Opóźnienie w implementowaniu do krajowego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywa o sygnalistach) wynosi już niemal 12 miesięcy, co nie zmienia faktu, że po ogłoszeniu ostatecznej treści ustawy, część pracodawców będzie miała zaledwie 4 miesiące na dostosowanie swojej działalności do nowych wymogów. Jednym z najważniejszych jest obowiązek zapewnienia możliwości bezpiecznego dokonywania zgłoszeń o nieprawidłowościach oraz ustalenie zasad postępowania ze zgłoszeniami.

Zgodnie z przepisami projektu polskiej ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, już w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych należy wskazać kto będzie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń sygnalizacyjnych oraz kto będzie upoważniony do obsługi procesu zgłoszenia i podejmowania działań następczych. Co do podmiotu uprawnionego do samego przyjmowania zgłoszeń- ustawodawca wprost wskazał, że może być to wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej albo podmiot zewnętrzny- pracodawca ma pełną dowolność w wykreowaniu właściwych struktur wewnątrz lub wydelegowaniu procesu przyjmowania zgłoszeń zewnętrznej firmie. Natomiast w obsługę dalszego procesu sygnalizacyjnego musi być zaangażowany element wewnętrzny- jednostka lub organ kolegialny. Kto powinien wchodzić w skład komisji rozpatrującej zgłoszenia? Ustawodawca pozostawił niewiele wskazówek i szerokie pole do interpretacji.

Nie ulega wątpliwości, że to pracodawca jest podmiotem zobowiązanym do imiennego upoważnienia poszczególnych członków komisji do podejmowania określonych działań, tj. m.in. do weryfikacji zgłoszenia, dalszej komunikacji ze zgłaszającym, w tym występowania do zgłaszającego o dodatkowe informacje, podejmowania działań następczych oraz przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnych. Pracodawca powinien za pomocą odrębnego dokumentu wewnętrznego ustanowić procedurę zasad pracy komisji oraz powołać w jej skład członków. Ustawodawca nie sprecyzował jednak zarówno wytycznych co do składu ilościowego komisji jak i formalnych wymogów co do prowadzonych przez nią działań, pozostawiając to w dyspozycji pracodawcy.

Czytaj więcej

Nie będzie anonimowych sygnalistów w Polsce

Podstawowym postulatem wobec komisji ds. zgłoszeń w sprawach sygnalistów jest jej bezstronność. Oznacza to, że członkowie komisji powinni móc podejmować działania i decyzje w sposób swobodny, na podstawie obiektywnych kryteriów, co wyklucza osobistą lub służbową zależność zarówno wobec zgłaszającego, osoby której zgłoszenie dotyczy, jak również pracodawcy, którego działania mogą być przecież przedmiotem zgłoszenia. Czy sprostanie takim kryteriom jest w ogóle możliwe?

W pierwszej kolejności niezbędne jest przeanalizowanie struktury organizacyjnej pomiotu: jak jest zbudowana, czy składa się z niezależnych od siebie pionów (oddzielnych jednostek), jakie stosunki organizacyjne zachodzą pomiędzy danymi jednostkami. W modelowym układzie członkowie komisji nie powinni mieć nad sobą bezpośrednich przełożonych oraz nie powinni posiadać osobistego lub służbowego powiązania z osobą zgłaszającego. Sprostanie takim oczekiwaniom jest jednak niemożliwe, ponieważ nawet w przypadku braku znajomości ze zgłaszającym, każdy z członków komisji będzie posiadał przełożonego- pracodawcę, na którego interes wpływać może sposób procedowania komisji. W celu zachowania bezstronności członkowie komisji powinni charakteryzować się szczególnymi cechami, wiedzą i umiejętnościami. Po pierwsze są to kompetencje miękkie, tj. uważność, sprawiedliwość, roztropność, umiejętność podejmowania decyzji, odpowiedzialność. Ponadto niezbędne jest posiadanie wiedzy w zakresie funkcjonowania przedsiębiorstwa, przepisó

w obowiązującego prawa oraz procedur ochrony danych osobowych i poufności informacji. Wymagania te są niezwykle wysokie. Najtrafniejszym rozwiązaniem wydaje się być wybór osób posiadających jak najszerszy zbiór ww. kompetencji, zajmujących stanowiska w odrębnych jednostkach organizacyjnych. Równie ważne może być zdrowe zaangażowanie członków komisji w wykonywaną pracę i ich chęć do pełnienia danej funkcji. Powyższe nie uchroni nas jednak przed możliwym konfliktem interesów, np. zażyłością członka komisji ze zgłaszającym lub osobą, której dotyczy zgłoszenie, dlatego regulamin prac komisji powinien regulować nie tylko możliwość wyłączenia członka komisji (na swój wniosek lub na wniosek pozostałych członków) np. w związku z brakiem bezstronności, jak również procedurę uzupełnienia składu komisji. Warta rozważenia jest koncepcja powołania podstawowego składu komisji w formacie: przewodniczący plus dwóch członków komisji, z równoczesnym powołaniem dodatkowych (zapasowych) członków komisji, którzy w razie potrzeby, kolejno zastępowaliby wyłączonych członków komisji. Rozwiązanie takie pozwoli uniknąć problemu poszukiwania nowych członków komisji w momencie zaistnienia problemu niepełnego składu organu oraz umożliwi jednoczesne przeszkolenie do pełnienia funkcji szerszej grupy pracowników.

Poza wytyczną dotyczącą bezstronności, członkowie komisji zobowiązani są do bezwzględnego zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w związku z pełnioną rolą. Szczególną wagę przywiązać należy do informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy, a także osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Te zagadnienia powinny stanowić przedmiot szczegółowego szkolenia dla członków komisji, ponieważ naruszenia w zakresie poufności mogą stanowić podstawę do odpowiedzialności karnej.

Należy mieć na uwadze, że sposób prac komisji oraz podjęte przez nią działania mogą podlegać quasi-weryfikacji w przypadku dokonania przez zgłaszającego, niezadowolonego z wyników uzyskanych wskutek dokonanego zgłoszenia wewnętrznego, dodatkowego zgłoszenia zewnętrznego- do odpowiednich organów publicznych. Z tego względu warto dołożyć należytej staranności aby powołany organ w sprawach sygnalistów funkcjonował w sposób sprawny i transparentny, budzący zaufanie wśród całego zespołu. Jest to narzędzie, które może przysłużyć się zarówno pracownikom jak i pracodawcy, w myśl zasady, że największym zagrożeniem dla firmy, są zdarzenia, o których nie wiemy.

Autorem tekstu jest Malwina Rączka, radca prawny w Kancelarii Radców Prawnych Tomasz Czapczyński.