszy sprawozdania sporządzane według MSR) oraz programu służącego do weryfikacji kwalifikowanych podpisów. Inaczej będzie jednak w przypadku sprawozdania opatrzonego podpisem zaufanym. Wydaje się, że wówczas z jego treścią będzie można zapoznać się wyłącznie z pozycji przeglądarki dokumentów finansowych (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/pd/search_df), a więc dopiero wtedy, gdy zostanie ono złożone do RDF. Tylko w ten sposób będzie bowiem można mieć pewność, że sprawozdanie zostało podpisane podpisem zaufanym. Powoduje to jednak potrzebę wcześniejszego upublicznienia wyników finansowych jednostki, ponieważ dostęp do dokumentów finansowych zamieszczonych w RDF jest dostępny dla każdego (art. 9a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). ?
