Bezwzględnie należy dokonać odpisów aktualizujących w stosunku do należności od dłużników postawionych w stan upadłości lub likwidacji; odpisu dokonujemy w pełnej wysokości należności (chyba że istnieje realne zabezpieczenie należności, o którym mowa w art. 35b ust. 1 pkt 1 uor, np. hipoteka).
Obowiązkowo dokonujemy też odpisów aktualizujących należności przysługujące od dłużników w razie oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego.
Kolejną grupą należności, które powinny być pokryte odpisem, są należności kwestionowane przez dłużników (tzw. sporne) oraz te, z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej tego dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna. Innymi słowy, jeżeli spodziewamy się, że dana wierzytelność nie zostanie uregulowana, wówczas zasada ostrożnej wyceny obliguje nas do pokrycia tej należności odpisem aktualizującym, aby wartość takiej wątpliwej należności nie figurowała w aktywach.Takich wątpliwych należności nie bierzemy przecież pod uwagę, analizując przykładowo płynność finansową swojej firmy, możliwość zaciągnięcia i późniejszej spłaty zobowiązań czy też sporządzając budżet środków pieniężnych. Konsekwentnie wątpliwe należności nie powinny być wykazywane w bilansie.
Jeżeli w portfelu posiadamy należności w walutach obcych, wówczas powinniśmy zwrócić uwagę, czy osoby za to odpowiedzialne prawidłowo wyceniły je na dzień bilansowy (według średniego kursu NBP ogłoszonego na ten dzień).
Przedstawiliśmy wyżej ogólne informacje dotyczące pięciu najczęściej występujących w mniejszych firmach grup aktywów. Jak widzimy, przewidziany w art. 28 uor model wyceny każdego z nich zobowiązuje jednostkę do zachowania zasady ostrożności lub do dokonania odpowiednich odpisów aktualizujących wartość (oba te pojęcia są ze sobą ściśle związane).
Konkludując, nie można bezkrytycznie przyjmować do bilansu wartości księgowych poszczególnych aktywów, jakie wynikają z ksiąg po zakończeniu księgowania operacji i zdarzeń dotyczących ostatniego miesiąca roku obrotowego. Zamykając księgi, na poszczególne aktywa zawsze należy spojrzeć przez pryzmat ostrożności, zidentyfikować stany wskazujące na wystąpienie trwałej utraty ich wartości, ustalić bądź oszacować w stosunku do każdego z nich wartość niezbędnych odpisów aktualizujących i ująć je w księgach zamykanego roku obrotowego.
Dodajmy jeszcze, że pojęcie trwałej utraty wartości zostało w ustawie zdefiniowane w art. 28 ust. 7 uor. W myśl tego przepisu trwała utrata wartości zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Uzasadnia to dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w razie jej braku do ustalonej w inny sposób wartości godziwej.
Autor jest biegłym rewidentem
