W przypadku zobowiązań krótkoterminowych należy pamiętać o sprawdzeniu kompletności otrzymanych faktur. Dla zakupów powtarzających się co miesiąc (koszty najmu, energii itp.) sytuacja jest prosta – porównanie kosztów z wymienionych tytułów w przekroju miesięcznym pozwoli ustalić, czy wszystkie faktury spłynęły do spółki.
Przy zakupach zapasów, środków trwałych i pozostałych proces weryfikacji kompletności faktur należy przeprowadzić we współpracy z innymi działami w przedsiębiorstwie (np. z działem zakupów). W miarę możliwości, jeżeli tylko ustawowe terminy, a także wewnętrzny harmonogram prac pozwolą, to należy wstrzymać się z zamknięciem ksiąg do momentu otrzymania faktury.
Faktury nadal nie ma
Rzeczywistość gospodarcza przysparza wielu specyficznych sytuacji, w których dostawa lub usługa została wykonana, a kontrahent nie dostarczył jeszcze faktury VAT. Zakup materiałów i wykonanych dostaw, na potwierdzenie których jeszcze nie otrzymano faktury, są ewidencjonowane na kontach „Rozliczenie zakupu". Taka procedura pozwala na memoriałowe uwzględnienie kosztu zakupu w księgach. Natomiast ustawa o VAT wskazuje na możliwość odliczenia podatku naliczonego w momencie powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy, ale nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury VAT lub w dwóch kolejnych okresach. Dostawa zapasów przed otrzymaniem faktury widnieje na koncie zapasów (aktywa obrotowe) oraz na koncie „Rozliczenie zakupu" (dostawa niefakturowana). Otrzymanie faktury w nowym roku spowoduje rozliczenie konta „Rozliczenie zakupu" oraz powstanie zobowiązania handlowego.
Inne niż zapasy
Jeżeli na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych do firmy nie trafi jeszcze faktura VAT, która dokumentuje zakup czegoś innego niż zapasy, sytuacja wygląda nieco inaczej. Kluczem do prawidłowej ewidencji jest wtedy znajomość ekonomicznej treści transakcji, która miała miejsce w zamykanym okresie obrotowym. Nieocenione jest tutaj wsparcie działów zlecających wykonanie tej usługi lub dostawy. Prawidłowe odzwierciedlenie takiej operacji w księgach sprowadza się do wiarygodnego oszacowania jej wartości (np. na podstawie umowy/oferty lub wartości podobnych świadczeń w poprzednich miesiącach) oraz odpowiedniego ujęcia na kontach, czyli w kosztach (odpowiednio operacyjnych, pozostałej działalności czy finansowych) oraz rezerwach na przyszłe koszty (pasywa).
Wycena bilansowa
Rozrachunki z odbiorcami, jak i z dostawcami podlegają wycenie, jak każda inna pozycja w sprawozdaniu finansowym. Wycena to między innymi ponowne przeliczenie rozrachunków wyrażonych w walucie obcej na walutę krajową. Ustawa o rachunkowości wskazuje na konieczność wykazywania rozrachunków w kwocie wymaganej zapłaty, a więc, jeżeli polityka firmy przewiduje naliczanie odsetek za zwłokę w spłacie należności, to naliczone odsetki powinny powiększać wartość rozrachunków na dzień bilansowy. Ponadto, ustalając wartość rozrachunków, konieczna jest ocena możliwości ich uregulowania. Jeżeli faktyczny, przyszły wpływ z tytułu spłaty należności będzie mniejszy niż jej wartość nominalna, to należy dokonać odpisów aktualizujących wartość należności. Czynności te wpisują się w stosowanie metody ostrożnej wyceny w tym obszarze przygotowywania sprawozdania. Dzieje się tak, gdy istnieją przesłanki, które powodują wątpliwości co do otrzymania całości lub części należności.
Wycena rozrachunków walutowych metodą bilansową to przeliczenie rozrachunków w walucie obcej na polskie złote zgodnie ze średnim kursem ogłoszonym przez NBP obowiązującym w dniu bilansowym. Porównanie tak otrzymanej wartości z poprzednią wyceną bilansową (np. wyceną na dzień wprowadzenia faktury do ksiąg lub wyceną na poprzedni dzień bilansowy) skutkuje powstaniem różnic kursowych.