Dyskusyjne jest, czy mowa w tym artykule o formie pisemnej w rozumieniu kodeksu cywilnego, czy tylko w formie pisemnej w rozumieniu RODO (tj. de facto formie dokumentowej, w tym elektronicznej, jak np. umowa powierzenia przetwarzania na podstawie 28 ust. 9 RODO). Naszym zdaniem, ta druga możliwość również jest dopuszczalna.
Obowiązek ten dotyczy wszystkich przetwarzających dane wrażliwe pracowników w celu realizacji obowiązków pracodawcy (np. zewnętrznego specjalistę ds. BHP przystosowującego miejsce pracy dla pracownika z orzeczoną niepełnosprawnością), jak również osób zatrudnionych w danej jednostce, które przetwarzają dane wrażliwe kolegów z pracy.
Realizacja takich obowiązków względem poszczególnych pracowników działu HR / administracji jest łatwa w realizacji. Problemy mogą się pojawić w dużych zakładach pracy lub o rozproszonej strukturze terytorialnej, gdzie o absencjach, w tym chorobowych, podwładni raportują do bezpośredniego przełożonego, brygadzisty lub managera liniowego. Taka sytuacja wymaga upoważnienia wszystkich tych osób lub globalnej zmiany zasad raportowania o nieobecnościach, w tym najprawdopodobniej poprzez zmianę regulaminu pracy lub innych spisanych procedur wewnętrznych.
Biometria także na żądanie szefa
Nowelizacja wprowadziła wyjątek – tym razem rozszerzający – w zakresie przetwarzania danych biometrycznych. Uprawniła pracodawców do żądania od pracowników podania danych biometrycznych do przetwarzania (w praktyce głównie odcisku palców lub tęczówki oka), gdy jest to konieczne:
- dla zapewnienia kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub
- do dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.