Osoba, która występuje o emeryturę, rentę lub ustalenie kapitału początkowego, do wniosku musi dołączyć dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i osiągane zarobki. Jeżeli nie posiada wszystkich dokumentów, powinna ich poszukać.
Pełna nazwa i adres
Zacząć należy od ustalenia pełnej nazwy i adresu byłego pracodawcy. Można to zrobić na podstawie wpisów w starych dowodach osobistych, legitymacji ubezpieczeniowej lub innych pism zakładu pracy. Po ustaleniu tych danych można szukać dalej.
Najłatwiej mają osoby, których pracodawca wciąż istnieje – wystawia on byłemu pracownikowi zaświadczenie o okresie zatrudnienia i osiąganych zarobkach na podstawie dokumentacji osobowo-płacowej. W razie przekształcenia zakładu pracy takie dokumenty wydaje następca prawny.
Po likwidacji zakładu
Dokumenty pracownicze po zlikwidowanym państwowym przedsiębiorstwie mógł przejąć organ założycielski albo organ nadrzędny (wojewoda lub minister właściwy dla danej gałęzi gospodarki). Gdy likwidacja dotyczyła spółdzielni – powinny one trafić do związku rewizyjnego, w którym zrzeszona była spółdzielnia lub do Archiwum Spółdzielczego Krajowej Rady Spółdzielczej w Warszawie.
Z kolei zlikwidowane zakłady prywatne mogły przekazać dokumenty pracownicze na przechowywanie firmom prowadzącym działalność w tym zakresie. Dokumenty pracownicze zlikwidowanych spółek prawa cywilnego lub handlowego powinien zabezpieczyć syndyk masy upadłościowej albo likwidator. Powinien on wskazać przechowawcę, któremu przekazano dokumentację lub któremu ma zostać ona przekazana do dalszego przechowywania.