Bar: Elektroniczne potwierdzenie odbioru przyspieszy obieg korespondencji sądowej

Polska Grupa Pocztowa S.A. o ponad rok wyprzedziła Pocztę Polską we wprowadzeniu elektronicznego potwierdzenia odbioru. Z raportu Poczty Polskiej (zob. „Utarczki operatorów zamiast raportu, „Rz" z 22 maja) wynika, że ponad 13,8 tysiąca rozpraw zostało odwołanych z powodu braku dowodu doręczenia zawiadomienia o rozprawie, a sądy złożyły 12,8 tys. reklamacji na doręczenia przesyłek. Abstrahując od tego, że liczba rozpraw wyznaczanych miesięcznie przez sądy to setki tysięcy, więc powyższe liczby nie powinny zaskakiwać, warto zwrócić uwagę na fakt przez byłego monopolistę konsekwentnie pomijany, a mianowicie, że Polska Grupa Pocztowa SA jako partner Ministerstwa Sprawiedliwości wyprzedziła o ponad rok Pocztę Polską we wprowadzeniu elektronicznego potwierdzenia odbioru (EPO). Poczta Polska do podobnego przedsięwzięcia dopiero się przygotowuje i zamierza wdrożyć EPO w połowie 2015 r.

Tymczasem już 17 lutego 2014 r., niewiele ponad miesiąc od przejęcia przez nowego operatora obowiązków związanych z doręczaniem przesyłek z sądów i prokuratur, Ministerstwo Sprawiedliwości wraz z Konsorcjum Polskiej Grupy Pocztowej SA, InPost SA i Ruchem SA uruchomiło pilotażowy projekt o akronimie MSEPO.

Krótszy termin

Elektroniczne potwierdzenie odbioru wprowadzone zostało do polskiej procedury cywilnej na mocy § 13a–13c rozporządzenia ministra sprawiedliwości z   12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (DzU z 2013 r., poz. 1350). Głównym celem tego przedsięwzięcia jest umożliwienie odnotowywania doręczeń za pomocą systemu teleinformatycznego. Zamiast klasycznej żółtej zwrotki  sekretariaty sądowe wysyłające pisma  wprowadzać będą do systemu informatycznego elektroniczny formularz potwierdzenia odbioru zawierający dokładne dane adresata. Przesyłkę dostarczy listonosz  wyposażony w specjalne elektroniczne urządzenie, które w chwili przekazania przesyłki adresatowi  odbierze od niego podpis, składany odręcznie na elektronicznym formularzu. Następnie tak podpisany formularz potwierdzenia odbioru zostanie opatrzony przez doręczyciela bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z   ?18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU 2013 r., poz. 262) i nie później niż następnego dnia roboczego przekazany do systemu teleinformatycznego sądu, z którego pismo zostało wysłane. W praktyce termin ten jednak będzie dużo krótszy, a przesłanie dowodu doręczenia do sądu nastąpi za pośrednictwem łączy teleinformatycznych natychmiast po złożeniu podpisu przez adresata. Jako dowód doręczenia przesyłki do sądu lub prokuratury powróci, zamiast tradycyjnego żółtego kartonika zwrotnego poświadczenia odbioru (tzw. zwrotki) elektroniczny formularz  potwierdzenia odbioru.

Teraz dostarczenie do adresata przesyłki i odesłanie zwrotki do sądu trwa średnio trzy tygodnie. Tymczasem obieg informacji o doręczeniu za pomocą EPO trwać będzie około sześciu–siedmiu dni. W praktyce często przesyłkę trzeba reklamować, ponieważ nie dotarła do adresata albo zwrotka nie wróciła na czas do sądu. EPO wyeliminuje tego rodzaju problemy. W dużej mierze rozwiąże także problem czasochłonnego odbioru korespondencji przychodzącej, gdyż podpisy będą składane w jednym miejscu – na urządzeniu elektronicznym doręczyciela, podczas gdy obecnie pracownik kancelarii przyjmujący korespondencję musi na każdej zwrotce i formularzu papierowym złożyć co najmniej trzy podpisy oraz opatrzyć je datą i pieczęcią.

Pierwszy Białystok

Projekt MSEPO jest aktualnie w fazie tzw. ograniczonego wdrożenia produkcyjnego, które obejmuje tymczasowo trzy sądy: Sąd Apelacyjny w Białymstoku, Sąd Okręgowy w Białymstoku oraz Sąd Rejonowy w Białymstoku. Wybór miejsca realizacji przedsięwzięcia – jak podaje MS na stronie www.epo.bialystok.sa.gov.pl – wynika z dobrego przygotowania informatycznego tych jednostek oraz dużego zainteresowania prezesów sądów we wprowadzaniu usługi.

Sądy w Białymstoku już pod koniec ubiegłego roku zostały wyposażone w urządzenia mobilne przeznaczone do współpracy z systemem EPO, obecnie dostępne są już dane o efektywności białostockiego pilotażu.

Przede wszystkim wprowadzenie EPO w sądach w Białymstoku  skróciło czas  uzyskania informacji o doręczeniu korespondencji sądowej średnio o 14 dni. Informacja o zdarzeniach przy doręczeniu jest przesyłana w czasie rzeczywistym do systemów sądowych. Jeśli adresat podejmuje przesyłkę przy pierwszej próbie doręczenia, wszystkie czynności od przygotowania korespondencji do uzyskania EPO trwają średnio 1,8 dnia. Kiedy doręczyciel nie zastaje adresata i awizuje przesyłkę sądową, informacja o jej odbiorze w punkcie awizacyjnym – gdy jest  wyposażony w urządzenie elektroniczne do odzwierciedlania podpisów – trwa średnio 6,5 dnia. Gdy adresat nie mieszka pod wskazanym adresem, informacja o zwrocie korespondencji dociera do sądu w  ciągu 2,2 dnia. Możliwa jest oczywiście także sytuacja, gdy przesyłka sądowa jest dwukrotnie awizowana, a mimo to adresat jej nie odbiera. Wówczas informacja o tym trafia do sądu średnio po 20,8 dnia.

Nie tylko pieniądze

Z danych Centrum Kompetencji i Informatyzacji Sądownictwa wynika także, że szacowana kwota oszczędności związanych z wprowadzeniem EPO  w skali roku na terenie całego kraju wyniesie ok. 14,4 mln zł. Warto zwrócić uwagę, że elektroniczne zwrotki mają postać umożliwiającą wydrukowanie wielu zwrotek na kartce formatu A4, co także daje sądom oszczędności materiałów eksploatacyjnych, a akta sprawy są odciążone od żółtych karteczek  w ok. 7 proc.

Co ciekawe, w ciągu trzech miesięcy pilotażu MSEPO w sądach białostockich nie zgłoszono żadnych reklamacji dotyczących elektronicznych doręczeń.

System EPO składa się z trzech modułów, z których moduł EPO-PP stanowi część systemu przeznaczoną dla użytkowników operatora pocztowego umożliwiającą pracownikom operatora rejestrowanie otrzymanych przesyłek oraz doręczeń oznakowanych etykietką EPO, budowanie kart doręczeń oraz rejestrację zmian statusu doręczeń. Drugi moduł EPO-MS przeznaczony dla użytkowników Ministerstwa Sprawiedliwości, umożliwia rejestrowanie wysłanych przez sądy przesyłek, ich monitoring  oraz weryfikację historii dokonywanych zmian statusów doręczenia. Moduł EPO-WS z kolei – także przeznaczony dla użytkowników MS – opiera się na usłudze sieciowej (ang. Web Service), której celem jest umożliwienie integracji systemów informatycznych resortu z systemem EPO w celu umożliwienia rejestrowania wysłanych doręczeń, monitoringu aktualnego statusu doręczeń oraz rewizji historii dokonywanych zmian statusów.

Bardzo ważnym aspektem działania systemu EPO jest fakt, że każdy podpis składany na urządzeniu mobilnym jest nie tylko zabezpieczony certyfikatem elektronicznym, chroniącym go przed próbami ingerencji z zewnątrz, ale indywidualizowany poprzez dodatkowe cechy, takie jak szybkość składania podpisu i siła nacisku „pióra". Wymienione elementy będą pozwalały na jednoznaczne ustalenie autentyczności złożonego na zwrotce podpisu.