Słuzba cywilna - czy można uelastycznić czas pracy w urzędzie

Czas pracy członków korpusu służby cywilnej regulują aż trzy akty prawne. Chodzi o:

- ustawę pragmatyczną, czyli ustawę z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (dalej usc),

- przepisy kodeksu pracy (kp), które na mocy art. 9 ust. 1 usc znajdują zastosowanie w zakresie nieuregulowanym ustawą pragmatyczną,

- przepisy rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (dalej rozporządzenie) określające zasady ustalania przez dyrektora generalnego urzędu rozkładu czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiaru w poszczególnych dniach tygodnia.

Wszystkie razem wyznaczają dyrektorom generalnym, którzy odpowiadają za zapewnienie funkcjonowania i ciągłości pracy urzędu, a także za organizację pracy, dość wąskie jak się wydaje granice, w jakich mogą oni regulować czas pracy w podległych sobie urzędach.

Raczej sztywne

Normy czasu pracy, dopuszczalne systemy oraz zasady powierzania członkom korpusu służby cywilnej pracy w godzinach nadliczbowych reguluje ustawa o służbie cywilnej. Zgodnie z nią, czas pracy członków korpusu sc nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 8 tygodni. Użycie przez ustawodawcę sformułowania „ nie może przekraczać" prowokuje do pytania czy pracodawca publiczny może określić dobową normę czasu pracy swoich pracowników na niższym niż kodeksowa (8 godzin) poziomie. Tak, jak przynajmniej teoretycznie zrobić to może pracodawca prywatny (normy czasu pracy mają – co do zasady – charakter maksymalny i mogą być ze względu na to, że byłoby to z korzyścią dla pracowników skracane).

W przypadku pracodawców sfery publicznej większość ekspertów uważa jednak takie działanie za niedopuszczalne. Jak podkreśla m.in. Monika Latos-Miłkowska („Powszechne a szczegółowe prawo pracy" pod red. L. Florka Wolters Kluwer 2016 r.) trzeba mieć na uwadze szczególny charakter zatrudnienia urzędników – jest to służba publiczna, świadczona przede wszystkim w interesie publicznym i finansowana ze środków publicznych, a zatem obniżanie norm czasu pracy może w tym przypadku budzić kontrowersje. Natomiast, nie ulega wątpliwości, że skrócone normy czasu pracy będą obowiązywać także w sferze publicznej w przypadku, gdy będzie to wynikać z przepisów szczególnych o charakterze ochronnym takich jak np. art. 15 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2016 r. poz. 2046 ze zm.).

Inne okresy rozliczeniowe

W porównaniu do regulacji obowiązujących pracowników zatrudnionych na podstawie kodeksu pracy w podstawowym systemie czasu pracy, członkowie korpusu służby cywilnej mają krótszy okres rozliczeniowy – nie cztery miesiące a maksymalnie osiem tygodni. To – jak się wydaje –rozwiązanie jest korzystne dla samych członków korpusu sc, którzy dzięki temu mogą liczyć na szybszą rekompensatę np. godzin nadliczbowych, jednak ograniczające niewątpliwie elastyczność czasu pracy.

Co ciekawe, odwrotna sytuacja ma miejsce w przypadku obowiązywania równoważnego czasu pracy, który także może być stosowany w służbie cywilnej w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją. W systemie tym dopuszczalne jest, bowiem przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę, przy czym czas pracy nie może przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 12 tygodni. A zatem, podczas gdy przepisy kodeksu wprowadzają w systemie równoważnego czasu pracy, jako regułę okres rozliczeniowy nieprzekraczający jednego miesiąca, który to tylko w określonych sytuacjach może być wydłużony (art. 135 kp), w służbie cywilnej, co do zasady okres taki wynosić może nawet 12 tygodni.

Ważne!

Przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (równoważny czas pracy) nie może dotyczyć kobiet w ciąży oraz - bez ich zgody - członków korpusu służby cywilnej sprawujących pieczę nad osobami wymagającymi stałej opieki lub opiekujących się dziećmi w wieku do lat ośmiu.

Ponieważ ustawa wskazuje tylko maksymalny okres rozliczeniowy tj. 8 tygodni w przypadku podstawowego czasu pracy i 12 tygodni w przypadku systemu równoważnego, obowiązujący w danym urzędzie okres rozliczeniowy powinien zostać doprecyzowany przez dyrektora generalnego urzędu w regulaminie pracy, albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Zgodnie, bowiem z wyjaśnieniami Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (dsc.kprm.gov.pl) obowiązek ustalenia systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych wynika z ogólnych przepisów prawa pracy (art. 150 § 1 kp). A odpowiedzialność za organizację pracy ponosi dyrektor generalny urzędu (art. 25 ust. 4 pkt 1 usc).

Przedłużenie okresu rozliczeniowego zabronione

W związku z tym, że w ustawie o służbie cywilnej w sposób wyczerpujący uregulowano zarówno podstawowy jak i równoważny system czasu pracy należy przyjąć, że do członków korpusu sc nie można stosować (poprzez art. 9 usc) przepisów kodeksowych pozwalających w określonych przypadkach na wydłużenie okresu rozliczeniowego takich jak:

- art. 135 § 2 i 3 kp dopuszczające w systemie równoważnym czasu pracy w szczególnie uzasadnionych przypadkach przedłużenie okresu rozliczeniowego do trzech miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych do czterech miesięcy;

- art. 129 § 2. kp zgodnie, z którym w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Tylko dwa systemy

Ustawodawca przesądził też, że członkowie korpusu sc mogą być zatrudniani tylko w podstawowym i równoważnym systemie czasu pracy. Niedopuszczalne jest, zatem stosowanie w służbie cywilnej innych uregulowanych w kodeksie pracy systemów np. przerywanego, zadaniowego czasu pracy czy systemu skróconego tygodnia pracy.

Ograniczeniem dla dyrektorów generalnych, do których kompetencji należy ustalanie rozkładów czasu pracy są też przepisy cytowanego wcześniej rozporządzenia szczegółowo określające jak taki rozkład ma wyglądać >patrz ramka. Wprawdzie cytowane rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 67 ust. 3 nieobowiązującej już ustawy z 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej, (oraz art. 30 ust.1 ustawy o pracownikach urzędów państwowych), ale zgodnie z art. 207 ust. 2 usc przepisy wykonawcze wydane na podstawie m.in. art. 67 ust. 3 ustawy z 2006 r. zachowują moc do czasu wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych wydanych na podstawie m.in. art. 97 ust. 3 obecnej ustawy o służbie cywilnej. A zatem zawarte w nim regulacje nadal obowiązują.

Tym samym poszczególne urzędy mają, jak się wydaje, ograniczone możliwości ustalania własnych rozkładów czasu pracy dostosowanych do specyfiki urzędu i zrealizowanych przez niego zadań. Muszą się kierować zasadami określonymi przez prezesa Rady Ministrów. Jak wynika jednak z wyjaśnień Departamentu SC KPRM pewne modyfikacje rozkładów czasu pracy w ramach kompetencji dyrektora generalnego z wykorzystaniem rozwiązań kodeksowych są mimo to możliwe >patrz „Rzeczpospolita radzi".

podstawa prawna: Art. 9, art. 25, art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2017 r., poz. 1889 ze zm.)

podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (DzU nr 76, poz. 505 ze zm.)

Co mówi prawo

Rozkład czasu pracy

Dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) ustala rozkład i wymiar czasu pracy członków korpusu służby cywilnej i pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej, zwanych dalej "pracownikami", biorąc pod uwagę, że praca powinna być wykonywana od poniedziałku do piątku w godzinach między 815 a 1615.

Dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu) może ustalić rozkład i wymiar czasu pracy pracowników, obejmujący nieprzerwanie osiem godzin na dobę między godzinami 700 a 1800, jeżeli jest to uzasadnione koniecznością zapewnienia sprawnej pracy urzędu i zróżnicowanym charakterem wykonywanych zadań.