Ryczałty za pracę zdalną bez podatku. Fiskus odpuszcza pracownikom

Pracodawca nie musi potrącać PIT od rekompensat za internet i prąd zużyty podczas home office. Firmy obawiały się, że skarbówka może kwestionować ryczałty i ekwiwalenty przyznawane pracownikom na podstawie obowiązujących od 7 kwietnia przepisów o pracy zdalnej. I będzie naliczać od nich podatek.

Aktualizacja: 21.09.2023 12:29 Publikacja: 17.08.2023 03:00

Ryczałty za pracę zdalną bez podatku. Fiskus odpuszcza pracownikom

Foto: Adobe Stock

 Okazuje się jednak, że nie ma się czego bać. Wszystkie interpretacje są dla podatników korzystne. Fiskus nie chce podatku, liberalnie podchodzi też do dokumentowania wydatków na prąd czy internet.

Przypomnijmy, że zgodnie z nowymi przepisami pracodawca musi zapewnić pracującym zdalnie odpowiednie narzędzia i materiały. Musi też pokryć koszty home office, przede wszystkim usług telekomunikacyjnych czy energii elektrycznej. Może wypłacać ryczałty odpowiadające przewidywanym kosztom. Jeśli pracownik wykorzystuje w domu własny sprzęt (np. komputer czy telefon), przysługuje mu za to pieniężny ekwiwalent.

Nie ma przychodu od ryczałtu

Z przepisów o pracy zdalnej wynika, że to, co pracownicy dostaną od firmy (ryczałty, ekwiwalenty, narzędzia, zwrot kosztów), nie jest ich przychodem. Pracodawca (który jako płatnik odpowiada za rozliczenie świadczeń dla zatrudnionych osób) nie musi więc potrącać im podatku.

Jak wyliczyć kwoty dodatków, aby skarbówka ich nie zakwestionowała? Przepisy o zdalnej pracy stanowią, że „przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.

Czy fiskus może uznać, że świadczenia są wyższe niż faktyczne koszty zdalnej pracy, i naliczyć dodatkowy przychód oraz podatek? Może. Ale dotychczasowe interpretacje pokazują, że skarbówka niespecjalnie ma na to ochotę.

Korzystne interpretacje ws. ryczałtu za pracą zdalną

Oto przykłady. Spółka z o.o. działająca w globalnej korporacji zatrudnia w Polsce kilkaset osób. Część z nich pracuje zdalnie. Spółka wypłaca im ryczałty odpowiadające przewidywanym kosztom domowej pracy (np. utrzymania szybkiego łącza internetowego). Nie wymaga dokumentów dotyczących indywidualnych opłat za energię elektryczną czy usługi telekomunikacyjne. Ryczałty są uśrednione, jednakowe dla wszystkich pracowników. Spółka zwraca im też wydatki na zakup wyposażenia, np. biurka czy krzesła (do określonego limitu). Do tego potrzebna jest już faktura bądź inny dowód zakupu.

Czy świadczenia dla pracujących zdalnie są opodatkowane? Nie. „Zarówno ryczałt z tytułu refundacji dostępu do internetu oraz zużytej energii elektrycznej, jak i zwrot kosztów zakupu wyposażenia miejsca do pracy, które zamierzają Państwo wypłacać pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będą stanowić przychodu” – czytamy w interpretacji nr 0112-KDIL2-1.4011.487.2023.1.KF.

Podobnie było w sprawie spółki zajmującej się wynajmem i zarządzaniem nieruchomościami. Pracującym w domu płaci jednakowe ryczałty za internet oraz prąd. Ustalając jego wysokość, wzięła pod uwagę uśrednione ceny rynkowe energii elektrycznej oraz normy jej poboru, a także koszty usług telekomunikacyjnych. Pracownicy nie są zobligowani do przedstawiania faktur od dostawców.

Co na to fiskus? Potwierdził, że świadczenia nie stanowią przychodu pracowników. A spółka nie musi potrącać PIT (interpretacja nr 0115-KDIT3.4011.417.2023.1.PS).

Korzystne jest też stanowisko skarbówki w sprawie banku, który wypłaca uśrednione ryczałty za internet i prąd, nie wymagając faktur na wydatki (interpretacja nr 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN, opisywaliśmy ją w „Rzeczpospolitej” z 1 czerwca).

Pamiętajmy jednak, że pozytywne podejście fiskusa nie oznacza wolnoamerykanki. Dodatki nie mogą być oderwane od rzeczywistości, a zasady ich przyznawania powinny być opisane w regulaminie pracy zdalnej (więcej o tym pisaliśmy w „Rzeczpospolitej” z 24 marca).

Opinia dla „Rzeczpospolitej”
Grzegorz Ogórek, doradca podatkowy, starszy menedżer w Vialto Partners

Przepisy o ryczałtach i ekwiwalentach dla pracujących zdalnie wzbudziły spore obawy wśród przedsiębiorców. Uważam jednak, że wskazywanie jakiegoś szczególnie wysokiego ryzyka przy ich rozliczaniu, a nawet pojawiające się opinie, żeby je na wszelki wypadek opodatkowywać, to przesada. Zresztą opisane interpretacje pokazują, że fiskus rozsądnie podchodzi do świadczeń za zdalną pracę. Takie podejście jest zgodne z przepisami oraz intencją ustawodawcy. Po to przecież dał możliwość zastosowania ryczałtu, czyli uśrednionych kosztów zużycia energii elektrycznej oraz utrzymywania łącza internetowego, aby nie prowadzić detalicznej ewidencji pracy każdego zatrudnionego.

Z drugiej strony, biorąc pod uwagę szereg wątpliwości i dyskusji o wysokości ryczałtów, może lepiej byłoby, aby ustawodawca zdecydował się ustalić je kwotowo lub wedle jakichś wskaźników. Tak zrobił w sprawie używania samochodów służbowych do celów prywatnych i co do zasady ucięło to wieloletnie dyskusje i spory, jak wyliczać wartość takiego świadczenia.

 Okazuje się jednak, że nie ma się czego bać. Wszystkie interpretacje są dla podatników korzystne. Fiskus nie chce podatku, liberalnie podchodzi też do dokumentowania wydatków na prąd czy internet.

Przypomnijmy, że zgodnie z nowymi przepisami pracodawca musi zapewnić pracującym zdalnie odpowiednie narzędzia i materiały. Musi też pokryć koszty home office, przede wszystkim usług telekomunikacyjnych czy energii elektrycznej. Może wypłacać ryczałty odpowiadające przewidywanym kosztom. Jeśli pracownik wykorzystuje w domu własny sprzęt (np. komputer czy telefon), przysługuje mu za to pieniężny ekwiwalent.

Pozostało 88% artykułu
2 / 3
artykułów
Czytaj dalej. Subskrybuj
Nieruchomości
Co można wybudować bez pozwolenia na własnej posesji? Garaż? A może oczko wodne?
Zawody prawnicze
Prokuratorzy zaniepokojeni poleceniem prokuratora krajowego ws. Andrija K.
Zawody prawnicze
Nieoczekiwana zmiana miejsc na podium rankingu kancelarii prawniczych
Prawo dla Ciebie
Trybunał: ustawa przyjęta bez Kamińskiego i Wąsika jest niezgodna z konstytucją
Akcje Specjalne
Firmy chcą działać w sposób zrównoważony
Sądy i trybunały
Andrzej Duda powołał Mikołaja Pawlaka na sędziego
Materiał Promocyjny
Sztuczna inteligencja może być wykorzystywana w każdej branży