Konieczne faktury i rachunki
Na udokumentowanie wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych niezbędne jest posiadanie oryginalnych dowodów ich poniesienia, tj. faktur, rachunków. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia bowiem podatnika z obowiązku posiadania dowodów ponoszonych wydatków.
Przykład
Spółka wynajęła w listopadzie 2016 r. samochód osobowy (o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3) dla zewnętrznego konsultanta. Czynsz najmu wyniósł 800 zł netto. Koszty związane z używaniem pojazdu (tylko paliwo) wyniosły 172 zł netto. Spółka prowadziła ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynikało, że konsultant przejechał 440 km.
Kosztem uzyskania przychodów będzie w całości czynsz najmu, tj. 800 zł. Natomiast koszty z tytułu używania pojazdu (tj. koszty paliwa) spółka rozliczy do wysokości wynikającej z tzw. kilometrówki, do kwoty 367,75 zł (440 km x 0,8358 zł).
Faktycznie poniesione koszty z tytułu używania pojazdu były niższe – wyniosły tylko 172 zł. Kosztem uzyskania przychodów z tytułu używania pojazdu będzie więc kwota 172 zł. Łączny koszt podatkowy, z czynszem najmu, wyniesie 972 zł (dla uproszczenia pominięto kwestię VAT).
Uwaga! Ograniczenie kosztów do kwoty wynikającej z kilometrówki nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT.
Spółka wynajmuje dla konsultantów samochody osobowe, musi więc prowadzić ewidencję przebiegu i rozliczać koszty do wysokości wynikającego z niej limitu.
—Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
Co obejmują wydatki z tytułu używania samochodu
Przez „wydatki z tytułu używania samochodu" rozumie się wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się nim, korzystaniem z niego. W przypadku używania samochodu osobowego będą to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania samochodu dla potrzeb podatnika – podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłaty parkingowe oraz za przejazd autostradą – pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.
W interpretacji ogólnej z 8 listopada 2013 r. (DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005) minister finansów wyjaśnił, że wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem określonym w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT. Koszty związane z używaniem samochodu osobowego to koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Koszty te nie obejmują kosztów związanych z uzyskaniem możliwości używania takiego samochodu.Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania wynajętego samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne. Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Czynsz jest wydatkiem na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem jest kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu.
Jakie stawki za kilometr
Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a i b rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
a) 0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
b) 0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3.
