Zasady delegowania pracowników do Rumunii

W praktyce obserwujemy duże zainteresowanie tematyką delegowania pracowników do Rumunii. Polscy przedsiębiorcy wskazują, że współpraca z tym krajem to kierunek z ogromnym potencjałem. Już teraz Rumunię określa się jako jednego z największych odbiorców polskich towarów. Warto się zatem przyjrzeć bliżej, jakie faktycznie warunki musi spełnić pracodawca, aby delegując swoich podwładnych do tego kraju nie narazić się tamtejszym władzom.

Dwie umowy...

Z punktu widzenia rumuńskich organów, które miałyby oceniać legalność delegowania, istotne są dwie umowy. Pierwsza to umowa o pracę pomiędzy delegowanym a polskim pracodawcą, druga – to umowa cywilnoprawna między pracodawcą a rumuńskim podmiotem, na rzecz którego faktycznie podwładni będą świadczyli pracę na terenie tego kraju.

... i podporządkowanie

Istotne jest, aby między pracownikami delegowanymi a polskim pracodawcą były zachowane podstawowe cechy stosunku pracy, o których mowa w art. 22 § 1 kodeksu pracy, w tym aby istniało podporządkowanie pracownika. Jeśli nie można potwierdzić istnienia tego stosunku zależności, to rumuńskie organy kontroli mogą uznać, że między pracownikiem delegowanym a podmiotem z siedzibą w Rumunii nawiązał się stosunek pracy. W związku z tym to ta spółka będzie uważana za pracodawcę i to ona będzie musiała ponosić wszelkie konsekwencje związane z ubezpieczeniem społecznym, odprowadzaniem zaliczek na podatek dochodowy, a nawet równym traktowaniem pracowników rumuńskich i polskich.

Obowiązki delegującego

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy delegującego do Rumunii jest dokonanie zgłoszenia – w języku rumuńskim – faktu delegowania tamtejszym władzom. Urząd powinien otrzymać taką informację najpóźniej na jeden dzień roboczy przed dniem rozpoczęcia świadczenia pracy na terenie Rumunii. Do powinności polskiego szefa należy również przechowywanie na terenie Rumunii dokumentów dotyczących delegowanych, takich jak:

- umowa o pracę albo też inny tego typu dokument, np. porozumienie delegującego,

- paski wynagrodzeń wraz z potwierdzeniami zapłaty,

- harmonogramy pracy oraz listy obecności.

Obowiązek przechowywania trwa przez cały okres delegowania i 3 lata po jego zakończeniu.

W okresie delegowania polski pracodawca jest odpowiedzialny za przestrzeganie prawa oraz wypłatę dodatków do wynagrodzenia, w tym zgodnie z art. 269 rumuńskiej ustawy 16/2017 do:

1) zapłaty zaległego wynagrodzenia pracownikom,

2) zapłaty nieuiszczonych składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek,

3) przestrzegania rumuńskich przepisów, jeśli polskie nie są dla pracowników korzystniejsze, dotyczących (art. 8 ustawy nr 16/2017):

- maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów wypoczynku,

- minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,

- minimalnej stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny,

- warunków wynajmu pracowników, w szczególności przez przedsiębiorstwa zatrudnienia tymczasowego,

- zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,

- środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży,

- równości traktowania mężczyzn i kobiet, a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji.

Pensja stała i za nadgodziny

Aspektem, który najbardziej interesuje polskich przedsiębiorców już na etapie wyceny usługi dla rumuńskiego kontrahenta, jest tamtejsza stawka płacy minimalnej. Ta z kolei jest gwarantowana na mocy rządowych regulacji. Obecnie wynosi 1900 RON (ok. 1700 zł) brutto miesięcznie za 40-godzinny tydzień pracy.

Jeżeli chodzi o wynagradzanie za pracę w nadgodzinach, to w pierwszej kolejności pracownik powinien otrzymać wolne w kolejnych 60 dniach następujących po okresie pracy ponad umówiony wymiar. Jeśli nie otrzyma wolnego, przysługuje mu roszczenie o wypłatę wynagrodzenia za ten czas w wysokości nie mniejszej niż 75 proc. wynagrodzenia brutto.

Czas pracy i odpoczynki

Co do zasady w Rumunii obowiązuje 40-godzinny tydzień pracy. Praca powyżej tej normy jest pracą w godzinach nadliczbowych.

Konieczny okres dobowego wypoczynku to 12 następujących po sobie godzin. Wyjątkowo odpoczynek dobowy może być skrócony do 8 godzin, jeśli praca jest wykonywana w formie pracy zmianowej. Odpoczynek tygodniowy to z kolei aż 48 godzin, czyli więcej niż w Polsce. Również przerwa w pracy jest dłuższa niż u nas i wynosi 30 minut. Jednak nie jest ona wliczana do czasu pracy.

Ubezpieczenia społeczne...

Jeżeli zostaną spełnione warunki wskazane w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, a pracownik będzie oddelegowany do Rumunii wyłącznie na okres nieprzekraczający 24 miesięcy i nie będzie wysyłany, aby zastąpić inną osobę, to będzie podlegał polskiemu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych. Potwierdzeniem tego, że delegowanie nastąpiło zgodnie z obowią- zującymi przepisami jest zaświadczenie A1, które jest wydawane przez instytucję ubezpieczenia społecznego państwa delegującego (w tym przypadku ZUS). Instytucja ubezpieczenia społecznego poświadcza w ten sposób, że osoba delegowana do pracy także w okresie delegowania podlega przepisom o ubezpieczeniu społecznym państwa delegującego. O to zaświadczenie należy w zasadzie wystąpić przed rozpoczęciem okresu delegowania, jednak może być ono wydane także w okresie późniejszym.

Jeżeli pracownicy delegowani – jak to jest z reguły – nie podlegają rumuńskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego, to nie otrzymują też świadczeń z rumuńskiego systemu ubezpieczeń społecznych. Pracownicy nie będą zobowiązani także do zgłoszenia się do ubezpieczenia społecznego na terenie Rumunii. Przekroczenie 24-miesięcznego okresu delegowania będzie miało ten skutek, że pracownik będzie podlegał rumuńskim ubezpieczeniom społecznym, a polski pracodawca będzie zobowiązany do uiszczania składek do tamtejszego odpowiednika naszego ZUSu.

Przed wyjazdem pracownik powinien wyrobić sobie także bezpłatną Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) dokumentującą prawo do korzystania ze świadczeń zdrowotnych. O wystawienie tej karty pracownik delegowany powinien się zwrócić do swojej instytucji ubezpieczenia zdrowotnego, tj. właściwego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia. Jednak co do zasady finansowane są tylko świadczenia konieczne. Stąd rekomenduje się przed wysłaniem podwładnych do Rumunii wykupienie dodatkowego ubezpieczenia na czas pobytu za granicą.

... i podatki

Również kwestia opodatkowania delegowanych pracowników nie budzi większych wątpliwości. W tym zakresie obowiązuje umowa między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Rumunii w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku, sporządzona w Warszawie 23 czerwca 1994 r. Co do zasady wynagrodzenie pracownika mającego miejsce zamieszkania na terenie Polski podlega opodatkowaniu tylko w Polsce, chyba że pracę wykonuje na terytorium Rumunii – wówczas dochód ten można opodatkować zarówno w Rumunii, jak i w Polsce z zastosowaniem metody unikania podwójnego opodatkowania określonej w ww. umowie.

Art. 16 ust. 2 umowy przewiduje wyjątek od tej zasady. Wynagrodzenia polskich pracowników są opodatkowane wyłącznie w Polsce, jeśli łącznie zostaną spełnione następujące warunki:

a) pracownik przebywa w Rumunii przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas danego roku kalendarzowego,

b) wynagrodzenie wypłaca pracodawca lub w jego imieniu ten, kto nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby na terenie Rumunii, oraz

c) kosztów wynagrodzenia nie ponosi zakład ani stała placówka, którą pracodawca ma w Rumunii.

Jeśli choćby jeden z tych warunków nie zostanie spełniony, wynagrodzenie pracownika podlega opodatkowaniu w państwie, w którym wykonuje pracę (w Rumunii) oraz w państwie miejsca zamieszkania (w Polsce), przy zastosowaniu metod unikania podwójnego opodatkowania określonych odpowiednio w art. 24 umowy, w szczególności metody wyłączenia z progresją.