Praca

Zamiast mieszkać w biurze, pracujmy mądrze

Adobe Stock
Gdy podczas zebrania czy szkolenia odpowiadamy na służbowe e-maile albo SMS-y możemy mieć wrażenie, że pracujemy bardziej wydajnie. Jednak multitasking, czyli robienie kilku rzeczy równocześnie, pogarsza jakość naszej pracy.

Próbujesz się skupić nad pilnym projektem, gdy w rogu ekranu komputera co rusz wyskakują tytuły wiadomości wpadających na twoją skrzynkę. Nawet jeśli wyłączysz pocztę, to wkrótce zadzwoni telefon; kolega z działu albo szef pyta, czemu nie reagujesz na jego e-maile. Za chwilę zawibruje prywatna komórka albo koleżanka poprosi o namiary do kontrahenta.

Firma doradcza Human Power szacuje, że średnio osiem razy na godzinę pracownikowi coś rozprasza uwagę. Dwie trzecie z ponad 2,3 tys. specjalistów i menedżerów przyznaje w jej tegorocznym badaniu , iż każdego dnia ich zadania wielokrotnie przerywają telefony, e-maile, czy też pytania od współpracowników.

Niewiele mniej, bo sześciu na dziesięciu badanych odczuwa presję, by wykonywać kilka rzeczy naraz i przyznaje, że ociąga się z rozpoczęciem zadań wymagających skupienia. Sprzyja temu wzmacniany przez nowe technologie kult wielozadaniowości, czyli z angielska multitaskingu.

Może się wydawać, że wykonując kilka rzeczy naraz, np. przeglądając podczas zebrania czy szkolenia służbowe e-maile albo SMS-y pracujemy bardziej wydajnie. Jednak prowadzone na świecie badania dowodzą, że w przypadku czynności wymagających uwagi jest to tylko złudzenie.

Tylko 2 proc. umie

Psycholodzy tłumaczą, że nasz mózg nie jest wtedy w stanie skupić się równocześnie na kilku czynnościach i tak naprawdę przełącza się szybko z jednej na drugą. Wymaga to czasu, dodatkowej energii i w rezultacie obniża efektywność. Co prawda aż 36 proc. uczestników sondażu Human Power deklaruje, że jest wielozadaniowa, ale z analizy wynika, że zaledwie 2 proc. społeczeństwa dobrze sobie radzi z multitaskingiem.

Jak przypomina Małgorzata Czernecka, psycholog, ekspert w dziedzinie efektywności i prezes Human Power, do pełnego skupienia uwagi nasz mózg potrzebuje ok. 15 minut. Przy bardziej złożonych zadaniach potrzebujemy nawet 20–25 minut, by do nich wrócić po przerwie na odebranie telefonu czy odpowiedź na e-maila.

Pracownicy rozpraszani osiem razy na godzinę nie są w stanie skoncentrować się na swoich zadaniach. Pracują więc stale w stanie niepełnej uwagi – na autopilocie. Efektem jest mniejsza wydajność i więcej błędów.

Według „Harvard Business Review" multitasking obniża o 40 proc. produktywność i o 10 proc. IQ pracowników. Widać to też w badaniu Human Power. Prawie połowa uczestników obserwuje u siebie wydłużenie czasu wykonywania zadań i pogorszenie zapamiętywania informacji. Co czwarty nie pamięta, co poprzedniego dnia robił w pracy.

– Nasza uwaga bezpośrednio wpływa na wyniki naszej pracy. Wielozadaniowość prowadzi do deficytu uwagi i uważności. Powoduje, że pracujemy dużo mniej efektywnie i poniżej swojego potencjału – twierdzi Anna Borzestowska, dyrektor HR i trener mindfulness (uważności), zaznaczając, że praca na autopilocie nie sprzyja kreatywności.

Zdaniem Małgorzaty Czerneckiej multitasking wynika często ze złej organizacji pracy w firmach. W rezultacie służbowe obowiązki zajmują nam więcej czasu. W ciągu dnia „płyniemy z prądem" odbierając telefony i odpowiadając na e-maile, zaś zadania wymagające skupienia wykonujemy po godzinach.

Może to być jednym z powodów wysokiego siódmego miejsca Polski wśród państw o najdłuższym czasie pracy. Według danych OECD, w ubiegłym roku statystyczny polski pracownik przepracował 1895 godzin – 136 powyżej średniej dla państw OECD.

Pracować mądrze

– Wiele osób nie ma świadomości, że trzeba pracować nie dużo, a mądrze – podkreśla Czernecka. Przyznaje, że często trudno jest uniknąć rozproszenia przez e-maile czy SMS-y. Większość z nas nie umie oprzeć się pokusie i otwiera nowe wiadomości, gdy tylko pojawią się na skrzynce. Niemal czterech na pięciu badanych przyznało, że nie potrafi pracować bez ciągłego sprawdzania poczty mailowej i telefonów. – Jesteśmy ciekawi i chcemy się czuć potrzebni, ważni. A skoro stale jesteśmy zajęci, mamy pretekst, by odłożyć na później trudniejsze zadania – wyjaśnia szefowa Human Power.

Nie tylko ona twierdzi, że sposobem na uniknięcie pułapek multitaskingu jest ustalanie priorytetów – najważniejszych zadań na dany dzień i wyznaczenie sobie czasu na spokojną, nie przerywaną niczym pracę.Wtedy nie tylko jesteśmy bardziej wydajni, ale też pod koniec dnia mamy poczucie satysfakcji z pracy.– Musimy zdawać sobie sprawę, że dziś bezcenną umiejętnością jest wybieranie takich działań, które mają największy wpływ na postęp pracy oraz skupienie się na ich realizacji – komentuje wyniki badania Andrzej Borczyk, dyrektor HR w Grupie Żywiec.

Małgorzata Czernecka twierdzi, że bardzo ważna jest postawa menedżerów. Nie powinni wymagać od podwładnych pracy w trybie oczekiwania na polecenia szefa, natychmiastowej odpowiedzi na e-maile ani organizować spotkań rano, gdy pracownicy są najbardziej efektywni, chyba że są to strategiczne narady. Warto też zaplanować w firmie miejsca do pracy w skupieniu, nie oczekując, że pracownicy będą wtedy „pod telefonem i e-mailem".

Źródło: Rzeczpospolita

REDAKCJA POLECA

NAJNOWSZE Z RP.PL