W takich przypadkach do ich wniosków mają zastosowanie unijne przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Tymi sprawami zajmują się Marszałkowie Województw poprzez Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej (ROPS), będące jednostkami im bezpośrednio podległymi.
Marszałek Województwa ma 3 miesiące na wydanie decyzji od momentu wpływu sprawy z organu właściwego do ROPS, jednak w sytuacji skomplikowanej, w której istnieje potrzeba zebrania dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień, termin załatwienia sprawy może zostać wydłużony o dodatkowe 3 miesiące.
Przepisy unijne nie nakładają na instytucje właściwe terminów, w czasie których powinna zostać udzielona odpowiedź na zapytanie instytucji innego państwa UE – umownie przyjmuje się, że okres ten nie powinien przekroczyć 3 miesięcy od daty otrzymania zapytania.
W poszczególnych wypadkach istnieje konieczność zwrócenia się do instytucji zagranicznych w celu weryfikacji uprawnień do świadczeń. W takich sytuacjach ROPS powinien poinformować o przedłużeniu postępowania ze względu na potrzebę zgromadzenia dodatkowych informacji.
