Stanem cywilnym jest sytuacja prawna osoby wyrażona przez cechy ją indywidualizujące, kształtowana przez zdarzenia naturalne, czynności prawne, orzeczenia sądów, lub decyzje organów, stwierdzona w akcie stanu cywilnego. Zgodnie z ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego aktem usc  jest wpis o urodzeniu, małżeństwie albo zgonie w rejestrze stanu cywilnego wraz z treścią późniejszych wpisów wpływających na treść lub ważność tego aktu. Stanowią one wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych, a ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci papierowej przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego, w miejscu zapewniającym ich zabezpieczenie, a w razie potrzeby poddaje się konserwacji.