Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) to tworzony przez pracodawcę specjalny fundusz, który jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania ze środków, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Zasady tworzenia tego funduszu, jak również zasady gospodarowania jego środkami określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 2191 ze zm., dalej: ustawa o zfśs).
Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu w regulaminie zfśs.
Przeznaczenie środków
Zwrot „socjalny" w nazwie funduszu wskazuje na podstawową funkcję, jaką powinien on pełnić w zakładzie pracy. W art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs wyrażona zaś została generalna zasada dysponowania środkami pochodzącymi z funduszu – w oparciu o kryterium socjalne. Oznacza to, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Wskazać jednak należy, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego (wyrok z 23 października 2008 r., II PK 74/08) pojawił się pogląd, zgodnie z którym „przy dofinansowaniu imprez zbiorowych przeznaczonych dla wszystkich pracowników kryterium socjalne nie musi być stosowane. Oznacza to, że w wydatkowaniu środków z funduszu nie zawsze należy kierować się kryterium socjalnym, a finansowanie z funduszu imprez rekreacyjno-sportowych, pikników, spotkań kulturalno-oświatowych jest możliwe nawet, gdy udział w nich sfinansowano każdej osobie uprawnionej w równej wysokości".
Za kontynuację tego stanowiska można uznać wyrok z 10 lipca 2014 r. (II UK 472/13), w którym SN podzielił pogląd, że pojęcie działalności socjalnej pracodawcy w rozumieniu ustawy jest pojęciem szerszym od obowiązku zaspokajania socjalnych potrzeb pracownika. Jej przejawy mogą być zaś ukierunkowane nie tylko na indywidualnego pracownika, ale także na większą liczbę uprawnionych, co w konkretnej sytuacji może uzasadniać odstąpienie od kryteriów socjalnych wymienionych w art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs. SN podkreślił jednak, że to zjawisko powinno mieć charakter wyjątkowy, a w danych okolicznościach znajdować przekonujące uzasadnienie.