Praca zdalna: pieniądze dla pracowników na biurko i krzesło bez PIT

Firma nie musi naliczać podatku pracownikom, którym finansuje meble do pracy zdalnej. Nawet jak nie mają dowodów zakupu.

Publikacja: 24.01.2024 03:00

Praca zdalna: pieniądze dla pracowników na biurko i krzesło bez PIT

Foto: Adobe Stock

Fiskus korzystnie interpretuje przepisy o świadczeniach dla zdalnych pracowników. Tym razem potwierdził, że nieopodatkowany jest zwrot kosztów zakupu mebli do domowej pracy.

- Skarbówka już wcześniej się z tym zgadzała, nowością jest natomiast to, że pracodawca we wniosku o interpretację przyznał, iż nie wymaga od pracowników dowodów zakupu. Fiskusowi to jednak nie przeszkadzało – podkreśla Piotr Popek, starszy menedżer w zespole ds. PIT w KPMG. Przypomina, że praca zdalna stała się powszechna w czasie epidemii koronawirusa. I nadal jest popularna, dlatego każda pozytywna interpretacja skarbówki cieszy i pracodawców, i pracowników.

Przepisy o pracy zdalnej

Przypomnijmy, że zgodnie z obowiązującymi od 7 kwietnia 2023 r. przepisami pracodawca musi zapewnić pracującym zdalnie odpowiednie narzędzia i materiały. Musi też pokryć koszty home office, przede wszystkim energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. Może wypłacać ryczałty, odpowiadające przewidywanym kosztom. Jeśli pracownik wykorzystuje w domu własny sprzęt (np. telefon czy komputer), przysługuje mu za to pieniężny ekwiwalent.

Przepisy o pracy zdalnej stanowią, że świadczenia, które pracownicy dostaną od firmy (ekwiwalenty, ryczałty, narzędzia, zwrot kosztów) nie są ich przychodem. Pracodawca (który jako płatnik odpowiada za rozliczenie PIT) nie musi więc potrącać im podatku.

Czytaj więcej

Praca zdalna: wizyta w firmie bez PIT

Obowiązki pracodawcy

Czy ta zasada obowiązuje także wtedy, gdy firma finansuje zakup mebli do domowej pracy? O to zapytała spółka z o.o. działająca w branży informatycznej. Zatrudnia około tysiąca osób. Część z nich pracuje zdalnie. Zasady pokrywania kosztów takiej pracy określa regulamin. Wynika z niego, że spółka dofinansowuje zakup ergonomicznego krzesła i biurka. Limit wydatków wynosi 1,5 tys. zł na każdą osobę. Meble kupuje pracownik i są jego własnością. Spółka przelewa mu pieniądze na konto. Podkreśla, że nie żąda od pracowników dowodów poniesienia kosztów.

Czy dofinansowanie stanowiska pracy jest opodatkowane? Spółka twierdzi, że nie.

Argumentuje, że zapewnienie wyposażenia stanowiska pracy jest jej obowiązkiem. Także wtedy, gdy jest to praca zdalna. Dofinansowanie zakupu takiego wyposażenia stanowi rekompensatę poniesionych przez pracownika wydatków. Nie jest to przychód, nie dochodzi bowiem do realnego przyrostu majątku. Spółka wskazuje też, że przyjęła taki sposób rozliczenia, ponieważ nie chce narzucać zatrudnionym osobom konkretnych mebli, ich wybór powinien zależeć od indywidualnych preferencji.

Co na to fiskus? Stwierdził, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu ustawy o PIT. Ta zasada dotyczy też dofinansowania wyposażenia stanowiska pracy, w tym wypadku biurka oraz ergonomicznego krzesła. Spółka nie musi naliczać podatku od tego świadczenia (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0114-KDIP3-2.4011.1032.2023.1.MJ).

Identyczna konkluzja jest we wcześniejszej interpretacji fiskusa, także dotyczącej wydatków na biurka i krzesła. Skarbówka stwierdziła, że „zwrot kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy (krzesło lub/i biurko), które zamierzają Państwo wypłacać pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będą stanowić przychodu ze stosunku pracy” (interpretacja nr 0112-KDIL2-1.4011.487.2023.1.KF, opisywaliśmy ją w „Rzeczpospolitej” z 17 sierpnia 2023 r.). W tej sprawie pracodawca wskazywał jednak, że do zwrotu kosztów potrzebna jest faktura bądź inny dowód zakupu.

Bonus dla pracownika

- Z najnowszej interpretacji wynika, że udokumentowanie zakupów nie jest konieczne. Można więc odnieść wrażenie, że dofinansowanie jest nieopodatkowane, nawet jeśli pracownik sobie biurka i krzesła nie kupił – mówi Piotr Popek.

Czytaj więcej

Ryczałty za pracę zdalną bez podatku. Fiskus odpuszcza pracownikom

Czy oznacza to, że pracodawcy znaleźli sposób na atrakcyjny pracowniczy bonus? I może wynosić więcej niż 1,5 tys. zł (bo przecież niektóre krzesła i biurka są droższe)?

Nie można przesadzać

- Interpretacja jest korzystna, ale generalnie dobrze byłoby, gdy pracodawcy jednak zbierali potwierdzenia zakupów od pracowników. Zwłaszcza wtedy, gdy dofinansowanie jest wyższe, np. wynosi 5 tys. zł. Urzędnicy mogą bowiem zapytać na kontroli, czy faktycznie jest to zwrot wydatków, czy może zwykła premia, która powinna być opodatkowana – przestrzega Piotr Popek.

Interpretacja
Skarbówka nie chce podatku od ryczałtów

Przepisy o świadczeniach dla pracujących zdalnie wzbudziły spore obawy wśród przedsiębiorców. Pracodawcy niepokoili się, że skarbówka może je kwestionować, zwłaszcza ekwiwalenty i ryczałty przyznawane pracownikom za zużyty w czasie pracy w domu internet i prąd. Obawiali się, że fiskus może naliczyć przychód, jeśli uzna, iż rekompensaty są wyższe niż faktyczne koszty zdalnej pracy. Okazuje się jednak, że nie ma się czego bać. Interpretacje są dla podatników korzystne. Skarbówka nie chce podatku, liberalnie podchodzi też do dokumentowanie wydatków na prąd czy internet. Oto przykład. Spółka z o.o. wypłaca pracującym zdalnie ryczałt za internet oraz prąd. Ustalając jego wysokość wzięła pod uwagę uśrednione ceny rynkowej energii elektrycznej oraz normy jej poboru, a także koszty usług telekomunikacyjnych. Pracownicy nie są zobligowani do przedstawiania faktur od dostawców. Ryczałty są jednakowe, jak podkreśla spółka - z uwagi na respektowanie zasady równego traktowania. Fiskus potwierdził, że nie stanowią przychodu pracowników. A spółka nie musi potrącać od nich PIT.
Interpretacja nr 0115-KDIT3.4011.417.2023.1.PS


Fiskus korzystnie interpretuje przepisy o świadczeniach dla zdalnych pracowników. Tym razem potwierdził, że nieopodatkowany jest zwrot kosztów zakupu mebli do domowej pracy.

- Skarbówka już wcześniej się z tym zgadzała, nowością jest natomiast to, że pracodawca we wniosku o interpretację przyznał, iż nie wymaga od pracowników dowodów zakupu. Fiskusowi to jednak nie przeszkadzało – podkreśla Piotr Popek, starszy menedżer w zespole ds. PIT w KPMG. Przypomina, że praca zdalna stała się powszechna w czasie epidemii koronawirusa. I nadal jest popularna, dlatego każda pozytywna interpretacja skarbówki cieszy i pracodawców, i pracowników.

Pozostało 90% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Trybunał: nabyli działkę bez zgody ministra, umowa nieważna
Materiał Promocyjny
Wykup samochodu z leasingu – co warto wiedzieć?
Praca, Emerytury i renty
Czy każdy górnik może mieć górniczą emeryturę? Ważny wyrok SN
Prawo karne
Kłopoty żony Macieja Wąsika. "To represje"
Sądy i trybunały
Czy frankowicze doczekają się uchwały Sądu Najwyższego?
Materiał Promocyjny
Jak kupić oszczędnościowe obligacje skarbowe? Sposobów jest kilka
Sądy i trybunały
Łukasz Piebiak wraca do sądu. Afera hejterska nadal nierozliczona