Darowizny pieniężne muszą być koniecznie udokumentowane wpłatą na rachunek bankowy obdarowanego. Jeśli dokonujemy wpłaty darowizny przez Internet – za pomocą systemu bankowości elektronicznej (dyspozycja polecenia przelewu) – dowodem wpłaty jest wygenerowane potwierdzenie wykonania przelewu, zawierające m.in. datę poniesienia wydatku (datę zapłaty).
Darowizny inne niż pieniężne muszą być potwierdzone dokumentem, z którego wynika ich wartość, oraz oświadczeniem obdarowanego o ich przyjęciu. Takim dokumentem dla darowizny rzeczowej będzie pisemna umowa darowizny, z oznaczeniem jej wartości. W umowie takiej musi się także znaleźć oświadczenie obdarowanego, że ją przyjmuje. Takie oświadczenie musi podpisać osoba lub osoby uprawnione do reprezentowania obdarowanego stowarzyszenia, fundacji itd. Te wymagania odnoszą się także do darowizn na kościelną działalność charytatywno-opiekuńczą.
Jeżeli przedmiotem darowizny są towary obciążone VAT, to za kwotę darowizny uważa się wartość towaru uwzględniającą należny VAT. Wartość darowizn rzeczowych do celów odliczenia powinna być określona według ich wartości rynkowej.
Korzystający z ulgi na darowizny muszą dokładnie informować o jej kwotach, a także o kwotach odliczeń oraz danych pozwalających na identyfikację obdarowanego. W załączniku PIT-O do zeznania trzeba podać w szczególności jego nazwę i adres.
Organizacje otrzymujące darowizny na prowadzoną działalność pożytku publicznego obarczono dosyć szczegółowo określonymi obowiązkami ewidencyjnymi i informacyjnymi.
