Nagranie z posiedzenia komisji należy udostępnić

Małżeństwo skierowało do rady powiatu skargę na naganne zachowanie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego, w związku z toczącym się postępowaniem budowlanym, wszczętym na ich wniosek.

Rada Powiatu, specjalnie wydaną uchwałą, zleciła Komisji Rewizyjnej rozpatrzenie skargi. Ta zbadała sprawę zgodnie z procedurą postępowania administracyjnego. Wezwane na przesłuchanie strony przedstawiły stan faktyczny sprawy, zapoznały się ze stanem prawnym, a także złożyły stosowne oświadczenia. W 2013 roku została zawarta ugoda, którą ujęto w ramy kolejną uchwałą rady powiatu, natomiast dalsze postępowanie w sprawie, jako bezprzedmiotowe, zostało umorzone.

Małżeństwo postanowiło wystąpić o udostępnienie kopii nagrania z posiedzenia komisji rewizyjnej. Organ odmówił jednak realizacji żądania, argumentując, iż nagranie sporządzone zostało wyłącznie do późniejszego wykorzystania, w celu rzetelnego sporządzenia protokołu z posiedzenia.

Wnioskodawcy ponownie wystąpili o zapis sesji, tym razem powołując się na przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Rada odrzucając ich prośbę stwierdziła, iż złożony wniosek nie znajduje prawnego uzasadnienia i nie podlega reżimowi ustawy, wobec czego organ nie był zobowiązany do wydania decyzji.

Tak sformułowane pismo z kolei zostało zaskarżone do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi - jednak bezskutecznie. WSA orzekł, iż odpowiedź nie jest aktem lub czynnością w rozumieniu przepisów o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, zatem nie podlega zaskarżeniu do sądu administracyjnego. Dodał, że jeśli małżeństwo uważa, iż żądana przez nich informacja jest informacją publiczną, mogą złożyć do sądu administracyjnego skargę na bezczynność organu.

Tak też się stało. Para wniosła o stwierdzenie bezczynności powiatu, zobowiązanie do udostępnienia żądanego nagrania, wyznaczenia dodatkowego terminu załatwienia sprawy i wydania decyzji, przyznania od Skarbu Państwa kwoty dwudziestu tysięcy złotych zadośćuczynienia oraz zarządzenie wyjaśnienia przyczyn i ustalenia osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie.

Wyjaśniła, że organ nie udostępnił im informacji w żądanej formie, jak i nie wydał w tym przedmiocie decyzji administracyjnej. Żądanie zadośćuczynienia uzasadnili brakiem możliwości dochodzenia roszczeń związanych z posiadaną przez nich nieruchomością.

W odpowiedzi starosta powiatu wyjaśnił, że nagranie zostało wykonane jako pomoc techniczna służąca wiernemu i pełnemu sporządzenia protokołu z posiedzenia i ma charakter wewnętrzny. Takie nagrania nie mają cech stenogramu, nie podlegają archiwizowaniu i udostępnieniu. Ponadto urząd na chwilę obecną takiego nagrania już technicznie nie posiada, gdyż uległ zniszczeniu. Starosta dodał, że pełną treść merytoryczną posiedzenia małżeństwo poznało, gdyż miało pełen dostęp do protokołu.

Na rozprawie pełnomocnik organu dodał również, że nośnik informacji został zniszczony przez pracownika zaraz po sporządzeniu protokołu z posiedzenia komisji. Skarżący wyjaśnili z kolei, że przebieg spotkania przedstawiony w dokumencie nie odzwierciedla wszystkich wypowiedzi, które padły podczas tego spotkania.

WSA 13 maja 2014 roku stwierdził, że w sprawie doszło do bezczynności organu. Jego zdaniem nagranie z posiedzenia komisji rewizyjnej jest materiałem odzwierciedlającym jego przebieg i dokonane czynności, a utrwalone za pomocą sprzętu audio i zapisane na jakimkolwiek nośniku, dotyczy sfery faktów i stanowi informację publiczną. Sąd uznał za nieprawidłowy pogląd, że realizacja celu, jakim jest dostęp do informacji publicznej, następuje tylko przez dostęp do protokołów, i że sam fakt posiadania takiego protokołu, wyklucza uprawnienie do zapoznania się z innymi materiałami rejestrującymi przebieg posiedzenia.