Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy, zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.), są:
- zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się do pracy i jej świadczenie, oraz
- inne przypadki niemożności wykonywania pracy, wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające jego nieobecność.
Niektóre okoliczności na usprawiedliwienie wskazują przepisy o charakterze powszechnie obowiązującym. Jednocześnie określają, za które z nich pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Do 22 sierpnia 2013 r. w sytuacji, gdy pracownik odpracował prywatne wyjście z firmy w innym dniu, niż to miało miejsce, dochodziło do naruszenia normy dobowej lub przedłużonego wymiaru dobowego. Było to więc traktowane jak praca nadliczbowa. Takie stanowisko prezentował Główny Inspektor Pracy (pismo z 7 grudnia 2010 r., GPP-459-4560-80-1/10/PE/RP). Dlatego pracodawcy rzadko zobowiązywali podwładnych do odpracowania wyjść prywatnych w innych dniach.