Zaliczka i remont, czyli o czym decydują właściciele

To w jego trakcie zapadają najważniejsze decyzje dotyczące m.in. remontów, wysokości zaliczek czy też udzielenia absolutorium dla zarządu.

Jak zwołać zebranie

Zebranie roczne zwołuje się obowiązkowo tylko w dużych wspólnotach, czyli liczących powyżej siedmiu lokali. Działają one na podstawie przepisów ustawy o własności lokali (dalej jako: uwl). Przewidują one, że w I kwartale każdego roku zwołuje się roczne zebranie. Z takich zebrań zwolnione są małe wspólnoty (do siedmiu lokali). W ich wypadku odpowiednio stosuje się przepisy o współwłasności kodeksu cywilnego, a te nic nie mówią o zebraniach.

Organizacją rocznych zebrań zajmuje się zarząd. Zdarza się, że właściciele są w konflikcie z zarządem i ten nie chce go zwołać z różnych przyczyn, wtedy może się zająć tym każdy właściciel, wszyscy lub kilku z nich (art. 30 ust. 1b uwl). Prawidłowe zawiadomienie powinno zawierać: dzień, godzinę, miejsce, porządek obrad.

Dobrą praktyką jest dołączanie projektów uchwał, które mają być głosowane na zebraniu. Przede wszystkim są to projekty: rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, sprawozdania zarządu, uchwały o udzieleniu absolutorium. Do zawiadomienia dołącza się także projekty innych uchwał, które przygotowali właściciele lub zarząd, a które mają być przedmiotem obrad (patrz ramka).

Właściciel nie musi osobiście uczestniczyć w zebraniu. Może ustanowić pełnomocnika, który w zamian za niego będzie podejmował decyzje i uczestniczył w zebraniach wspólnoty. W tym celu na zwykłej kartce papieru powinno się przygotować pełnomocnictwo, musi ono być rodzajowe. Mówią o tym art. 95 i 98 kodeksu cywilnego. Powinno się w nim znaleźć imię i nazwisko osoby, która będzie reprezentowała właściciela, adres zamieszkania, numer PESEL oraz do czego taką osobę się upoważnia (uczestnictwo w konkretnym zebraniu, głosowanie, udział w dyskusji). Dane właściciela, którego będzie pełnomocnikiem, oraz jego czytelny podpis.

Bardzo często mieszkania są współwłasnością małżonków. W tym wypadku, gdy jeden z nich uczestniczy w zebraniu, a drugi jest na nim nieobecny, pełnomocnictwo nie jest potrzebne.

Kworum i głosowanie

Na rocznym zebraniu nie ma znaczenia, ile przyjdzie osób. Zgodnie z uwl wszyscy właściciele biorą udział w głosowaniu nad uchwałami, a zarząd wspólnoty musi im to umożliwić. Uchwały zaś podejmuje się na zebraniu albo w drodze indywidualnego zbierania głosów. Dopuszczalny jest też system mieszany, czyli właściciele podejmą uchwałę, oddając głosy częściowo w jeden i częściowo drugi sposób.

W dużej wspólnocie decyduje większość głosów (musi ich być ponad 50 proc. udziałów). Nie jest jednak tak, że każdej osobie przypada jeden głos. Właściciele głosują bowiem udziałami w nieruchomości wspólnej. Im ten udział jest wyższy, tym więcej głosów ma dany właściciel. O wysokości swojego udziału można się dowiedzieć z umowy notarialnej sprzedaży lokalu oraz z księgi wieczystej. Im większą powierzchnię ma lokal, tym większą liczbą udziałów dysponuje właściciel.

Podczas głosowania nad uchwałami we wspólnocie jest brany pod uwagę także ułamek udziału właściciela lokalu we współwłasności garażu podziemnego. W trakcie głosowania nad uchwałami sumuje się udział właściciela w nieruchomości wspólnej przypisany do lokalu z udziałem przyporządkowanym do współwłasności garażem.

Zarząd nieruchomości – kiedy wszyscy właściciele nie stawili się na zebraniu – może brakujące głosy uzyskać w trybie ich indywidualnego zbierania. Chodzi się wtedy od lokalu do lokalu i zbiera podpisy od właścicieli lub dostarcza im się projekt uchwały z prośbą o zwrot z oddanym głosem za lub przeciw. W ten sposób można nie tylko zbierać brakujące głosy, ale także podejmować uchwały.

Oczywiście powstaje pytaniem, czy w dobie internetu można głosować e-mailowo. Zdaniem prawników jest to możliwe, o ile przedmiot uchwały nie wymaga protokołu notarialnego.

Bywa i tak, że właściciele są skonfliktowani z zarządem i ten nie chce zbierać podpisów, np. pod uchwałą w sprawie swojego odwołania. Wtedy mogą to robić sami właściciele. Przepisy tego nie regulują, ale jest bogate orzecznictwo sądowe na ten temat, które na to pozwala. Zarząd ma obowiązek ponadto powiadomić wszystkich właścicieli o uchwałach z udziałem indywidualnie oddanych głosów.

Jest to niezwykle ważne, ponieważ od chwili uzyskania tej informacji każdy właściciel ma sześć tygodni na ewentualne zaskarżenie uchwały do sądu. Jeżeli została podjęta na zebraniu, a prawidłowo powiadomiony właściciel nie był na nim obecny, termin na zaskarżenie uchwały biegnie od daty zebrania.

Gdy jeden dominuje

Od zasady, że głosuje się udziałami, są wyjątki. W wielu wspólnotach mieszkaniowych dominuje jeden właściciel, Wówczas potrafi narzucać swoją wolę innym. Ma jednocześnie większość udziałów w nieruchomości wspólnej, a to oznacza‚ że może przegłosować każdą uchwałę.

W takim wypadku przepis przewiduje, że właściciele posiadający co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej mogą zmienić tryb głosowania w danej sprawie i zadecydować, że każdemu z właścicieli przysługuje tylko jeden głos. Zasadę „jeden właściciel – jeden głos" można wprowadzić, gdy do jednego właściciela należy większość udziałów w nieruchomości wspólnej lub jeśli suma udziałów nie jest równa jeden (albo też zachodzą obie te sytuacje) lub jeżeli właściciele podjęli uchwałę (według wysokości udziałów w nieruchomości wspólnej), że w określonej sprawie na każdego właściciela będzie przypadał jeden głos lub gdy wynika to z umowy.

Przepisy nic nie mówią o tym, jak ma wyglądać porządek obrad na rocznym zebraniu, kto je prowadzi, protokołuje, jak ma wyglądać protokół oraz jak przechowywać dokumentację. Ale są zwyczaje.

Przebieg spotkania

Zebranie powinno mieć swojego przewodniczącego i protokolanta. Może też mieć komisję skrutacyjną.

Nie oznacza to jednak, że jeżeli wspólnota postępuje inaczej, to działa nieprawidłowo. W jednej więc wspólnocie głosowanie może odbywać się poprzez podniesienie ręki przez właścicieli obecnych na sali, po czym w protokole umieszcza się notatkę z wyników głosowania. W innej z kolei składa się podpisy pod projektem uchwały.

Zebranie z reguły otwiera przedstawiciel zarządu i proponuje wybór przewodniczącego zebrania. Właściciele wybierają go spośród siebie lub spoza swojego grona. Następnie przewodniczący zarządza wybór protokolanta oraz komisji skrutacyjnej.

Protokolant zapisuje przebieg obrad, sporządzając protokół po zakończeniu zebrania. Podpisują go przewodniczący oraz protokolant. Rolą komisji skrutacyjnej (zazwyczaj dwie–trzy osoby) jest liczenie głosów oddawanych podczas głosowania nad poszczególnymi uchwałami.

Integralną część każdego protokołu powinny stanowić zawiadomienie o zebraniu, potwierdzenie odbioru zawiadomienia oraz lista obecności.

Przewodniczący poddaje pod głosowanie porządek obrad zaproponowany w zawiadomieniu, a po jego przyjęciu – prowadzi obrady. Następnie zarząd zaznajamia właścicieli z poszczególnymi punktami zebrania. Członkowie zarządu informują o swojej działalności w roku ubiegłym i składają sprawozdanie finansowe.

Przewodniczący udziela głosu właścicielom lokali w kolejności zgłaszania się do dyskusji, z wyjątkiem spraw formalnych. W tym wypadku powinien udzielać głosu poza kolejnością. Członkowie zarządu odpowiadają na pytania właścicieli dotyczące projektów uchwał. Następnie głosują, w tym nad udzieleniem absolutorium zarządowi, a także sprawozdaniem finansowym za poprzedni rok oraz planem gospodarczym na rok bieżący i wysokością opłat na pokrycie kosztów zarządu, a także innymi projektami uchwał dołączonymi do porządku obrad.

W trakcie dyskusji mogą pojawić się nowe, istotne dla wspólnoty problemy i właściciele mogą dojść do wniosku, że chcą w ich sprawie podjąć uchwałę. Tymczasem projekt takiej uchwały nie był zgłoszony razem z porządkiem obrad.

Sądy konsekwentnie już uznają, że zebranie właścicieli lokali może podejmować uchwały również w sprawach, które nie zostały ujęte w porządku obrad ustalonym przez zarząd, a ustawa o własności lokali nie uzależnia zdolności zebrania właścicieli lokali do powzięcia uchwał od jego należytego zwołania.

Decydujące znaczenie ma wola wyrażona przez członków wspólnoty w uchwałach, a nie kwestie proceduralne. Właściciele nie są więc związani treścią projektów uchwał przedstawianych w zawiadomieniu o terminie zebrania wraz z porządkiem jego obrad, w związku z czym mogą podejmować uchwały wykraczające poza te projekty lub zmieniać je.

Obowiązkowe punkty zebrania rocznego

Ustawa o własności lokali zawiera wykaz spraw, które muszą być w porządku obrad zebrania. Są to: